mantém as empresas em funcionamento com um site de Contabilidade de pequenas empresas

dezenas de milhares de pequenas empresas nos EUA fecharam permanentemente desde que os fechamentos da COVID-19 começaram em Março. E agora que o tempo está ficando mais frio e as pessoas vão ficar mais dentro de casa, poderíamos continuar a ver mais ondas do vírus se espalhando por todo o país. Quer isso conduza ou não a um regresso aos Encerramentos, As pequenas empresas continuarão, sem dúvida, a sofrer., Se você possui uma pequena empresa que perdeu clientes e vendas em 2020, você precisa de toda a ajuda que você pode obter para sobreviver.sites de Contabilidade de pequenas empresas certamente não são uma panaceia, mas se você usar um religiosamente, você deve se sentir mais no controle de suas finanças e ser capaz de tomar melhores decisões. À medida que você lida com o estado atual de suas receitas e despesas, você pode fazer planos mais inteligentes para o seu futuro.

Nós amplamente categorizar estes contabilidade produtos em dois grupos: os melhores para as pequenas empresas e os melhores para empresas e profissionais liberais., A primeira categoria de sites inclui os editores ‘ Choice winner Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero, e Zoho Books. O segundo grupo apresenta a escolha dos editores: FreshBooks, GoDaddy Book Keeping, QuickBooks Self-Employed, Sunrise, and Wave. Nós diferenciamos a última categoria em uma seção posterior deste roundup.

o que estes serviços podem fazer

a contabilidade financeira é complicada e demorada., Proprietários de empresas acham que é desafiador o suficiente para cobrir o básico-pagar as contas e rastrear as receitas recebidas—muito menos responder a questões críticas como: somos rentáveis? Porquê ou porque não? Podemos fazer os impostos necessários? Devemos investir em novos equipamentos? Precisamos de explorar o financiamento? Vamos atingir o nosso orçamento? Onde podemos cortar as despesas? Os membros da equipe apropriada podem acessar todos os nossos dados de contabilidade online, Se eles tiverem que trabalhar a partir de casa?

Um bom small business accounting site pode fornecer informações em segundos, que o irá ajudar a responder a estas questões, com base na entrada de alimentação., Uma vez que você povoar um site com informações sobre suas contas financeiras; seus clientes e fornecedores; e os produtos ou serviços que você vende, você pode usar esses dados para criar transações que o site pode, por sua vez, usar para criar insights. Ferramentas de busca instantânea e relatórios personalizáveis ajudam você a rastrear os menores detalhes e ver vistas gerais de como seu negócio está se apresentando. Aplicativos Android e iOS para os sites lhe dão acesso às suas finanças a partir de seus dispositivos móveis.,

configurar a contabilidade

dependendo de quanto tempo o seu negócio tem estado a funcionar, começar com um site de Contabilidade de pequenas empresas pode levar em qualquer lugar de cinco minutos a várias horas depois de se inscrever para uma conta. Os sites de Contabilidade de pequenas empresas cobram taxas mensais de subscrição e geralmente oferecem períodos de teste gratuitos. Quanto mais você precisar dele para fazer, mais longas serão as suas tarefas de configuração (e quanto maior o pagamento mensal, em geral).em primeiro lugar, deve fornecer os seus dados de contacto. Se quiser que o seu logotipo apareça nos formulários de venda e compra, pode simplesmente enviá-lo., Alguns sites de Contabilidade de pequenas empresas perguntam se você planeja ou não usar recursos específicos, tais como ordens de compra e rastreamento de inventário, para que eles possam ligá-los ou desligá-los. Eles também podem perguntar quando seu ano fiscal começa, por exemplo, e se você usa números de conta.

deseja ter acesso às transacções que armazenou nas contas financeiras online (verificação, cartões de crédito, etc.)? Digite suas credenciais de login para essa conta e o site de Contabilidade de pequenas empresas irá importar transações recentes (normalmente 90 dias de valor) e adicioná-las a um registro online., Gostaria de deixar os clientes pagarem com cartões de crédito e levantamentos bancários? Você vai precisar se inscrever com um processador de pagamento, como PayPal (encargos extras serão aplicados) ou listra.

as suas pessoas, as suas coisas

uma das grandes coisas sobre a utilização de um site de Contabilidade de pequenas empresas é que reduz a entrada de dados repetitivos. Uma vez que você preencha os espaços em branco para criar um registro de cliente, por exemplo, você nunca mais terá que procurar esse código postal novamente. Quando você precisa fazer referência a um cliente em uma transação, ela aparecerá em uma lista., O mesmo vale para fornecedores, itens ou serviços, e funcionários. Acabaram-se os ficheiros de cartões ou folhas de cálculo sujas.

Uma vez que você complete um registro de cliente e começou a criar faturas, envio de declarações e gravação de despesas factíveis, você geralmente pode acessar essas atividades históricas dentro do próprio registro. Alguns sites, como Zoho Books, exibem um mapa da localização do indivíduo ou da empresa e permitem que você crie seus próprios campos para que você possa rastrear informações adicionais que são importantes para você (cliente desde, aniversário, e outros campos semelhantes).,

Se você tem funcionários que você tem pago através de outro método, você pode ter a opção de usar uma solução de folha de pagamento interna ou uma oferecida por outra empresa. A configuração da folha de pagamento pode levar algum tempo e esforço, uma vez que você tem que fornecer informações sobre o histórico da folha de pagamento (a equipe de suporte do site pode ajudar com isso). Mesmo quando se está a começar de novo com a compensação dos empregados, há muito terreno para cobrir. O site precisa de detalhes precisos sobre coisas como seus requisitos de imposto de folha de pagamento, benefícios fornecidos e ciclos de pagamento., Muitos sites de Contabilidade de pequenas empresas oferecem assistência pessoal com esta tarefa, e todos eles deixam claro exatamente o que precisa ser feito antes de executar a sua primeira folha de pagamento.

é possível fazer configuração mínima e, em seguida, saltar para a criação de faturas, pagar contas, e aceitar pagamentos. Todos os serviços incluídos aqui permitem adicionar clientes, fornecedores e produtos durante o processo de conclusão de transações (você precisa fazer isso de qualquer maneira à medida que você cresce e adiciona ao seu contato e banco de dados de inventário)., Você só tem que decidir se você quer passar o tempo à frente da construção de seus registros ou tirar tempo quando você está no meio de vendas ou formulários de compra.

a maioria dos sites de Contabilidade de pequenas empresas oferecem a opção de importar listas existentes em formatos como CSV e XLS. Eles fornecem ferramentas de mapeamento para garantir que tudo entra corretamente. Este procedimento funciona melhor em alguns sites do que outros.,

Moving Money and Products

Accountants love to use phrases like accounts receiving and accounts payable to describe the primary elements of accounting: recording and tracking income and expenses or tracking sales and purchases. Os sites de Contabilidade de pequenas empresas são projetados para apelar às pessoas que não usam o mesmo tipo de linguagem que os profissionais de contabilidade e evitar tal terminologia.

os websites permitem-lhe facilmente criar qualquer transacção de que uma pequena empresa possa necessitar., Os mais comuns são faturas e contas, e todos os serviços que revisamos os apoiam. Sites como Xero e Zoho Books vão mais longe, permitindo que você produza formulários mais avançados, como ordens de compra, recibos de vendas, notas de crédito e declarações. Eles fornecem modelos para estas formas online que se assemelham aos seus homólogos de papel. Tudo o que você tem a fazer é preencher os espaços em branco e selecionar a partir de listas de variáveis como clientes e itens.

Uma vez que você tenha preenchido uma fatura, por exemplo, você tem várias opções., Você pode salvá-lo como um rascunho ou uma versão final e imprimi-lo ou enviá-lo por e-mail. Se você fizer o último e tiver estabelecido uma relação com um processador de pagamento, então sua fatura pode conter um stub explicando como o cliente pode devolver o pagamento através de cartão de crédito ou levantamento bancário. Você pode criar uma versão PDF da fatura, copiá-la, gravar um pagamento sobre ela, e configurá-la para reaparecer em um horário regular. Todas as formas nestes locais funcionam da mesma forma.

estes sites também prestam especial atenção às despesas da sua empresa—não contas que você entra e paga, mas outras compras que você faz., Esta é uma área de suas finanças que pode facilmente ficar fora de controle se não for monitorado. Então, os sites de Contabilidade de pequenas empresas falam sobre eles, dividindo-os em tipos de despesas e comparando-os com o seu rendimento usando totais e gráficos coloridos.

Se você está viajando e tem inúmeras despesas relacionadas na estrada, por exemplo, então você pode tirar fotos de recibos com o seu smartphone. Alguns sites apenas anexam estes recibos a um formulário de despesas introduzido manualmente., Outros, como Intuit QuickBooks Online, na verdade lêem os recibos e transferem alguns de seus dados (como data, fornecedor e quantidade) para um formulário de despesa usando tecnologia OCR.

Como mencionei anteriormente, uma de suas tarefas de configuração envolve a criação de registros que contêm informações sobre os produtos e serviços que você vende para que você possa usá-los em transações. Estes variam em complexidade, então você precisa entender as diferenças antes de ir com um site ou outro. Alguns, como o Kashoo, simplesmente deixaram-te manter registos descritivos. Outros, como Intuit QuickBooks Online, vão mais longe., Eles perguntam quantos de cada produto você tem no inventário quando você cria um registro e em que ponto você deve ser alertado para a re-ordem. Então eles realmente rastreiam os níveis de Inventário, o que fornece insights sobre padrões de venda e evita que você fique em baixo.apesar de grande parte do seu trabalho diário de contabilidade provavelmente envolver o pagamento de contas, o envio de facturas e o registo de pagamentos, você também precisa de manter um olho atento na sua actividade bancária e de cartão de crédito. Se você conectou suas contas financeiras ao seu site de contabilidade, então isso é fácil de realizar., Por um lado, os seus saldos aparecem frequentemente no painel de instrumentos (página inicial). Também pode ver o registo online de cada conta, que contém transacções que limparam o seu banco e foram importadas para a sua solução de contabilidade (juntamente com as que introduziu manualmente).

pode fazer muito com estas transacções, uma vez que elas aparecem num registo. Por um lado, eles devem ser categorizados (despesas de escritório, impostos sobre os salários, viagens e custos de refeições são alguns exemplos) para que você saiba de onde o seu dinheiro está vindo e para onde ele está indo., Cada site adivinha como pelo menos algumas transações podem ser categorizadas. Você pode mudar estes se eles estão incorretos e adicionar o seu próprio. A categorização conscienciosa resultará em relatórios mais precisos e declarações de imposto sobre o rendimento.

Você também pode corresponder transações relacionadas, como uma fatura que foi introduzida no sistema e um pagamento correspondente que veio através. Mais uma vez, alguns sites fazem suposições educadas aqui. Você pode dividir as transações que devem ser atribuídas a várias categorias, fazer notas e reconciliar suas contas com o seu banco e extratos de cartão de crédito.,

leia-o num relatório

os relatórios são a sua recompensa por acompanhar o seu trabalho diário e completá-lo correctamente. Cada site de Contabilidade de pequenas empresas vem com modelos para vários tipos de saída perspicaz. Você seleciona um, personalize-o usando o filtro e opções de exibição fornecidas, e deixe o site pour seus próprios dados da empresa nele. Demora apenas alguns segundos a gerar um relatório depois de o ter definido.existem dois tipos principais de relatórios. A maior parte deles são do tipo que qualquer pequeno empresário poderia personalizar, gerar e entender., Eles dizem a você quem deve dinheiro, quais de seus produtos e serviços estão vendendo bem, se você está ou não fazendo dinheiro, quais despesas e serviços ainda não foram faturados, quais clientes estão comprando mais, e quanto você deve em imposto de vendas, por exemplo.

existem outros relatórios, no entanto, que não são tão fáceis de entender. Estes são considerados relatórios financeiros padrão e são o tipo de documentos que você vai precisar se você quiser obter um empréstimo de um banco ou atrair investidores., Têm nomes como balanço, demonstração de fluxos de Caixa, balanço de ensaio e lucro perda. Sites de Contabilidade de pequenas empresas podem gerá-los, mas você realmente precisa de um profissional de contabilidade para analisá-los para dizer-lhe em termos concretos o que eles significam para a sua empresa.

como as ferramentas de Contabilidade funcionam

contabilidade provavelmente não faz a lista de coisas que você gosta de fazer como um proprietário de empresa. Pode ser complicado e tem de ser feito correctamente., Assim, os fabricantes de pequenas empresas de contabilidade têm trabalhado duro para apresentar esta disciplina tão simples e, bem, agradavelmente quanto possível. Alguns – incluindo Intuit QuickBooks Online e Zoho Books-têm sido mais bem sucedidos nisso do que outros.

Se você já usou um aplicativo de produtividade on-line, você não deve ter qualquer dificuldade em entender a estrutura desses sites. Todos eles dividem seu conteúdo em módulos lógicos, fornecendo barras de ferramentas e outros guias de navegação. As tarefas de vendas são agrupadas como são as atividades de compra, inventário, relatórios e folha de pagamento., Há sempre um link de configuração que o leva a ecrãs onde você pode especificar preferências para todo o site. Estas incluem as suas tarefas de configuração e configurações que você pode precisar modificar às vezes, tais como restringir usuários adicionais a áreas específicas.

O painel de instrumentos de um site (página inicial) fornece uma visão geral em tempo real da informação financeira que você precisa ver com freqüência, incluindo gráficos comparando receitas e despesas, saldos de contas, e faturas e faturas que precisam de atenção imediata. Há muitas vezes links para áreas do site onde você pode tomar medidas.,

Você usa convenções web padrão para navegar em torno de cada site e inserir dados. Ao longo do caminho, você encontra um monte de botões e flechas, listas de quedas, e menus. A cor às vezes é usada para significar informações relacionadas, enquanto gráficos e fontes são bem escolhidos para tornar as ferramentas tão esteticamente agradáveis quanto possível.

recursos de Ajuda

estes sites simplificam o processo de contabilidade, mas sem dúvida haverá momentos em que você tem perguntas. O apoio vem em muitas formas. Alguns fornecem ajuda sensível ao contexto ao longo do caminho e bases de dados pesquisáveis de artigos., Todos oferecem uma combinação de chat, e-mail e assistência telefônica.

Intuit leva – o um passo mais longe. Seu serviço ao vivo QuickBooks adiciona suporte de contabilidade para QuickBooks Online Plus. Você se comunica com seu contador dedicado através de um chat de vídeo de Sentido Único (eles não podem vê-lo) ou e-mail. Este indivíduo e sua equipe trabalham com você para personalizar sua configuração e monitorar suas transações para que sejam corretamente inseridos e categorizados para fins fiscais., Eles reconciliam suas contas e encerram seus livros no final do mês para evitar erros, além de que eles estão disponíveis para perguntas durante o horário de trabalho regular. Finalmente, eles geram os relatórios que você precisa para que você está pronto para preparar os seus impostos ou entregá-los ao seu contador. Sunrise e Wave oferecem um serviço de contabilidade baseado em taxas semelhante ao QuickBooks Live.

software de Contabilidade para empresas mais simples

Se você é um proprietário único ou freelancer, então você provavelmente não precisa de todos os recursos oferecidos por sites de Contabilidade de pequenas empresas., Você pode querer rastrear suas contas de banco e cartão de crédito online; registro de receitas e despesas; Enviar faturas; e tempo de trabalho (se você é baseado em serviços). Talvez precises de rastrear a quilometragem. Você pode precisar de Ajuda para estimar sua obrigação de imposto de renda trimestral, e você certamente quer acesso móvel aos seus dados financeiros.

os cinco serviços que revisamos oferecem alguma combinação das características acima e, na maioria das vezes, são menos caros do que sites de Contabilidade de pequenas empresas (dois são gratuitos)., Estes sites apresentam projetos simples e intuitivos e ajudá-lo a fazer o que precisa ser feito de forma rápida e fácil. Nós dividimos estes cinco serviços em seu próprio roundup, que vai mais fundo sobre o que freelancers devem procurar em um serviço de contabilidade.

Escolha o Direito de Ferramentas Financeiras para o Seu Negócio

Se você precisa de nível de entrada de instrumentos financeiros ou o seu negócio é complexo o suficiente para que você precisar de pleno direito o small business accounting, pelo menos, um dos serviços que revisarmos deve caber suas necessidades de negócio.,enquanto está a pensar no seu dinheiro, também gostaria de considerar as nossas críticas aos Serviços de pagamento online e ao software fiscal.