Jeff Kear · Proprietário, Planejamento Pod

Como escolher o melhor software de gestão de eventos para você

Evento de tecnologia tem praticamente explodiu no Século 21, com milhares de plataformas de software e de aplicativos que os organizadores do evento e gerentes de evento pode escolher.,

E o mercado de software de gestão de eventos Pode ser o mais amplo de todos os mercados de tecnologia de eventos, principalmente porque muitos tipos de ferramentas estão incluídos sob a guarda-chuva de gerenciamento de eventos, que se estende a partir de software de gestão de conferências e reuniões de nível empresarial, registro de eventos e ferramentas de bilhética, aplicativos de eventos e plataformas de eventos virtuais para o software local e design de eventos e ferramentas de layout.,

o Que pode ser ainda mais intimidante é o grande número de sistemas de gerenciamento de eventos (que muitas vezes caem sob a rubrica de software-como-um-serviço, ou SaaS), que oferecem um, muitos ou a maioria destes ferramenta e conjuntos de recursos, todos com diferentes configurações e estruturas de preços.

Por exemplo, soluções de software de gerenciamento de eventos como Planning Pod fornecem um conjunto equilibrado de ferramentas para planejamento, registro e gerenciamento de eventos para eventos com menos de 1.000 pessoas, bem como ferramentas para locais para gerenciar suas reservas, leads e billings., Ferramentas como Bizzabo, Cvent e Boomset têm mais empreendedores, conjuntos complexos de ferramentas para gerenciar grandes, 1.000+ convenções e feiras. E ainda Outras ferramentas de software de eventos estão disponíveis para nichos como vendas de bilhetes de Eventos, Sites de eventos ou páginas de eventos, aplicativos de eventos móveis e muito mais.

para um organizador de eventos ou gerente de locais que simplesmente quer as ferramentas certas para gerenciar eventos de sucesso, tudo isso pode ser um pouco assustador, e é por isso que vamos levá-lo através dos nove conjuntos de ferramentas mais comuns que são comercializados sob o banner de software de gestão de eventos.,

Nota: Embora este artigo seja um ótimo lugar para aprender sobre quais as ferramentas de gestão de eventos estão disponíveis no mercado, você deve primeiro sentar-se e determinar que software e funcionalidade necessita para os seus eventos futuros. Faça uma lista desses para que, quando você está comprando soluções de gestão de Eventos, você saiba exatamente o que você está procurando.,

software de planeamento de eventos

muitas vezes muitas pessoas pensam que o planeamento de eventos e a gestão de eventos são sinónimos, mas para ser honesto, o software de planeamento de Eventos é um subconjunto da Gestão de eventos que se concentra nos aspectos organizacionais dos eventos nos bastidores, porcas e parafusos.,respiro o planejamento de plataformas de software inclui ferramentas para a gestão de:

• Colaborações, incluindo funcionários, membros da equipe e voluntários
• Vendedores e fornecedores
• orçamentos de Eventos, incluindo os custos e proveitos
• Executar-de-show de prazos e cronogramas
• gestores de Tarefas para o projeto de monitoramento de fluxo, prazos e marcos
• Compartilhado ou equipe de calendários
• a comunicação Interna e externa

a nível de Empresa de eventos de aplicações de software também pode incluir evento de planejamento de ferramentas que auxiliam no expositor de gestão, patrocinador de gestão e mais complexo evento de logística.,

on-line Event Registration

on-line event registration and ticketing tools may make up the largest partion of the event management software market, possibly due to both to the high demand for selling event tickets online and the potentially high profit margins.,nline formulários de inscrição para a configuração de bilhetes e coleta de registros, participante detalhes e pagamentos

cartão de Crédito, processamento de pagamento, que pode incluir o processamento de cartão de crédito as taxas mais por ingresso taxas de serviço do provedor de software

comunicações de e-Mail para o envio de confirmações de inscrição, notificações e comunicados

análise e emissão de relatórios para acompanhamento on-line de registos de receitas e de atendimento

Note que é comum ver evento de software de planejamento de suites e de eventos de aplicações incluem o registo e emissão de bilhetes de ferramentas em suas ofertas.,tup opções, incluindo aninhadas bilhetes, add-ons, códigos de desconto, cronometrado de preços, questionários, doações e jurídica

Evento de opções de marketing, incluindo sites de mídia social e integrações que pode ajudar a atrair e vender bilhetes para mais participantes

Andar de Criação do Plano

evento On-line ferramentas de design têm se tornado mais e mais popular ao longo da última década, e também se tornaram mais sofisticadas e cheia de recursos, de modo que eles são mais parecidos com design gráfico de aplicações de software, tanto de interface de usuário e o profissional de design que você pode criar com eles., No entanto, como muitas soluções de layout de eventos se integram com sua própria gestão de participantes e ferramentas de check-in, eles caem diretamente sob gestão de eventos e planejamento. Na verdade, muitas das melhores soluções de software de gerenciamento de eventos agora têm um projeto integrado e componente de diagramação.

As funcionalidades comuns para aplicações de planos de eventos incluem bibliotecas de elementos (mesas, cadeiras, Móveis, etc.); limites personalizados da sala; modelos de layout reutilizáveis; alinhamento automático de itens; layouts auto-gerados; e representação 2D e 3D.,

Marketing de eventos

Organizadores de eventos geralmente tomam uma de duas abordagens nas Ferramentas de software de marketing que eles escolhem para seus eventos:

1. eles usam aplicações gerais de marketing para a gestão de email marketing (MailChimp, contato constante, etc.), posts e perfis das redes sociais (Hootsuite, AgoraPulse, etc.), sites e blogging (WordPress, SquareSpace, etc.), marketing analytics (Google Analytics) ou todas-em-um plataformas de marketing (Hubspot, Marketo, etc.).eles usam ferramentas de marketing incluídas na sua aplicação de software de gestão de eventos.,

independentemente do caminho que decida tomar, se as suas tarefas de gestão de eventos incluírem a promoção e comercialização do seu evento, deverá incluir esta categoria de ferramentas como parte da avaliação do seu produto, bem como quaisquer integrações necessárias com as suas ferramentas de registo e bilhética de eventos existentes.

Gestão de participantes

gestão de registos de participantes, informação de contacto e divulgação é um requisito bastante comum de gestão de eventos, por isso é vital para a maioria dos Planeadores de eventos e reuniões ter uma solução CRM de Evento fiável para rastrear estes dados.,

no passado, uma simples ferramenta de Lista de convidados seria suficiente na gestão destes dados.,alytics, você estaria bem servido para identificar um aplicativo que fornece mais funcionalidade, incluindo:

• ordem de Registro e questionário de rastreamento de resposta
• Atribuída comodidades de criação do gráfico
• Avançado participante acompanhamento detalhado como status VIP, refeição escolhas, faixa ou sessão de seleções e trabalhos de grupo
• Nome do crachá de criação
• Participante do check-in app com scanner de código QR
• de Eventos do aplicativo móvel de integração (mais sobre isso em breve)

Aplicativo de Eventos

Outra forma de envolver os participantes, antes e no dia do evento é implantar um evento aplicativo móvel., Normalmente estes são usados para conferências, convenções e feiras de negócios maiores, mas realmente você pode usá-los para qualquer evento onde você sente que o seu público se beneficiaria de ferramentas que simplificam como eles ficam informados e conectados em seu evento.,ine programa do evento e o diretório

digital Interativa mapa de espaço para eventos

agenda Personalizada para cada participante

Construído-em participante de rede e ferramentas de comunicação

mídias Sociais integrações

Registo e emissão de bilhetes de integrações

sondagens e inquéritos

Patrocinador e expositor promoção

Evento Ferramentas de Business

Se você executar um com base em eventos de negócios, como um evento local do evento ou empresa de planejamento e, em seguida, você pode querer considerar o evento de gerenciamento de plataformas que incluem um centro empresarial e financeiro de ferramentas para a gestão de clientes e de faturamento.,

muitas vezes, as ferramentas construídas especificamente para a indústria de eventos terão características ou funções específicas que se encaixam melhor nas suas necessidades do que ferramentas comerciais ou financeiras genéricas, mas isso é algo que você terá de considerar ao fazer a sua avaliação. E pode haver certas ferramentas de gestão de negócios (como para Contabilidade, Gestão de relacionamento com o cliente, processamento de texto/planilhas, etc.) que não estão sob a égide da Gestão de eventos.,ne itens, categorias, galeria de imagens, captura eletrônica de assinaturas

Contratos – padrão a linguagem legal modelos de captura eletrônica de assinaturas

Faturas de linha de itens, categorias, parcela de cobrança, depósito de rastreamento

processamento de Pagamentos – transações de cartão de crédito, ACH transações

relatórios Financeiros – receitas, faturas em aberto, vencidos os pagamentos, análise financeira

Uma coisa para participar é que se você usar o software de contabilidade, como o Quickbooks, as ferramentas de business em sua plataforma de gestão de eventos deve se integrar com o seu escrituração ferramenta de escolha., Caso contrário, você estará desperdiçando muito tempo de dupla introdução de dados em dois aplicativos de software.

Local de Gestão

Qualquer local que aluga o seu espaço ou se engaja no grupo de vendas de restauração ou de vendas (que inclui restaurantes e hotéis, bem como salões de festas, locais de casamento e instalações para eventos dentro de campos de golfe, vinícolas, cervejarias, museus e bibliotecas) é também nos eventos de negócios, e, como tal, precisa de evento ferramentas de alta tecnologia e local de aplicativos de software para ajudá-los a executar os eventos lado de seus negócios.,

Esses locais provavelmente exigirá algumas ou todas as ferramentas mencionadas acima (especialmente a liderar a gestão e o faturamento de ferramentas), bem como os seguintes recursos adicionais:

• gestão de Reservas – calendários de equipe, integrações com outros e-calendários, espaço/tempo detém, duplo-reservas de prevenção
• sala de Eventos/espaço de acompanhamento de reserva do tracker, o piso, a configuração de plano de modelos, quarto limitações/comodidades
• Alimentos-e-bebidas – alimentos/bebidas (itens de ingredientes, receitas, porções, etc.,), menu building, quantities/headcounts, billing
• Kitchen management – banquet event orders, kitchen orders, ingredient and shopping lists
• Resource management – inventory tracking (rentals, glassware/plateware, linens, audio visual, etc.)

Note que existe uma diferença entre as plataformas de software de eventos de Topo (que se concentram na capacidade de gerir o negócio de eventos e os clientes para um local) e as plataformas de gestão de instalações (que se concentram em reservas de quarto e equipamento, manutenção, segurança, administração de Locação, etc., para todo um edifício ou instalação).

plataformas de eventos virtuais

possivelmente a mais nova forma de tecnologia de eventos nesta lista, o software de gerenciamento de eventos virtuais tem crescido em popularidade na década de 2000, como organizadores e participantes têm encontrado valor em expor seus eventos ao vivo para uma audiência na Internet. Desde a chegada da epidemia de coronavírus, esta tecnologia tem experimentado um crescimento massivo, porque permitiu que a indústria de eventos para tomar eventos on-line durante períodos de ficar em casa e distanciamento social durante a ameaça COVID-19.,como é que as ferramentas de eventos virtuais se encaixam no mundo das aplicações de gestão de eventos? Principalmente, permitindo que os profissionais de eventos para auto-transmitir eventos a partir de um único local de vários locais remotos. No passado, essas ferramentas eram usadas principalmente para webinars e propósitos de treinamento, mas agora você pode encontrar conferências inteiras e shows de comércio sendo transmitidos virtualmente, bem como reuniões menores e até mesmo eventos sociais.,

Enquanto alguns virtual de gestão de eventos oferece soluções online de registro / emissão de bilhetes de eventos e ferramentas de marketing (como o evento de sites, e-mail comunicação e eventos apps), a maioria deles inclui os seguintes recursos:

• vídeo ao Vivo/transmissão de áudio em alta definição
• Streaming de apresentações e vídeo pré-gravado de conteúdo
• Participante engajamento (ferramentas de bate-papo ao vivo, Q&Um, ao vivo polling)
• rede Virtual de quartos e aplicativos
• bibliotecas de Ativos para os participantes (vídeos, artigos, etc.,)
• integração com as redes sociais plataformas de streaming ao vivo

finalmente…

como pode ver, o software de gestão de Eventos pode abranger uma grande variedade de ferramentas, funcionalidades e funções, por isso é melhor iniciar a sua pesquisa sabendo exactamente o que precisa de realizar e quais os trabalhos que deseja que o software faça. Uma vez que você tem essa lista, encontrar o ajuste certo é apenas uma questão de experimentar as soluções que se alinham com suas necessidades.