muitos anos atrás, foi-me dada a tarefa de escrever um trabalho de processo em uma aula de Inglês Universitário. O professor explicou que precisávamos descrever um processo ou habilidade que outros podem não saber como fazer. Escolhi escrever sobre programar um padrão simples de quatro batidas numa máquina de tambor Roland TR-505, usando explicações claras e procedimentos passo a passo.,

alguns anos depois, me pediram para escrever um procedimento operacional padrão (SOP) para fornecer notas de lançamento com lançamentos de produtos de software. Isso soou simples o suficiente-tudo o que eu tinha que fazer era escrever algumas explicações claras e procedimentos passo a passo novamente, certo?errado.

rapidamente percebi que escrever um documento SOP envolve mais do que escrever um processo simples.,

o Que é a diferença entre um processo e um procedimento operacional padrão?os processos e procedimentos de

cada um deles incluem instruções passo a passo para ajudá-lo a executar corretamente uma tarefa específica. Um processo geralmente funciona em um nível mais elevado, enquanto um procedimento operacional padrão toma os elementos de um processo de alto nível e adiciona mais detalhes, atribuições específicas, e fluxos de trabalho de acordo com os padrões da empresa ou da indústria.,

Você só pode precisar de um processo quando você só precisa de seu público para saber o que precisa ser feito para alcançar o resultado desejado.

Por exemplo, você não precisa de um SOP para programar uma máquina de tambor porque há muitas variáveis. Não há sons de tambor padrão que você tem que usar para criar uma batida. Tudo o que você precisa é de um processo passo-a-passo descrevendo como selecionar uma assinatura de tempo, um tempo, e os sons específicos que você deseja usar e como organizar esses sons em um padrão que soa bem para você. Este processo básico deixa ao seu critério libertar a sua própria criatividade.,

em um SOP, você também descreve o que precisa acontecer para um resultado. Além disso, você incluiria passos mais detalhados e informações como quem, quando e onde., Aqui estão algumas razões pelas quais você pode precisar de um SOP:

• Para garantir o cumprimento de normas são atendidas
• Para maximizar a produção de requisitos
• Para garantir que o procedimento não tem qualquer impacto negativo sobre o meio ambiente
• Para garantir a segurança
• Para aderir a uma agenda
• Para evitar falhas de fabricação
• Para ser usado para treinamento

Por exemplo, talvez você precise criar uma SOP para as pessoas que produzem as notas de versão.,ser incluído (correções ou melhorias que não são voltados para o cliente)

Quando a informação deve ser coletada (quantas semanas ou dias antes do lançamento)

Quem coleta as informações (escritor, gerente de produto, testadores)

o formato a utilizar para a saída (HTML, PDF)

Como o ciclo de revisão obras (quando o documento é enviado para revisão, que analisa o documento, quanto tempo para revisar, quanto tempo para implementar as edições)

Que precisa para aprovar o documento (líderes de equipe, product owners, gerentes de nível sênior)

Como escrever um procedimento operacional padrão documento?,

não importa em que tipo de negócio você está, você deve ter documentos SOP bem definidos que irão ajudar seus funcionários a entender como executar trabalhos de rotina de forma segura, em conformidade com os regulamentos, e consistentemente não importa quem complete a tarefa.

não existe nenhum documento oficial de procedimento operacional padrão que o ensine a escrever um SOP. Mas há alguns passos que você pode seguir que irão ajudá-lo a organizar seus pensamentos e planejar o caminho mais eficaz para padronizar seus procedimentos.,

Passo 1: Comece com o fim em mente

Defina o resultado final ou o objetivo para o SOP que está escrevendo. Por exemplo, se você está escrevendo um documento que descreve os procedimentos para fechar um restaurante todas as noites, o objetivo é proteger o edifício até que a equipe de preparação chegue de manhã.esta etapa não inclui detalhes como limpeza de pavimentos ou sistemas de alarme. Você simplesmente quer identificar o que o procedimento vai realizar.todas as organizações têm processos e procedimentos que são repetidos diariamente, semanalmente e mensalmente., À medida que você define seus objetivos, pergunte se um documento SOP é necessário para esse objetivo em particular. Ou, veja se um SOP já foi criado para realizar o objetivo e talvez você só precisa revisá-lo e procurar maneiras de melhorá-lo.

pergunte a si mesmo se há uma razão específica para que este objetivo deve ser acompanhado por um documento de procedimento operacional padrão.

Quando você sabe o que você quer que seu SOP para realizar, é muito mais fácil escrever um esboço e definir os detalhes.,

Passo 2: Escolha um formato

é provável que a sua empresa já tenha alguns documentos SOP que foram escritos para outros procedimentos no passado. Você pode simplesmente se referir a esses documentos como modelos para as Diretrizes de formatação preferidas.

Se não tiver quaisquer documentos para usar como referência, tente uma destas ideias:

• um formato de passos simples: Use este formato para procedimentos de rotina que são curtos e fáceis de seguir., Além de Diretrizes de segurança e outra documentação obrigatória, este tipo de formato é geralmente uma lista simples numerada ou com pontos com frases curtas e simples que são claras e fáceis de seguir pelo leitor.
• um formato de etapas hierárquicas: se os seus procedimentos têm um monte de etapas que envolvem algumas decisões, você pode querer usar o formato de etapas hierárquicas. Esta é geralmente uma lista numerada ou com pontos de passos principais seguida por um conjunto de sub-passos específicos.
• um formato de fluxograma: você pode querer usar um fluxograma para mapear e planejar procedimentos que incluem muitos resultados possíveis., Esta é uma boa escolha quando os resultados nem sempre são previsíveis.

Lucidchart pode fornecer-lhe o modelo perfeito para o ajudar a criar fluxogramas, mapas mentais ou qualquer outro documento para o ajudar a visualizar como o seu SOP será desenvolvido. Veja os nossos exemplos que podem ser incluídos como parte de um SOP sobre os leads de qualificação e processamento de vendas.,

Step 3: Ask for input

Get the team together and ask them how they think the job should be performed., Estas são as pessoas que você vai pedir para aderir à SOP, então você quer ter certeza de que faz sentido para eles e que todas as tarefas necessárias estão incluídos.

haverá vários rascunhos e revisões—certifique-se de convidar sua equipe para rever os rascunhos para que eles possam fazer sugestões adicionais.

Passo 4: Defina o escopo

é possível que o SOP em que você está trabalhando seja dependente de outros SOPs e equipes em outros departamentos, a fim de ser concluído com sucesso., Determinar se é suficiente referenciar esses outros procedimentos ou se você precisa adicioná-los ao atual documento padrão de Procedimento Operacional. Talvez você precise de um fluxograma ou um mapa para definir claramente dependências e partes responsáveis.

Use Lucidchart para criar os documentos que você precisa para monitorar e seguir caminhos processuais e dependências.,

Passo 5: Identificar o público-alvo

Conhecer o seu público-alvo ajuda a determinar como você deve escrever a sua SOP documento. Considere estas questões:

• Qual é o seu conhecimento prévio? Já conhecem a organização e os procedimentos? Eles já conhecem a terminologia? Tornaram-se complacentes e precisam de um refresco?, Você precisa escrever para o nível de conhecimento do seu público-reduzi-lo muito ou torná-lo muito complicado, e você vai perdê-los.quais são as suas competências linguísticas? Talvez o seu público não fale nativamente a sua língua. Se for esse o caso, você pode querer usar mais imagens do que palavras.são novos empregados? Ao trazer novos funcionários, seus documentos SOP precisam ser muito detalhados e orientados para a formação. Você quer garantir resultados consistentes, independentemente de quem está executando uma tarefa.qual é o tamanho do seu público?, Várias pessoas em diferentes papéis em várias organizações estarão lendo o documento? Em caso afirmativo, você pode querer escrever os procedimentos de uma forma que define claramente quem, ou qual papel, executa cada tarefa. Isso ajuda o seu público a entender onde cada um se encaixa no processo e por que sua parte particular é importante.

Uma vez que você determinar o seu público, você pode usar Lucidchart para delinear papéis e responsabilidades dentro do procedimento, para que todos entendam quais as tarefas que são responsáveis.,SOP

Escrever um rascunho do seu procedimento operacional padrão e considere a possibilidade de incluir alguns dos seguintes elementos:

Título da página

Esta página pode incluem:

• O título do procedimento
• Um SOP número de identificação
• A data de publicação ou revisão da data
• O nome da função, organização, divisão, ou de agência de que a SOP aplica-se a
• Nomes e assinaturas de quem preparou e aprovou os procedimentos descritos no pop

índice

Você só precisa de uma tabela de conteúdo, se o documento é muito grande, com muitas páginas., O índice permite fácil acesso a áreas específicas do documento.

os procedimentos específicos

Esta é a maior parte do documento e inclui os procedimentos passo-a-passo específicos que precisam ser seguidos para cumprir com sucesso as normas e regulamentos de segurança da empresa. Esta seção também pode incluir:

• uma descrição do escopo e propósito do SOP, seus limites, e como ele é usado. Você pode incluir normas, requisitos regulatórios, papéis e responsabilidades, e entradas e Saídas.,os detalhes necessários e adicionais que são necessários para completar cada etapa. Discutir as decisões que precisam ser feitas, possíveis bloqueadores, considerações de segurança, e quaisquer outros cenários “e se” que possam surgir.clarificação da terminologia, incluindo acrónimos e frases que podem não ser familiares para o seu público.advertências relativas à saúde e à segurança. Estes avisos devem ser enumerados numa secção separada e devem acompanhar as etapas aplicáveis no âmbito do processo.,
• uma lista completa de todos os equipamentos e suprimentos que são necessários, onde encontrá-los, e quando cada um será necessário.
• a troubleshooting section to cover things that can go wrong, what types of things the reader should look for look for, and what may interfere with the final outcome.

Passo 7: revisão, teste, editar, repetir

Depois de ter escrito o seu documento de procedimento operacional padrão:

1. envie um rascunho do SOP para os membros da equipa para revisão. Eles que notem erros gramaticais e técnicos.,
2. teste você mesmo o documento para garantir que você alcance o resultado desejado.
3. Ter outros membros da equipe testar os procedimentos para garantir que a linguagem é clara, pode ser facilmente seguido, e pode ser concluído com sucesso.
4. incorporar edições relevantes e sugestões para melhorar o documento.Repita estes passos até que o documento seja aprovado e aceite por todas as partes interessadas.
5. implemente o SOP. Torná-lo facilmente acessível para aqueles que precisam dele para fazer o seu trabalho.,deve rever o PSO de seis em seis a doze meses ou, se necessário, identificar as áreas em que pode ser melhorado e reflectir quaisquer alterações que tenham sido feitas aos procedimentos actuais.como pode a Lucidchart ajudá-lo a escrever procedimentos operacionais padrão?

   Lucidchart é uma aplicação baseada na web que permite criar qualquer diagrama e colaborar com qualquer pessoa, em qualquer lugar e a qualquer momento. Diagrama um fluxograma, nadador, ou um modelo de processo de negócio para ajudá-lo a visualizar e documentar seus processos., Usar Visualizações pode ajudá-lo a entender mais facilmente os fluxos do procedimento do que uma lista de verificação escrita ou parágrafo.

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