maintenir L’activité avec un site Web de comptabilité pour les petites entreprises

des dizaines de milliers de petites entreprises aux États-Unis ont fermé définitivement depuis le début des fermetures COVID-19 en Mars. Et maintenant que le temps devient plus froid et que les gens resteront davantage à l’intérieur, nous pourrions continuer à voir plus de vagues de propagation du virus dans tout le pays. Que cela conduise ou non à un retour aux fermetures, les petites entreprises continueront sans aucun doute à souffrir., Si vous possédez une petite entreprise qui a perdu des clients et des ventes en 2020, vous avez besoin de toute l’aide que vous pouvez obtenir pour survivre.

Les sites Web de comptabilité des petites entreprises ne sont certainement pas une panacée, mais si vous en utilisez un religieusement, vous devriez vous sentir plus en contrôle de vos finances et être en mesure de prendre de meilleures décisions. À mesure que vous vous attaquez à l’état actuel de vos revenus et de vos dépenses, vous pouvez planifier plus intelligemment votre avenir.

nous classons globalement ces produits comptables en deux groupes: ceux qui conviennent le mieux aux petites entreprises et ceux qui conviennent le mieux aux propriétaires individuels et aux indépendants., La première catégorie de sites comprend Editors’ Choice winner Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero et Zoho Books. Le deuxième groupe comprend Editors ‘ Choice winner FreshBooks, GoDaddy Bookkeeping, QuickBooks Self-Employed, Sunrise et Wave. Nous différencions cette dernière catégorie dans une section ultérieure de ce tour d’horizon.

ce que ces Services peuvent faire

la comptabilité financière est compliquée et prend beaucoup de temps., Les propriétaires d’entreprise trouvent assez difficile de couvrir les bases-payer les factures et suivre les revenus entrants—sans parler de répondre à des questions critiques telles que: sommes-nous rentables? Pourquoi ou pourquoi pas? Pouvons-nous effectuer les paiements d’impôt requis? Devrions-nous investir dans de nouveaux équipements? Avons-nous besoin d’explorer le financement? Allons-nous atteindre nos chiffres budgétaires? Où peut-on réduire les dépenses? Les membres de l’équipe appropriés peuvent-ils accéder à toutes nos données comptables en ligne, s’ils doivent travailler à domicile?

Un bon site Web de comptabilité pour petites entreprises peut fournir des informations en quelques secondes qui vous aideront à répondre à ces questions, en fonction de l’entrée que vous fournissez., Une fois que vous avez rempli un site avec des informations sur vos comptes financiers, Vos clients et fournisseurs et les produits ou services que vous vendez, vous pouvez utiliser ces données pour créer des transactions que le site peut, à son tour, utiliser pour créer des informations. Les outils de recherche instantanée et les rapports personnalisables vous aident à retrouver les moindres détails et à visualiser les performances de votre entreprise. Les applications Android et iOS pour les sites vous donnent accès à vos finances à partir de vos appareils mobiles.,

mise en place de la comptabilité

selon la durée d’exploitation de votre entreprise, la mise en route d’un site Web de comptabilité pour petites entreprises peut prendre de cinq minutes à plusieurs heures après la création d’un compte. Les sites de comptabilité des petites entreprises facturent des frais d’abonnement mensuels et offrent généralement des périodes d’essai gratuites. Plus vous en avez besoin, plus vos tâches d’installation prendront de temps (et plus le paiement mensuel est élevé, en général).

tout d’abord, vous devez fournir vos coordonnées. Si vous souhaitez que votre logo apparaisse sur les formulaires de vente et d’achat, vous pouvez simplement le télécharger., Certains sites de comptabilité des petites entreprises demandent si vous prévoyez ou non d’utiliser des fonctionnalités spécifiques telles que les bons de commande et le suivi des stocks, afin qu’ils puissent les activer ou les désactiver. Ils peuvent également vous demander quand votre exercice commence, par exemple, et si vous utilisez des numéros de Compte.

voulez-vous accéder aux transactions que vous avez stockées dans des comptes financiers en ligne (chèques, cartes de crédit, etc.)? Entrez vos identifiants de connexion pour ce compte et le site de comptabilité des petites entreprises importera les transactions récentes (généralement d’une valeur de 90 jours) et les ajoutera à un registre en ligne., Souhaitez-vous laisser les clients payer avec des cartes de crédit et des retraits bancaires? Vous devrez vous inscrire auprès d’un processeur de paiement tel que PayPal (des frais supplémentaires s’appliqueront) ou Stripe.

vos gens, vos affaires

l’une des grandes choses à propos de l’utilisation d’un site Web de comptabilité pour petites entreprises est qu’il réduit la saisie répétitive de données. Une fois que vous remplissez les blancs pour créer un enregistrement client, par exemple, vous n’avez plus jamais à rechercher ce code postal. Lorsque vous devez référencer un client dans une transaction, il apparaît dans une liste., Il en va de même pour les fournisseurs, les articles ou les services et les employés. Plus besoin de remplir des fichiers de cartes ou des feuilles de calcul désordonnées.

Une fois que vous avez terminé un enregistrement client et commencé à créer des factures, à envoyer des relevés et à enregistrer les dépenses facturables, vous pouvez généralement accéder à ces activités historiques dans l’enregistrement lui-même. Certains sites, tels que Zoho Books, affichent une carte de l’emplacement de l’individu ou de l’entreprise et vous permettent de créer vos propres champs afin que vous puissiez suivre les informations supplémentaires importantes pour vous (Client depuis, anniversaire et autres champs similaires).,

Si vous avez des employés que vous avez payés via une autre méthode, vous pouvez avoir la possibilité d’utiliser une solution de paie interne ou une solution proposée par une autre entreprise. La configuration de la paie peut prendre du temps et des efforts car vous devez fournir des informations sur l’historique de la paie (le personnel de support du site web peut vous aider). Même lorsque vous commencez à zéro avec la rémunération des employés, il y a beaucoup de terrain à couvrir. Le site a besoin de détails précis sur des choses comme vos exigences en matière d’impôt sur la masse salariale, les avantages fournis et les cycles de paie., De nombreux sites de comptabilité pour petites entreprises offrent une assistance personnelle dans cette tâche, et ils indiquent tous clairement ce qui doit être fait avant d’exécuter votre première paie.

Il est possible de faire une configuration minimale, puis de créer des factures, de payer des factures et d’accepter des paiements. Tous les services inclus ici vous permettent d’ajouter des clients, des fournisseurs et des produits au cours du processus de transaction (vous devez le faire de toute façon à mesure que vous développez et ajoutez à vos bases de données de contacts et d’inventaire)., Vous avez juste à décider si vous voulez passer le temps à la construction initiale de vos dossiers ou prendre du temps lorsque vous êtes au milieu des ventes ou des formulaires d’achat.

la plupart des sites de comptabilité des petites entreprises offrent la possibilité d’importer des listes existantes dans des formats tels que CSV et XLS. Ils fournissent des outils de cartographie pour s’assurer que tout arrive correctement. Cette procédure fonctionne mieux sur certains sites que d’autres.,

déplacer de l’argent et des produits

Les comptables aiment utiliser des expressions comme les comptes débiteurs et les comptes créditeurs pour décrire les principaux éléments de la comptabilité: l’enregistrement et le suivi des revenus et des dépenses ou le suivi des ventes et des achats. Les sites de comptabilité des petites entreprises sont conçus pour plaire aux personnes qui n’utilisent pas le même type de langage que les professionnels de la comptabilité et évitent une telle terminologie.

Les sites web vous permettent de créer toute transaction que d’une petite entreprise est susceptible d’avoir besoin., Les plus courants d’entre eux sont les factures et les factures, et tous les services que nous avons examinés les prennent en charge. Des Sites tels que Xero et Zoho Books vont plus loin, vous permettant de produire des formulaires plus avancés, tels que des bons de commande, des reçus de vente, des notes de crédit et des relevés. Ils fournissent des modèles pour ces formulaires en ligne qui ressemblent à leurs homologues papier. Tout ce que vous avez à faire est de remplir les blancs et de sélectionner dans des listes de variables telles que les clients et les éléments.

une Fois que vous avez terminé une facture, par exemple, vous avez plusieurs options., Vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon ou version finale et l’imprimer ou l’envoyer par e-mail. Si vous faites ce dernier et avez établi une relation avec un processeur de paiement, votre facture peut contenir un talon expliquant comment le client peut retourner le paiement par carte de crédit ou par retrait bancaire. Vous pouvez créer une version PDF de la facture, la copier, y enregistrer un paiement et la configurer pour qu’elle se reproduise selon un calendrier régulier. Tous les formulaires de ces sites fonctionnent de la même manière.

ces sites accordent également une attention particulière aux dépenses de votre entreprise—pas aux factures que vous entrez et payez, mais aux autres achats que vous effectuez., C’est un domaine de vos finances qui peut facilement devenir hors de contrôle s’il n’est pas surveillé. Ainsi, les sites de comptabilité des petites entreprises vous en parlent, en les divisant en types de dépenses et en les comparant à vos revenus à l’aide de totaux et de graphiques colorés.

Si vous voyagez et avez de nombreuses dépenses connexes sur la route, par exemple, vous pouvez prendre des photos des reçus avec votre smartphone. Certains sites joignent simplement ces reçus à un formulaire de dépenses saisi manuellement., D’autres, comme Intuit QuickBooks Online, lisent les reçus et transfèrent certaines de leurs données (telles que la date, le fournisseur et le montant) vers un formulaire de dépenses utilisant la technologie OCR.

Comme je l’ai mentionné précédemment, l’une de vos tâches de configuration consiste à créer des enregistrements contenant des informations sur les produits et services que vous vendez afin que vous puissiez les utiliser dans les transactions. Ceux-ci varient en complexité, vous devez donc comprendre les différences avant de partir avec un site ou un autre. Certains, comme Kashoo, vous permettent simplement de conserver des enregistrements descriptifs. D’autres, comme Intuit QuickBooks Online, vont plus loin., Ils demandent combien de chaque produit que vous avez en inventaire lorsque vous créez un enregistrement et à quel moment vous devriez être alerté pour commander à nouveau. Ensuite, ils suivent réellement les niveaux d’inventaire, ce qui fournit des informations sur les modèles de vente et vous empêche de manquer.

Transactions et Opérations Bancaires

bien qu’une grande partie de votre travail comptable quotidien implique probablement le paiement de factures, l’envoi de factures et l’enregistrement des paiements, vous devez également surveiller de près votre activité bancaire et votre activité de carte de crédit. Si vous avez connecté vos comptes financiers à votre site de comptabilité, cela est facile à réaliser., D’une part, leurs soldes apparaîtront souvent sur le tableau de bord (page d’accueil). Vous pouvez également consulter le registre en ligne de chaque compte, qui contient les transactions qui ont été effacées par votre banque et importées dans votre solution comptable (ainsi que celles que vous avez saisies manuellement).

Vous pouvez faire beaucoup avec ces transactions une fois qu’elles apparaissent dans un registre. D’une part, ils doivent être classés (les frais de bureau, les charges sociales, les frais de voyage et les frais de repas sont quelques exemples) afin que vous sachiez d’où vient votre argent et où il va., Chaque site devine comment au moins certaines transactions pourraient être classées. Vous pouvez les modifier s’ils sont incorrects et ajouter les vôtres. La catégorisation consciencieuse se traduira par des rapports et des déclarations de revenus plus précis.

Vous pouvez également faire correspondre des transactions connexes, telles qu’une facture qui a été saisie dans le système et un paiement correspondant qui a été effectué. Encore une fois, certains sites font des suppositions éclairées ici. Vous pouvez diviser les transactions qui doivent être affectées à plusieurs catégories, prendre des notes et rapprocher vos comptes avec vos relevés bancaires et de carte de crédit.,

le Lire dans un Rapport

les Rapports sont votre récompense pour suivre votre travail quotidien et de le remplir correctement. Chaque site de comptabilité de petite entreprise est livré avec des modèles pour de nombreux types de sortie perspicace. Vous en sélectionnez un, personnalisez-le à l’aide des options de filtre et d’affichage fournies, et laissez le site y verser vos propres données d’entreprise. Il ne faut que quelques secondes pour générer un rapport après l’avoir défini.

Il existe deux principaux types de rapports. La plupart d’entre eux sont le type que tout petit homme d’affaires pourrait personnaliser, générer et comprendre., Ils vous disent qui vous doit de l’argent, lesquels de vos produits et services se vendent bien, si vous gagnez ou non de l’argent, quels frais et services n’ont pas encore été facturés, quels clients achètent le plus, et combien vous devez en taxe de vente, par exemple.

Il y a d’autres rapports, cependant, qui ne sont pas si faciles à comprendre. Ceux-ci sont considérés comme des rapports financiers standard et ils sont le genre de documents dont vous aurez besoin si jamais vous voulez obtenir un prêt d’une banque ou attirer des investisseurs., Ils ont des noms tels que bilan, état des flux de trésorerie, Balance D’essai et Profit & perte. Les sites de comptabilité des petites entreprises peuvent les générer, mais vous avez vraiment besoin d’un professionnel de la comptabilité pour les analyser pour vous dire concrètement ce qu’ils signifient pour votre entreprise.

Comment fonctionnent les outils de comptabilité

La comptabilité ne fait probablement pas la liste des choses que vous aimez faire en tant que propriétaire d’entreprise. Cela peut être compliqué, et cela doit être fait correctement., Ainsi, les fabricants de sites de comptabilité pour petites entreprises ont travaillé dur pour présenter cette discipline aussi simplement et, bien, agréablement que possible. Certains—y compris Intuit QuickBooks Online et Zoho Books-ont eu plus de succès que d’autres.

Si vous avez déjà utilisé une application de productivité en ligne, vous ne devriez pas avoir de mal à comprendre la structure de ces sites. Ils divisent tous leur contenu en modules logiques en fournissant des barres d’outils et d’autres guides de navigation. Les tâches de vente sont regroupées, tout comme les activités d’achat, d’inventaire, de reporting et de paie., Il y a toujours un lien de paramètres qui vous amène à des écrans où vous pouvez spécifier des préférences pour l’ensemble du site. Ceux-ci incluent vos tâches de configuration et les paramètres que vous devrez peut-être modifier à certains moments, tels que la restriction d’utilisateurs supplémentaires à des zones spécifiques.

le tableau de bord (page d’accueil) d’un site fournit un aperçu en temps réel des informations financières que vous devez consulter fréquemment, y compris des graphiques comparant les revenus et les dépenses, les soldes des comptes, les factures et les factures nécessitant une attention immédiate. Il y a souvent des liens vers des zones du site où vous pouvez prendre des mesures.,

vous utilisez des conventions Web standard pour naviguer sur chaque site et entrer des données. En cours de route, vous rencontrez beaucoup de boutons et de flèches, de listes déroulantes et de menus. La couleur est parfois utilisée pour signifier des informations connexes, tandis que les graphiques et les polices sont bien choisis pour rendre les outils aussi esthétiques que possible.

ressources D’aide

ces sites simplifient le processus comptable, mais il y aura sans aucun doute des moments où vous aurez des questions. Le soutien prend de nombreuses formes. Certains fournissent une aide contextuelle en cours de route et des bases de données d’articles consultables., Tous offrent une combinaison de chat, e-mail, et l’assistance téléphonique.

Intuit prend un peu plus loin. Son service QuickBooks Live ajoute un support de comptabilité à QuickBooks Online Plus. Vous communiquez avec votre comptable dédié par chat vidéo à Sens Unique (ils ne peuvent pas vous voir) ou par e-mail. Cette personne et son équipe travaillent avec vous pour personnaliser votre configuration et surveiller vos transactions afin qu’elles soient saisies et classées avec précision à des fins fiscales., Ils rapprochent vos comptes et ferment vos livres à la fin du mois pour éviter les erreurs, en plus d’être disponibles pour les questions pendant les heures normales de bureau. Enfin, ils génèrent les rapports dont vous avez besoin pour que vous soyez prêt à préparer vos impôts ou à les remettre à votre comptable. Sunrise et Wave offrent un service de comptabilité payant similaire à QuickBooks Live.

logiciel de comptabilité pour les entreprises plus simples

Si vous êtes un propriétaire unique ou un pigiste, alors vous n’avez probablement pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par les sites Web de comptabilité des petites entreprises., Vous voudrez peut-être suivre vos comptes bancaires et de cartes de crédit en ligne; Enregistrer les revenus et les dépenses; envoyer des factures; et suivre le temps travaillé (si vous êtes basé sur le service). Peut-être que vous devez suivre le kilométrage. Vous pourriez avoir besoin d’aide pour estimer votre obligation fiscale trimestrielle, et vous voulez certainement un accès mobile à vos données financières.

Les cinq services que nous avons examinés offrent une combinaison des fonctionnalités ci-dessus et, pour la plupart, sont moins chers que les sites Web complets de comptabilité des petites entreprises (deux sont gratuits)., Ces sites présentent des conceptions simples et intuitives et vous aident à faire ce qui doit être fait rapidement et facilement. Nous avons divisé ces cinq services dans leur propre tour d’horizon, qui va plus loin sur ce que les pigistes devraient rechercher dans un service de comptabilité.

choisissez les bons outils financiers pour votre entreprise

que vous ayez besoin d’outils financiers d’entrée de gamme ou que votre entreprise soit suffisamment complexe pour que vous ayez besoin d’une comptabilité de petite entreprise à part entière, au moins l’un des services que nous avons examinés devrait répondre à vos besoins.,

pendant que vous pensez à votre argent, vous pouvez également consulter nos avis sur les services de paie en ligne et les logiciels fiscaux.