Il y a de nombreuses années, on m’a confié la tâche d’écrire un document de processus dans un cours d’anglais collégial. L’enseignant a expliqué que nous devions décrire un processus ou une compétence que d’autres ne savent peut-être pas faire. J’ai choisi d’écrire sur la programmation d’un modèle simple à quatre temps dans une boîte à rythmes Roland TR-505, en utilisant des explications claires et des procédures étape par étape.,

quelques années plus tard, on m’a demandé d’écrire une procédure d’exploitation standard (SOP) pour fournir des notes de version avec les versions de produits logiciels. Cela semblait assez simple—tout ce que j’avais à faire était d’écrire à nouveau des explications claires et des procédures étape par étape, Non?

Mal.

j’ai rapidement réalisé que l’écriture d’un document SOP implique plus que l’écriture d’un processus simple.,

Quelle est la différence entre un processus et une procédure d’exploitation standard?

Les processus et procédures comprennent chacun des instructions étape par étape pour vous aider à effectuer correctement une tâche spécifique. Un processus fonctionne généralement à un niveau supérieur tandis qu’une procédure d’exploitation standard prend les éléments d’un processus de haut niveau et ajoute plus de détails, des affectations spécifiques et des flux de travail pour se conformer aux normes de l’entreprise ou de l’industrie.,

Vous n’avez peut-être besoin d’un processus que lorsque vous avez seulement besoin que votre public sache ce qui doit être fait pour atteindre le résultat souhaité.

par exemple, vous n’avez pas besoin d’un SOP pour programmer une boîte à rythmes car il y a trop de variables. Il n’y a pas de sons de batterie standard que vous devez utiliser pour créer un battement. Tout ce dont vous avez besoin est un processus étape par étape décrivant comment sélectionner une signature temporelle, un tempo et les sons spécifiques que vous souhaitez utiliser et comment organiser ces sons dans un motif qui vous convient. Ce processus de base vous laisse le soin de libérer votre propre créativité.,

dans un SOP, vous décrivez également ce qui doit se passer pour un résultat. En outre, vous devez inclure des étapes et des informations plus détaillées telles que qui, quand et où., Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’une SOP:

• pour vous assurer que les normes de conformité sont respectées
• pour maximiser les exigences de production
• pour vous assurer que la procédure n’a pas d’impact négatif sur l’environnement
• pour assurer la sécurité
• Pour respecter un calendrier
• pour prévenir les défaillances de fabrication
• à utiliser pour la formation

par exemple, vous devrez qui produisent des notes de version.,(correctifs ou améliorations qui ne sont pas adressés au client)

quand les informations doivent être collectées (combien de semaines ou de jours avant la publication)

qui collecte les informations (rédacteur, chef de produit, Testeurs)

quel format utiliser pour la sortie (HTML, PDF)

Comment fonctionne le cycle de révision (lorsque le document est envoyé pour examen, qui examine le document, combien de temps pour examiner, combien de temps pour mettre en œuvre des modifications)

qui doit approuver le document (chefs d’équipe, propriétaires de produits, cadres supérieurs)

comment rédiger un document de procédure opérationnelle standard?,

quel que soit le type d’entreprise dans laquelle vous vous trouvez, vous devez disposer de documents SOP bien définis qui aideront vos employés à comprendre comment effectuer les tâches de routine en toute sécurité, conformément à la réglementation et de manière cohérente, peu importe qui termine la tâche.

Il n’y a pas de document officiel de procédure opérationnelle standard qui vous apprendra à rédiger une SOP. Mais il y a quelques étapes que vous pouvez suivre qui vous aideront à organiser vos pensées et à planifier le chemin le plus efficace pour normaliser vos procédures.,

Étape 1: Commencez par la fin à l’esprit

définissez le résultat final ou l’objectif de la SOP que vous écrivez. Par exemple, si vous rédigez un document décrivant les procédures de fermeture d’un restaurant chaque soir, l’objectif est de sécuriser le bâtiment jusqu’à l’arrivée de l’équipe de préparation le matin.

Cette étape ne comprend pas de détails tels que le nettoyage des sols ou l’armement des systèmes d’alarme. Vous voulez simplement identifier ce que la procédure accomplira.

Toutes les organisations ont des processus et des procédures qui sont répétés tous les jours, toutes les semaines et tous les mois., Lorsque vous définissez vos objectifs, demandez si un document SOP est nécessaire pour cet objectif particulier. Ou, voyez si une SOP a déjà été créée pour atteindre l’objectif et peut-être avez-vous juste besoin de l’examiner et de chercher des moyens de l’améliorer.

demandez-vous s’il y a une raison spécifique pour laquelle cet objectif devrait être accompagné d’un document de procédure opérationnelle standard.

lorsque vous savez ce que vous voulez que votre SOP accomplisse, il est beaucoup plus facile d’écrire un contour et de définir les détails.,

Étape 2: Choisissez un format

Il est probable que votre entreprise possède déjà des documents SOP qui ont été écrits pour d’autres procédures dans le passé. Vous pouvez simplement vous référer à ces documents en tant que modèles pour les directives de mise en forme préférées.

Si vous n’avez pas de documents à utiliser comme référence, essayez l’une des idées suivantes:

• format des étapes simples: utilisez ce format pour des procédures de routine courtes et faciles à suivre., En plus des directives de sécurité et d’autres documents obligatoires, ce type de format est généralement une simple liste numérotée ou à puces avec des phrases courtes et simples qui sont claires et faciles à suivre pour le lecteur.
• un format hiérarchique d’étapes: si vos procédures comportent beaucoup d’étapes qui impliquent certaines décisions, vous pouvez utiliser le format hiérarchique d’étapes. Il s’agit généralement d’une liste à puces ou numérotée d’étapes principales suivies d’un ensemble de sous-étapes spécifiques.
• organigramme: Vous pouvez utiliser un diagramme de la carte et plan des procédures qui incluent de nombreux résultats possibles., C’est un bon choix lorsque les résultats ne sont pas toujours prévisibles.

Lucidchart peut vous fournir le modèle parfait pour vous aider à créer des organigrammes, des cartes mentales ou tout autre document pour vous aider à visualiser comment votre SOP sera développé. Voir nos exemples qui pourraient être inclus dans le cadre d’une SOP sur la qualification et le traitement des prospects.,

Step 3: Ask for input

Get the team together and ask them how they think the job should be performed., Ce sont les personnes à qui vous allez demander d’adhérer à la SOP, vous voulez donc être sûr que cela a du sens pour eux et que toutes les tâches nécessaires sont incluses.

Il y aura plusieurs brouillons et examens—assurez-vous d’inviter votre équipe à examiner les brouillons afin qu’ils puissent faire des suggestions supplémentaires.

Étape 4: Définir la portée

Il est possible que le SOP sur lequel vous travaillez soit dépendant d’autres SOP et d’équipes d’autres départements afin d’être terminé avec succès., Déterminez s’il est suffisant de faire référence à ces autres procédures ou si vous devez les ajouter au document de procédure opérationnelle standard actuel. Peut-être avez-vous besoin d’un organigramme ou d’une carte pour définir clairement les dépendances et les parties responsables.

utilisez Lucidchart pour créer les documents dont vous avez besoin pour surveiller et suivre les chemins procéduraux et les dépendances.,

Étape 5: identifiez votre public

connaître votre public vous aide à déterminer comment vous devez écrire votre SOP Document. Considérez ces questions:

• quelles sont leurs connaissances antérieures? Connaissent-ils déjà l’organisation et les procédures? Ils connaissent déjà la terminologie? Sont-ils devenus complaisants et ont-ils besoin d’un recyclage?, Vous devez écrire au niveau de connaissance de votre public—le rendre trop stupide ou trop compliqué, et vous les perdrez.
• Quelles sont leurs compétences linguistiques? Peut-être que votre public ne parle pas nativement votre langue. Si tel est le cas, vous voudrez peut-être utiliser plus d’images que de mots.
• sont-ils de nouveaux employés? Lorsque vous recrutez de nouveaux employés, vos documents SOP doivent être très détaillés et axés sur la formation. Vous souhaitez garantir des résultats cohérents, peu importe qui exécute une tâche.
• Quelle est la taille de votre public?, Plusieurs personnes occupant des rôles différents dans plusieurs organisations liront-elles le document? Si c’est le cas, vous pouvez écrire les procédures de manière à définir clairement qui, ou quel rôle, effectue chaque tâche. Cela aide votre public à comprendre où ils s’intègrent dans le processus et pourquoi leur partie particulière est importante.

Une fois que vous avez déterminé votre audience, vous pouvez utiliser Lucidchart pour délimiter les rôles et les responsabilités au sein de la procédure, afin que chacun comprenne les tâches dont il est responsable.,SOP

Rédigez une ébauche de votre procédure opérationnelle normalisée et envisagez d’inclure certains des éléments suivants:

page de titre

Cette page peut inclure:

• Le titre de la procédure
• Un NUMÉRO D’identification SOP
• une date de publication ou de révision
• Le nom du rôle, de l’organisation, de la division ou de l’organisme auquel la SOP ceux qui ont préparé et approuvé les procédures décrites dans la SOP

table des matières

Vous n’avez besoin d’une table des matières que si le document est très volumineux avec de nombreuses pages., La table des matières permet d’accéder facilement à des zones spécifiques du document.

les procédures spécifiques

Il s’agit de la majeure partie du document et comprend les procédures spécifiques étape par étape qui doivent être suivies afin de se conformer avec succès aux normes de l’entreprise et aux règlements de sécurité. Cette section pourrait également inclure:

• une description de la portée et de l’objectif de la SOP, de ses limites et de la manière dont elle est utilisée. Vous pouvez inclure des normes, des exigences réglementaires, des rôles et des responsabilités, ainsi que des intrants et des extrants.,
• détails nécessaires et supplémentaires nécessaires pour terminer chaque étape. Discutez des décisions qui doivent être prises, des bloqueurs possibles, des considérations de sécurité et de tout autre scénario de « simulation” qui pourrait survenir.
• Clarification de la terminologie, y compris des acronymes et des expressions qui peuvent ne pas être familiers à votre public.
• avertissements de santé et de sécurité. Ces avertissements devraient être énumérés dans une section distincte, et ils devraient accompagner les étapes applicables dans le processus.,
• Une liste complète de tous les équipements et fournitures nécessaires, où les trouver et quand chacun sera nécessaire.
• une section de dépannage pour couvrir les choses qui peuvent mal tourner, quels types de choses le lecteur doit rechercher et ce qui peut interférer avec le résultat final.

Étape 7: réviser, tester, modifier, répéter

Après avoir rédigé votre document de procédure opérationnelle standard:

1. envoyez une ébauche de la SOP aux membres de l’équipe pour examen. Demandez-leur de noter des erreurs grammaticales et techniques.,
2. Testez vous-même le document pour vous assurer d’obtenir le résultat souhaité.
3. demandez à d’autres membres de l’équipe de tester les procédures pour s’assurer que le langage est clair, peut être facilement suivi et peut être complété avec succès.
4. incorporer les modifications et suggestions pertinentes pour améliorer le document.
5. répétez ces étapes jusqu’à ce que le document soit approuvé et accepté par toutes les parties prenantes.
6. implémenter le SOP. Rendez-le facilement accessible à ceux qui en ont besoin pour faire leur travail.,

Vous devriez revoir le PON tous les six à douze mois ou au besoin pour identifier les domaines où il peut être amélioré et pour tenir compte des changements qui ont été apportés aux procédures actuelles.

comment Lucidchart peut-il vous aider à rédiger des procédures d’exploitation standard?

Lucidchart est une application web qui vous permet de créer n’importe quel diagramme et de collaborer avec n’importe qui, n’importe où et à tout moment. Créez un diagramme de flux, un plan d’eau ou un modèle de processus métier pour vous aider à visualiser et à documenter vos processus., L’utilisation de visualisations peut vous aider à comprendre plus facilement les flux de la procédure qu’une liste de contrôle écrite ou un paragraphe.

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