Mantenga su negocio funcionando con un sitio web de contabilidad para pequeñas empresas

decenas de miles de pequeñas empresas en los Estados Unidos han cerrado permanentemente desde que comenzaron los cierres de COVID-19 en Marzo. Y ahora que el clima se está volviendo más frío y la gente se quedará más adentro, podríamos seguir viendo más olas del virus propagándose por todo el país. Ya sea que eso conduzca o no a un retorno a los cierres, las pequeñas empresas sin duda seguirán sufriendo., Si usted es dueño de una pequeña empresa que ha perdido clientes y ventas en 2020, necesita toda la ayuda que pueda obtener para sobrevivir.

los sitios web de contabilidad de pequeñas empresas ciertamente no son una panacea, pero si usa uno religiosamente, debería sentirse más en control de sus finanzas y ser capaz de tomar mejores decisiones. A medida que lidia con el estado actual de sus ingresos y gastos, puede hacer planes más inteligentes para su futuro.

clasificamos ampliamente estos productos de contabilidad en dos grupos: los mejores para pequeñas empresas y los mejores para propietarios únicos y autónomos., La primera categoría de sitios incluye Editors ‘ Choice winner Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero y Zoho Books. El segundo grupo cuenta con Editors ‘ Choice winner FreshBooks, GoDaddy Bookkeeping, QuickBooks Self-Employed, Sunrise y Wave. Diferenciamos esta última categoría en una sección posterior de este resumen.

lo que estos servicios pueden hacer

la contabilidad financiera es complicada y requiere mucho tiempo., A los propietarios de negocios les resulta lo suficientemente desafiante como para cubrir los aspectos básicos, pagar las facturas y rastrear los ingresos entrantes, y mucho menos responder preguntas críticas como: ¿somos rentables? Por qué o por qué no? ¿Podemos hacer los pagos de impuestos requeridos? ¿Deberíamos invertir en nuevos equipos? ¿Necesitamos explorar la financiación? ¿Alcanzaremos nuestros números de presupuesto? ¿Dónde podemos reducir los gastos? ¿Pueden los miembros del equipo adecuados acceder a todos nuestros datos contables en línea, si tienen que trabajar desde casa?

un buen sitio web de contabilidad para pequeñas empresas puede proporcionar información en segundos que lo ayudará a responder estas preguntas, según la entrada que proporcione., Una vez que rellene un sitio con información sobre sus cuentas financieras; sus clientes y proveedores; y los productos o servicios que vende, puede usar esos datos para crear transacciones que el sitio puede, a su vez, usar para crear información. Las herramientas de Búsqueda instantánea y los informes personalizables le ayudan a rastrear los detalles más pequeños y ver resúmenes de cómo está funcionando su negocio. Las aplicaciones de Android e iOS para los sitios le dan acceso a sus finanzas desde sus dispositivos móviles.,

configurar la contabilidad

dependiendo de cuánto tiempo ha estado operando su negocio, comenzar con un sitio web de contabilidad para pequeñas empresas puede tardar desde cinco minutos hasta varias horas después de registrarse para obtener una cuenta. Los sitios de contabilidad de pequeñas empresas cobran cuotas mensuales de Suscripción y generalmente ofrecen períodos de prueba gratuitos. Cuanto más lo necesite hacer, más tiempo tardarán sus tareas de configuración (y mayor será el pago mensual, en general).

primero, debe proporcionar sus datos de contacto. Si desea que su logotipo aparezca en los formularios de venta y compra, simplemente puede cargarlo., Algunos sitios de contabilidad de pequeñas empresas preguntan si planea usar funciones específicas, como órdenes de compra y seguimiento de inventario, para que puedan activarlas o desactivarlas. También pueden preguntar cuándo comienza su año fiscal, por ejemplo, y si usa números de cuenta.

¿desea acceder a las transacciones que ha almacenado en cuentas financieras en línea (cheques, tarjetas de crédito, etc.)? Ingrese sus credenciales de inicio de sesión para esa cuenta y el sitio de contabilidad de pequeñas empresas importará las transacciones recientes (generalmente por valor de 90 días) y las agregará a un registro en línea., ¿Le gustaría permitir a los clientes pagar con tarjetas de crédito y retiros bancarios? Tendrás que registrarte con un procesador de pagos como PayPal (se aplicarán cargos adicionales) o Stripe.

tu gente, tus cosas

Una de las grandes cosas de usar un sitio web de contabilidad para pequeñas empresas es que reduce la entrada de datos repetitiva. Una vez que rellene los espacios en blanco para crear un registro de cliente, por ejemplo, nunca tendrá que buscar ese código postal de nuevo. Cuando necesite hacer referencia a un cliente en una transacción, aparecerá en una lista., Lo mismo ocurre con los proveedores, artículos o servicios y empleados. No más rellenar archivos de tarjetas o hojas de cálculo desordenadas.

una vez que complete un registro de cliente y comience a crear facturas, enviar estados de Cuenta y registrar gastos facturables, generalmente puede acceder a esas actividades históricas dentro del registro en sí. Algunos sitios, como Zoho Books, muestran un mapa de la ubicación de la persona o empresa y le permiten crear sus propios campos para que pueda rastrear información adicional que es importante para usted (cliente desde, cumpleaños y otros campos similares).,

Si tiene empleados que ha estado pagando a través de otro método, puede tener la opción de usar una solución de nómina interna o una ofrecida por otra empresa. La configuración de la nómina puede tomar algún tiempo y esfuerzo, ya que debe proporcionar información sobre el historial de la nómina (el personal de soporte del sitio web puede ayudarlo con esto). Incluso cuando está comenzando de nuevo con la compensación de empleados, hay mucho terreno que cubrir. El sitio necesita detalles precisos sobre cosas como sus requisitos de impuestos de nómina, beneficios proporcionados y ciclos de pago., Muchos sitios de contabilidad de pequeñas empresas ofrecen asistencia personal con esta tarea, y todos dejan en claro exactamente lo que debe hacerse antes de ejecutar su primera nómina.

es posible hacer una configuración mínima y luego saltar a crear facturas, Pagar facturas y aceptar pagos. Todos los servicios incluidos aquí le permiten agregar clientes, proveedores y productos durante el proceso de completar las transacciones (debe hacerlo de todos modos a medida que crece y agrega a sus bases de datos de contactos e inventario)., Solo tiene que decidir si desea pasar el tiempo por adelantado construyendo sus registros o tomarse un tiempo cuando está en medio de las ventas o los formularios de compra.

La mayoría de los sitios de contabilidad de pequeñas empresas ofrecen la opción de importar listas existentes en formatos como CSV y XLS. Proporcionan herramientas de mapeo para asegurarse de que todo entra correctamente. Este procedimiento funciona mejor en algunos sitios que en otros.,

mover dinero y productos

a los contables les encanta usar frases como cuentas por cobrar y cuentas por pagar para describir los elementos principales de la contabilidad: registro y seguimiento de ingresos y gastos o seguimiento de ventas y compras. Los sitios de contabilidad para pequeñas empresas están diseñados para atraer a personas que no usan el mismo tipo de lenguaje que los profesionales de la contabilidad y evitan dicha terminología.

los sitios web le permiten crear fácilmente cualquier transacción que una pequeña empresa probablemente necesite., Las más comunes son las facturas y facturas, y todos los servicios que revisamos las respaldan. Sitios como Xero y Zoho Books van más allá, lo que le permite producir formularios más avanzados, como órdenes de compra, recibos de ventas, notas de crédito y estados de cuenta. Proporcionan plantillas para estos formularios en línea que se asemejan a sus contrapartes de papel. Todo lo que tiene que hacer es rellenar los espacios en blanco y seleccionar de las listas de variables como clientes y elementos.

una vez que haya completado una factura, por ejemplo, tiene varias opciones., Puede guardarlo como un borrador o una versión final e imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. Si lo hace y ha establecido una relación con un procesador de pagos, su factura puede contener un talón que explique cómo el cliente puede devolver el pago a través de tarjeta de crédito o retiro bancario. Puede crear una versión PDF de la factura, copiarla, registrar un pago en ella y configurarla para que se repita en un horario regular. Todas las formas en estos sitios funcionan de manera similar.

estos sitios también prestan especial atención a los gastos de su empresa, no a las facturas que ingresa y paga, sino a otras compras que realiza., Esta es un área de sus finanzas que puede salirse fácilmente de control si no se supervisa. Por lo tanto, los sitios de contabilidad de pequeñas empresas le informan sobre ellos, dividiéndolos en tipos de gastos y comparándolos con sus ingresos utilizando totales y Gráficos coloridos.

si viaja y tiene numerosos gastos relacionados en la carretera, por ejemplo, puede tomar fotos de los recibos con su teléfono inteligente. Algunos sitios simplemente adjuntan estos recibos a un formulario de gastos ingresado manualmente., Otros, como Intuit QuickBooks Online, leen los recibos y transfieren algunos de sus datos (como la fecha, el proveedor y la cantidad) a un formulario de gastos utilizando la tecnología OCR.

como mencioné anteriormente, una de sus tareas de configuración consiste en crear registros que contengan información sobre los productos y servicios que vende para que pueda usarlos en transacciones. Estos varían en complejidad, por lo que necesita entender las diferencias antes de ir con un sitio u otro. Algunos, como Kashoo, simplemente le permiten mantener registros descriptivos. Otros, como Intuit QuickBooks Online, van más allá., Preguntan cuántos de cada producto tiene en inventario cuando crea un registro y en qué momento debe ser alertado para volver a ordenar. Luego hacen un seguimiento de los niveles de inventario, lo que proporciona información sobre los patrones de venta y evita que se agote.

transacciones y Banca

si bien gran parte de su trabajo diario de contabilidad probablemente implica pagar facturas, enviar facturas y registrar pagos, también debe vigilar de cerca la actividad de su banco y tarjeta de crédito. Si ha conectado sus cuentas financieras a su sitio de contabilidad, entonces esto es fácil de lograr., Por un lado, sus saldos a menudo aparecerán en el panel de control (página de inicio). También puede ver el registro en línea de cada cuenta, que contiene transacciones que se han liquidado en su banco y se han importado a su solución de contabilidad (junto con las que ha ingresado manualmente).

Puede hacer mucho con estas transacciones una vez que aparecen en un registro. Por un lado, deben ser categorizados (gastos de oficina, impuestos de nómina, viajes y costos de comida son algunos ejemplos) para que sepa de dónde viene su dinero y hacia dónde va., Cada sitio adivina cómo al menos algunas transacciones podrían ser categorizadas. Puedes cambiarlos si son incorrectos y añadir los tuyos propios. La categorización concienzuda resultará en informes más precisos y declaraciones de impuestos sobre la renta.

también puede hacer coincidir transacciones relacionadas, como una factura que se ingresó en el sistema y un pago correspondiente que se recibió. Una vez más, algunos sitios hacen conjeturas educadas aquí. Puede dividir las transacciones que deben asignarse a varias categorías, tomar notas y conciliar sus cuentas con sus estados de cuenta bancarios y de tarjeta de crédito.,

léalo en un informe

Los informes son su recompensa por mantenerse al día con su trabajo diario y completarlo correctamente. Cada sitio de contabilidad de pequeñas empresas viene con plantillas para numerosos tipos de resultados perspicaces. Seleccione uno, personalícelo utilizando las opciones de filtro y visualización proporcionadas, y deje que el sitio vierta los datos de su propia empresa en él. Solo toma unos segundos generar un informe después de haberlo definido.

Hay dos tipos principales de informes. La mayor parte de ellos son del tipo que cualquier pequeño empresario podría personalizar, generar y entender., Le dicen quién le debe dinero, cuáles de sus productos y servicios se están vendiendo bien, si está ganando dinero o no, qué gastos y servicios aún no se han facturado, qué clientes están comprando más y cuánto debe en impuestos sobre las ventas, por ejemplo.

Hay otros informes, sin embargo, que no son tan fáciles de entender. Estos se consideran informes financieros estándar y son el tipo de documentos que necesitará si alguna vez desea obtener un préstamo de un banco o atraer inversores., Tienen nombres tales como Balance, Estado de flujos de efectivo, balance de Prueba y ganancia & pérdida. Los sitios de contabilidad de pequeñas empresas pueden generarlos, pero realmente necesita un profesional de contabilidad para analizarlos y decirle en términos concretos lo que significan para su empresa.

cómo funcionan las herramientas de contabilidad

La contabilidad probablemente no figura en la lista de cosas que te gusta hacer como propietario de un negocio. Puede ser complicado y debe hacerse correctamente., Por lo tanto, los fabricantes de sitios de contabilidad de pequeñas empresas han trabajado duro para presentar esta disciplina tan simple y, bueno, agradablemente como sea posible. Algunos, incluidos Intuit QuickBooks Online y Zoho Books, han tenido más éxito en esto que otros.

si alguna vez ha utilizado una aplicación de productividad en línea, no debería tener problemas para comprender la estructura de estos sitios. Todos dividen su contenido en módulos lógicos proporcionando barras de herramientas y otras guías de navegación. Las tareas de ventas se agrupan al igual que las actividades de compra, inventario, informes y nómina., Siempre hay un enlace de configuración que te lleva a pantallas donde puedes especificar preferencias para todo el sitio. Estos incluyen sus tareas de configuración y configuraciones que puede necesitar modificar a veces, como restringir usuarios adicionales a áreas específicas.

el panel de control de un sitio (Página de inicio) proporciona una visión general en tiempo real de la información financiera que necesita ver con frecuencia, incluidos gráficos que comparan ingresos y gastos, saldos de cuentas y facturas y facturas que necesitan atención inmediata. A menudo hay enlaces a áreas del sitio donde puede tomar medidas.,

utiliza convenciones web estándar para navegar por cada sitio e introducir datos. En el camino, encontrará muchos botones y flechas, listas desplegables y menús. El Color a veces se usa para significar información relacionada, mientras que los gráficos y las fuentes están bien elegidos para hacer que las herramientas sean lo más estéticamente agradables posible.

recursos de ayuda

estos sitios simplifican el proceso de contabilidad, pero sin duda habrá momentos en los que tenga preguntas. El apoyo viene en muchas formas. Algunos proporcionan ayuda sensible al contexto en el camino y bases de datos de artículos con capacidad de búsqueda., Todos ofrecen una combinación de chat, correo electrónico y asistencia telefónica.

Intuit lo lleva un paso más allá. Su servicio QuickBooks Live agrega soporte de contabilidad a QuickBooks Online Plus. Te comunicas con tu contable dedicado a través de un video chat de una sola vía (no pueden verte) o correo electrónico. Este individuo y su equipo trabajan con usted para personalizar su configuración y monitorear sus transacciones para que se ingresen y categoricen con precisión para fines fiscales., Concilian sus cuentas y cierran sus libros al final del mes para evitar errores, además están disponibles para preguntas durante el horario comercial regular. Finalmente, generan los informes que necesita para que esté listo para preparar sus impuestos o entregárselos a su contador. Sunrise y Wave ofrecen un servicio de contabilidad basado en tarifas similar a QuickBooks Live.

software de contabilidad para negocios más simples

Si eres un propietario único o freelancer, entonces probablemente no necesites todas las características ofrecidas por los sitios web de contabilidad de pequeñas empresas., Es posible que desee realizar un seguimiento de sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito en línea; registrar ingresos y gastos; enviar facturas; y hacer un seguimiento del tiempo trabajado (si está basado en el servicio). Tal vez necesites rastrear el kilometraje. Es posible que necesite ayuda para estimar su obligación trimestral de impuestos sobre la renta, y ciertamente desea acceso móvil a sus datos financieros.

los cinco servicios que hemos revisado ofrecen una combinación de las características anteriores y, en su mayor parte, son menos costosos que los sitios web de contabilidad para pequeñas empresas con todas las funciones (dos son gratuitos)., Estos sitios cuentan con diseños simples e intuitivos y lo ayudan a hacer lo que debe hacerse de manera rápida y fácil. Hemos dividido estos cinco servicios en su propio resumen, que profundiza en lo que los freelancers deben buscar en un servicio de contabilidad.

elija las herramientas financieras adecuadas para su negocio

ya sea que necesite herramientas financieras de nivel básico o que su negocio sea lo suficientemente complejo como para requerir una contabilidad completa para pequeñas empresas, al menos uno de los servicios que hemos revisado debe adaptarse a sus necesidades comerciales.,

mientras está pensando en su dinero, también le gustaría considerar nuestras revisiones de servicios de nómina en línea y software de impuestos.