Une demande de proposition (DP) est un document qu’une organisation, souvent un organisme gouvernemental ou une grande entreprise, publie pour obtenir une réponse-une offre officielle-de fournisseurs potentiels pour une solution informatique souhaitée. La DP précise ce que le client recherche et décrit chaque critère d’évaluation sur lequel la proposition d’un fournisseur sera évaluée.
Qu’est-ce qui doit être inclus dans une DP?,
Une DP comprend généralement des renseignements généraux sur l’organisme émetteur et ses secteurs d’activité, un ensemble de spécifications qui décrivent la solution recherchée et des critères d’évaluation qui indiquent comment les propositions seront classées.
la DP contient généralement une section, parfois appelée énoncé de travail (ét), définissant la portée des travaux ou la portée des services à fournir. Cette section traite des tâches à exécuter par le soumissionnaire gagnant et d’un calendrier pour la fourniture des produits livrables.,
La demande de proposition contient également des instructions aux soumissionnaires sur la façon de préparer une proposition. Cette section fournira des détails sur le format de la proposition, ainsi que des instructions sur la façon dont la réponse à la DP doit être construite et organisée.
lors de la rédaction d’une DP et D’une ét, il est important de tenir compte des processus organisationnels et des meilleures pratiques afin de maximiser l’efficacité.
Pourquoi les demandes de propositions importantes et qui les utilise?
Une DP peut être émise pour un certain nombre de raisons. Dans certains cas, la complexité d’un projet de TI exige une DP officielle. Une organisation peut bénéficier de plusieurs soumissionnaires et perspectives lorsqu’elle cherche une solution intégrée nécessitant un mélange de technologies, de fournisseurs et de configurations potentielles., Une entreprise passant d’un système papier à un système informatique, par exemple, peut demander des propositions pour tout le matériel, les logiciels et la formation des utilisateurs nécessaires pour établir et intégrer le nouveau système dans l’organisation. Une simple mise à niveau matérielle, en revanche, ne peut impliquer l’émission d’une demande de devis (RFQ) à un seul fournisseur.
certaines entités, comme les organismes gouvernementaux, peuvent être tenues d’émettre des demandes de propositions pour assurer une concurrence ouverte et complète. Une organisation peut également publier un appel d’offres pour stimuler la concurrence afin de réduire le coût d’une solution., Cela dit, une proposition acceptée parce qu’elle répond le mieux aux spécifications d’une DP n’est peut-être pas toujours la soumission la moins chère. Étant donné que de nombreuses entreprises seront en concurrence avec la société émettrice d’une demande de propositions, il est important que les fournisseurs élaborent des réponses gagnantes à la demande de propositions.
la compétence avec laquelle un client crée une DP peut dicter la qualité de la réponse d’un soumissionnaire et, par conséquent, le succès ou l’échec de la solution informatique qui en résulte. Si les exigences spécifiées sont trop vagues, un soumissionnaire peut manquer la marque lorsqu’il conçoit et met en œuvre la solution., Cependant, des exigences trop détaillées et restrictives limitent la créativité du soumissionnaire et étouffent l’innovation. Il est important pour les entreprises de définir des attentes claires avec les fournisseurs afin de recevoir une réponse de qualité.
processus de demande de propositions
le processus de DDP peut commencer par une ébauche de DDP; les soumissionnaires examinent l’ébauche du document d’invitation à soumissionner et soumettent des suggestions d’amélioration. L’organisation qui émet une DP peut également inviter les soumissionnaires potentiels à une conférence préalable à la soumission afin qu’ils puissent poser des questions sur le document d’invitation et en apprendre davantage sur le projet., La DP finale, reflétant les commentaires reçus à l’étape de l’ébauche, est ensuite publiée et les soumissionnaires soumettent des propositions. Le client peut réduire la sélection des soumissionnaires à un groupe plus restreint et entamer des négociations sur les prix et les détails techniques. Le client peut alors inviter les soumissionnaires restants à soumettre une meilleure offre finale en vue de l’attribution d’un contrat.
RFP vs. RFI
bien que la RFP et la demande d’information (DDR) semblent similaires et peuvent être confondues, elles représentent des jalons très différents dans le calendrier d’appel d’offres du fournisseur., Une entreprise émet un appel d’offres aux fournisseurs potentiels lorsqu’elle a déjà spécifié des exigences claires pour le fournisseur. Une RFI est utilisée plus tôt dans le cycle, lorsque la société émettrice reçoit initialement des solutions possibles.