hace muchos años, me dieron la tarea de escribir un documento de proceso en una clase de inglés universitario. El maestro explicó que necesitábamos describir un proceso o habilidad que otros tal vez no sepan hacer. Elegí escribir sobre la programación de un patrón simple de cuatro tiempos en una caja de ritmos Roland TR-505, utilizando explicaciones claras y procedimientos paso a paso.,

unos años más tarde, se me pidió que escribiera un procedimiento operativo estándar (SOP) para proporcionar notas de la versión con las versiones de productos de software. Eso sonó bastante simple-todo lo que tenía que hacer era escribir algunas explicaciones claras y procedimientos paso a paso de nuevo, ¿verdad?

incorrecto.

rápidamente me di cuenta de que escribir un documento SOP implica más que escribir un proceso simple.,

¿Cuál es la diferencia entre un proceso y un procedimiento operativo estándar?

los procesos y procedimientos incluyen instrucciones paso a paso para ayudarlo a realizar correctamente una tarea específica. Un proceso generalmente funciona a un nivel más alto, mientras que un procedimiento operativo estándar toma los elementos de un proceso de alto nivel y agrega más detalles, asignaciones específicas y flujos de trabajo para ajustarse a los estándares de la empresa o la industria.,

es posible que solo necesite un proceso cuando solo necesite que su audiencia sepa lo que se debe hacer para lograr el resultado deseado.

por ejemplo, no necesita un SOP para programar una caja de ritmos porque hay demasiadas variables. No hay sonidos de batería estándar que usted tiene que utilizar para crear un ritmo. Todo lo que necesita es un proceso paso a paso que describa cómo seleccionar un compás, un tempo y los sonidos específicos que desea usar y cómo organizar esos sonidos en un patrón que le suene bien. Este proceso básico le deja a usted para dar rienda suelta a su propia creatividad.,

en un SOP, también describes lo que debe suceder para un resultado. Además, incluiría pasos e información más detallados, como quién, cuándo y dónde., Estas son algunas de las razones por las que puede necesitar un SOP:

• Para garantizar que se cumplan los estándares de cumplimiento
• Para maximizar los requisitos de producción
• Para garantizar que el procedimiento no tenga un impacto adverso en el medio ambiente
• Para garantizar la seguridad
• Para cumplir con un horario
• Para evitar fallas de fabricación
• Para ser utilizado para la capacitación

por ejemplo, es posible que deba crear un SOP para que producen notas de la versión.,ser incluido (correcciones o mejoras que no son de cara al cliente)

cuándo se debe recopilar la información (cuántas semanas o días antes del lanzamiento)

quién recopila la información (escritor, gerente de producto, probadores)

Qué formato usar para la salida (HTML, PDF)

Cómo funciona el ciclo de revisión (cuando se envía el documento para revisión, quién revisa el documento, cuánto tiempo para revisar, cuánto tiempo para implementar ediciones)

Quién necesita aprobar el documento (jefes de equipo, propietarios de productos, gerentes sénior)

¿cómo se escribe un documento de procedimiento operativo estándar?,

no importa en qué tipo de negocio se encuentre, debe tener documentos SOP bien definidos que ayuden a sus empleados a comprender cómo realizar trabajos rutinarios de forma segura, de acuerdo con las regulaciones y de manera consistente sin importar quién complete la tarea.

no hay ningún documento oficial de procedimiento operativo estándar que le enseñe cómo escribir un SOP. Pero hay algunos pasos que puede seguir que lo ayudarán a organizar sus pensamientos y planificar el camino más efectivo para estandarizar sus procedimientos.,

Paso 1: Comience con el final en mente

defina Cuál es el resultado final o el objetivo para el SOP que está escribiendo. Por ejemplo, si está escribiendo un documento que describe los procedimientos para cerrar un restaurante cada noche, el objetivo es asegurar el edificio hasta que el equipo de preparación llegue por la mañana.

Este paso no incluye detalles como limpiar pisos o armar sistemas de alarma. Simplemente desea identificar lo que el procedimiento logrará.

todas las organizaciones tienen procesos y procedimientos que se repiten diariamente, semanalmente y mensualmente., A medida que defina sus objetivos, pregunte si se necesita un documento SOP para ese objetivo en particular. O, vea si ya se ha creado un SOP para lograr el objetivo y tal vez solo necesite revisarlo y busque formas de mejorarlo.

pregúntese si hay una razón específica por la que este objetivo debe ir acompañado de un documento de procedimiento operativo estándar.

Cuando sabes lo que quieres que logre tu SOP, es mucho más fácil escribir un esquema y definir los detalles.,

Paso 2: Elija un formato

Lo más probable es que su empresa ya tenga algunos documentos SOP que se han escrito para otros procedimientos en el pasado. Simplemente puede referirse a esos documentos como plantillas para las pautas de formato preferidas.

si no tiene ningún documento para usar como referencia, pruebe una de estas ideas:

• un formato de pasos simples: Use este formato para procedimientos de rutina que sean cortos y fáciles de seguir., Además de las pautas de seguridad y otra documentación obligatoria, este tipo de formato generalmente es una lista simple numerada o con viñetas con frases cortas y simples que son claras y fáciles de seguir para el lector.
• un formato de pasos jerárquicos: si sus procedimientos tienen muchos pasos que implican algunas decisiones, es posible que desee utilizar el formato de pasos jerárquicos. Por lo general, se trata de una lista numerada o con viñetas de los pasos principales seguidos de un conjunto de pasos secundarios específicos.
• un formato de diagrama de flujo: es posible que desee usar un diagrama de flujo para trazar y planificar procedimientos que incluyan muchos resultados posibles., Esta es una buena opción cuando los resultados no siempre son predecibles.

Lucidchart puede proporcionarle la plantilla perfecta para ayudarlo a crear diagramas de flujo, mapas mentales o cualquier otro documento que lo ayude a visualizar cómo se desarrollará su SOP. Vea nuestros ejemplos que podrían incluirse como parte de un SOP sobre la calificación y el procesamiento de clientes potenciales de ventas.,

Step 3: Ask for input

Get the team together and ask them how they think the job should be performed., Estas son las personas a las que vas a pedir que se adhieran al SOP, por lo que debes asegurarte de que tenga sentido para ellos y que se incluyan todas las tareas necesarias.

habrá varios borradores y revisiones – asegúrate de invitar a tu equipo a revisar los borradores para que puedan hacer sugerencias adicionales.

Paso 4: definir el alcance

es posible que el SOP en el que está trabajando dependa de otros SOPs y equipos en otros departamentos para completarse con éxito., Determine si es suficiente hacer referencia a esos otros procedimientos o si necesita agregarlos al documento de procedimiento operativo estándar actual. Tal vez necesite un diagrama de flujo o un mapa para definir claramente las dependencias y las partes responsables.

utilice Lucidchart para crear los documentos que necesita para supervisar y realizar un seguimiento de las rutas de procedimiento y dependencias.,

Paso 5: identifique a su público

conocer a su público le ayuda a determinar cómo debe escribir documento SOP. Considere estas preguntas:

• ¿Cuál es su conocimiento previo? Están ya familiarizados con la organización y los procedimientos? ¿Ya conocen la terminología? ¿Se han vuelto complacientes y necesitan un repaso?, Necesitas escribir en el nivel de conocimiento de tu audiencia, reducirlo demasiado o hacerlo demasiado complicado, y los perderás.
• ¿Cuáles son sus habilidades lingüísticas? Tal vez su audiencia no habla su idioma de forma nativa. Si ese es el caso, es posible que desee utilizar más imágenes que palabras.
• ¿son nuevos empleados? Al contratar nuevos empleados, sus documentos SOP deben ser muy detallados y orientados a la formación. Desea garantizar resultados consistentes independientemente de quién esté realizando una tarea.
• ¿Cuál es el tamaño de tu audiencia?, ¿Estarán leyendo el documento varias personas en diferentes roles en varias organizaciones? Si es así, es posible que desee escribir los procedimientos de una manera que defina claramente quién, o qué rol, realiza cada tarea. Esto ayuda a su audiencia a entender dónde encajan cada uno en el proceso y por qué su parte particular es importante.

una vez que determine su audiencia, puede usar Lucidchart para delinear roles y responsabilidades dentro del procedimiento, para que todos entiendan de qué tareas son responsables.,SOP

escriba un borrador de su procedimiento operativo estándar y considere incluir algunos de los siguientes elementos:

página de título

esta página puede incluir:

• El título del procedimiento
• Un número de identificación SOP
• una fecha de publicación o fecha de revisión
• El nombre del rol, organización, división o agencia que el SOP aplica a

i aquellos que prepararon y aprobaron los procedimientos descritos en el SOP

tabla de contenidos

solo necesita una tabla de contenidos si el documento es muy grande con muchas páginas., La tabla de contenidos permite un fácil acceso a áreas específicas del documento.

los procedimientos específicos

Este es el grueso del documento e incluye los procedimientos paso a paso específicos que deben seguirse para cumplir con éxito con los estándares de la empresa y las regulaciones de seguridad. Esta sección también podría incluir:

• Una descripción del alcance y el propósito del SOP, sus límites y cómo se usa. Puede incluir normas, requisitos reglamentarios, funciones y responsabilidades, e insumos y productos.,
• detalles necesarios y adicionales que se necesitan para completar cada paso. Discuta las decisiones que deben tomarse, los posibles bloqueadores, las consideraciones de seguridad y cualquier otro escenario hipotético que pueda surgir.
• aclaración de terminología, incluidas siglas y frases que pueden no ser familiares para su público.
• advertencias de Salud y seguridad. Estas advertencias deben enumerarse en una sección separada, y deben acompañar los pasos aplicables dentro del proceso.,
• Una lista completa de todos los equipos y suministros que se necesitan, dónde encontrarlos y cuándo se necesitarán.
• Una sección de solución de problemas para cubrir las cosas que pueden salir mal, qué tipos de cosas debe buscar el lector y qué puede interferir con el resultado final.

Paso 7: Revise, pruebe, edite, repita

después de haber escrito su Documento de procedimiento operativo estándar:

1. envíe un borrador del SOP a los miembros del equipo para su revisión. Pídales que anoten errores gramaticales y técnicos.,
2. pruebe el documento usted mismo para asegurarse de lograr el resultado deseado.
3. haga que otros miembros del equipo prueben los procedimientos para asegurarse de que el lenguaje sea claro, se pueda seguir fácilmente y se pueda completar con éxito.
4. incorporar ediciones y sugerencias relevantes para mejorar el documento.
5. repita estos pasos hasta que el documento sea aprobado y aceptado por todas las partes interesadas.
6. implementar el SOP. Hacer que sea fácilmente accesible para aquellos que lo necesitan para hacer su trabajo.,

debe revisar el SOP cada seis a doce meses o según sea necesario para identificar áreas donde se puede mejorar y para reflejar los cambios que se han realizado en los procedimientos actuales.

¿cómo puede Lucidchart ayudarle a escribir procedimientos operativos estándar?

Lucidchart es una aplicación basada en la web que te permite crear cualquier diagrama y colaborar con cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento. Diagrame un diagrama de flujo, swimlane o un modelo de proceso de negocio para ayudarlo a visualizar y documentar sus procesos., El uso de visualizaciones puede ayudarlo a comprender más fácilmente los flujos del procedimiento que una lista de verificación escrita o un párrafo.

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