Jeff Kear · propriétaire, Planning Pod

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion d’événements pour vous

La technologie événementielle a pratiquement explosé au 21e siècle, avec des milliers de plates-formes logicielles et d’applications parmi lesquelles les organisateurs d’événements et les gestionnaires d’événements peuvent choisir.,

et le marché des logiciels de gestion d’événements pourrait bien être le plus large de tous les marchés de la technologie événementielle, principalement parce que tant de types d’outils sont inclus sous l’égide de la gestion d’événements, qui s’étend des logiciels de gestion de conférences et de réunions au niveau de l’entreprise, des outils,

ce qui peut être encore plus intimidant, c’est le nombre de systèmes de gestion d’événements (qui relèvent souvent de la rubrique software-as-a-service ou SaaS) qui offrent un, plusieurs ou la plupart de ces ensembles d’outils et de fonctionnalités, tous avec des configurations et des structures de prix différentes.

Par exemple, les solutions logicielles de gestion d’événements tout-en-un telles que Planning Pod fournissent un ensemble bien équilibré d’outils de planification, d’inscription et de gestion d’événements pour les événements de moins de 1 000 personnes, ainsi que des outils permettant aux sites de gérer leurs réservations, prospects et facturations., Des outils tels que Bizzabo, Cvent et Boomset offrent des ensembles d’outils plus complexes et plus complexes pour la gestion de plus de 1 000 conventions et salons professionnels. Et pourtant, d’autres outils logiciels d’événements sont disponibles pour des niches telles que la vente de billets d’événements, les sites Web d’événements ou les pages d’événements, les applications d’événements mobiles et plus encore.

pour un organisateur d’événement ou un gestionnaire de lieu qui veut simplement les bons outils pour gérer des événements réussis, tout cela peut être un peu intimidant, c’est pourquoi nous allons vous guider à travers les neuf ensembles d’outils les plus courants qui sont commercialisés sous la bannière du logiciel de gestion d’événements.,

remarque: bien que cet article soit un excellent endroit pour en savoir plus sur les outils de gestion d’événements disponibles sur le marché, vous devez d’abord vous asseoir et déterminer les logiciels et les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour vos futurs événements. Faites une liste de ceux-ci afin que, lorsque vous magasinez pour des solutions de gestion d’événements, vous sachiez exactement ce que vous recherchez.,

logiciel de planification D’événements

souvent, beaucoup de gens pensent que la planification d’événements et la gestion d’événements sont synonymes, mais pour être honnête, le logiciel de planification d’événements est un sous-ensemble de la gestion d’événements qui se concentre sur les aspects organisationnels des événements en coulisse.,les plates-formes logicielles de planification vent comprennent des outils pour gérer:

• Les Collaborations, y compris les employés, les membres de l’équipe et les bénévoles
• Les fournisseurs et les fournisseurs
• Les budgets des événements, y compris les coûts et les revenus
• Les calendriers et les calendriers D’exécution des spectacles
• Les gestionnaires incluez des outils de planification d’événements qui aident à la gestion des exposants, à la gestion des sponsors et à la logistique des événements plus complexe.,
  

  enregistrement D’événements en ligne

  Les outils D’enregistrement d’événements et de billetterie en ligne peuvent constituer la plus grande partie du marché des logiciels de gestion d’événements, peut-être en raison de la forte demande de vente de billets d’événements en ligne et des marges bénéficiaires potentiellement élevées.,nline registration forms for setting up tickets and collecting registrations, attendee details and payments

• Credit card payment processing, which can include credit card processing fees plus per-ticket service charges from the software provider
• Email communications for sending out registration confirmations, notifications and announcements
• Analytics and reporting for tracking online registrations revenues and attendance

notez qu’il est courant de voir des suites logicielles de planification d’événements et des applications événementielles inclure des outils d’inscription et de billetterie dans leurs offres.,options tup, y compris les billets imbriqués, les add-ons, les codes de réduction, les prix chronométrés, les questionnaires, les dons et les termes juridiques

création de plans D’étage

Les outils de conception d’événements en ligne sont devenus de plus en plus populaires au cours de la dernière décennie, et ils sont également devenus plus sophistiqués et riches en fonctionnalités afin qu’ils ressemblent plus à des applications logicielles de conception graphique dans leur interface utilisateur et les conceptions professionnelles que vous pouvez créer avec eux., Cependant, comme de nombreuses solutions de mise en page d’événements s’intègrent à leurs propres outils de gestion des participants et d’enregistrement, elles relèvent carrément de la gestion et de la planification des événements. En fait, bon nombre des meilleures solutions logicielles de gestion d’événements ont maintenant un composant intégré de conception et de création de diagrammes.

les fonctionnalités communes pour les applications de plan d’étage d’événement incluent des bibliothèques d’éléments (tables, chaises, meubles, etc.); limites de pièce personnalisées; modèles de mise en page réutilisables; alignement automatique des éléments; mises en page générées automatiquement; et représentation 2D et 3D.,

Event Marketing

Les organisateurs d’événements adoptent généralement l’une des deux approches dans les outils logiciels de marketing qu’ils choisissent pour leurs événements:

1. ils utilisent des applications de marketing général pour gérer le marketing par e-mail (MailChimp, Constant Contact, etc.), publications et profils sur les réseaux sociaux (Hootsuite, AgoraPulse, etc.), sites Web et blogs (WordPress, SquareSpace, etc.), des analyses marketing (Google Analytics) ou des plateformes marketing tout-en-un (Hubspot, Marketo, etc.).
2. ils utilisent des outils marketing inclus dans leur application logicielle de gestion d’événements de choix.,

quel que soit le chemin que vous décidez d’emprunter, si vos tâches de gestion d’événements incluent la promotion et le marketing de votre événement, vous devez inclure cette catégorie d’outils dans votre évaluation de produit ainsi que toutes les intégrations nécessaires avec vos outils d’inscription et de billetterie existants.

gestion des participants

La gestion des inscriptions des participants, des informations de contact et de la sensibilisation est une exigence de gestion d’événements assez courante, il est donc essentiel pour la plupart des planificateurs d’événements et de réunions d’avoir une solution CRM fiable pour le suivi de ces données.,

dans le passé, un simple outil de liste d’invités suffisait à gérer ces données.,alytics, vous seriez bien servi pour identifier une application qui fournit plus de fonctionnalités, y compris:

• suivi de l’ordre D’inscription et de la réponse au questionnaire
• création de tableau de sièges assignés
• suivi avancé des détails des participants comme le statut VIP, les choix de repas, les sélections de piste ou de session>
  

  application événementielle

  Une autre façon d’engager les participants avant et le jour de l’événement consiste à déployer une application mobile événementielle., Généralement, ils sont utilisés pour les grandes conférences, conventions et salons professionnels, mais vous pouvez vraiment les utiliser pour tout événement où vous pensez que votre public bénéficierait d’outils qui simplifient la façon dont ils restent informés et connectés lors de votre événement.,ine event program and directory

• carte numérique Interactive de l’espace événementiel
• horaire personnalisé pour chaque participant
• outils de réseautage et de communication intégrés pour les participants
• intégrations de médias sociaux
• intégrations D’inscription et de billetterie
• sondages et sondages
• promotion des sponsors et des exposants

outils D’entreprise événementielle

Si un lieu d’événement ou une entreprise de planification d’événements, alors vous voudrez peut-être envisager des plates-formes de gestion d’événements qui incluent des outils commerciaux et financiers pour gérer les clients et la facturation.,

souvent, les outils conçus spécifiquement pour l’industrie de l’événementiel auront des caractéristiques ou des fonctions particulières qui correspondent mieux à vos besoins que les outils commerciaux ou financiers génériques, mais c’est quelque chose que vous devrez considérer lors de votre évaluation. Et il peut y avoir certains outils de gestion d’entreprise (comme pour la comptabilité, la gestion de la relation client, le traitement de texte/feuilles de calcul, etc.) qui ne relèvent pas de la gestion d’événements.,articles ne, catégories, galerie d’images, capture de signature électronique

Une chose à outil de comptabilité de choix., Sinon, vous perdrez beaucoup de temps à saisir deux fois des données dans deux applications logicielles.

gestion des lieux

tout lieu qui loue son espace ou s’engage dans des ventes de groupe ou des ventes de restauration (qui comprend les restaurants et les hôtels ainsi que les salles de banquet, les lieux de mariage et les installations événementielles dans les terrains de golf, les établissements vinicoles, les brasseries, les musées et les bibliothèques) est également dans le secteur de l’événementiel.,

ces sites nécessiteront probablement certains ou tous les outils commerciaux mentionnés ci – dessus (en particulier les outils de gestion des prospects et de facturation) ainsi que les fonctionnalités supplémentaires suivantes:

• Gestion des réservations-calendriers d’équipe, intégrations avec d’autres calendriers électroniques, attente dans l’espace/le temps, prévention des doubles réservations
• suivi de la salle/de l’espace-suivi des réservations, modèles de configuration du plan d’étage, limitations/commodités de la salle
• Gestion des aliments et des boissons – articles alimentaires / boissons (ingrédients, recettes, tailles de portions, etc.,
• Gestion de la cuisine-commandes d’événements de banquet, commandes de cuisine, listes d’ingrédients et de courses
• Gestion des ressources – Suivi des stocks (locations, verrerie/vaisselle, Linge de maison, audiovisuel, etc.)

notez qu’il existe une différence entre les principales plates-formes logicielles de lieux d’événements (qui se concentrent sur la capacité de gérer les activités événementielles et les clients d’un lieu) et les plates-formes de gestion des installations (qui se concentrent sur les réservations de salles et d’équipements, la maintenance, la sécurité, l’administration des Baux, etc., pour un bâtiment ou une installation entière).

plateformes événementielles virtuelles

probablement la forme la plus récente de technologie événementielle sur cette liste, le logiciel de gestion d’événements virtuels a gagné en popularité dans les années 2000, car les organisateurs et les participants ont trouvé utile d’exposer leurs événements en direct à un public Internet. Depuis l’arrivée de l’épidémie de coronavirus, cette technologie a connu une croissance massive car elle a permis à l’industrie de l’événementiel de prendre des événements en ligne pendant les périodes de séjour à la maison et de distanciation sociale pendant la menace COVID-19.,

comment les outils d’événements virtuels s’intègrent-ils dans le monde des applications de gestion d’événements? Principalement en permettant aux professionnels de l’événement d’auto-diffuser des événements à partir d’un seul endroit à partir de plusieurs endroits distants. Dans le passé, ces outils étaient principalement utilisés à des fins de webinaires et de formation, mais maintenant vous pouvez trouver des conférences entières et des salons commerciaux diffusés virtuellement ainsi que des réunions plus petites et même des événements sociaux.,

bien que certaines solutions de gestion d’événements virtuels offrent des outils d’inscription / de billetterie en ligne et de marketing événementiel (tels que les sites Web d’événements, les communications par e-mail et les applications événementielles), la plupart d’entre elles incluent ces fonctionnalités:

• diffusion vidéo/audio en direct en haute définition
• diffusion salles de mise en réseau virtuelles et applications
• bibliothèques d’actifs pour les participants (vidéos, livres blancs, etc.,)
• intégration avec les plateformes de diffusion en direct des médias sociaux

enfin…

comme vous pouvez le voir, le logiciel de gestion d’événements peut couvrir une grande variété d’outils, de fonctionnalités et de fonctions, il est donc préférable de commencer votre recherche en sachant exactement ce que vous devez accomplir et quelles tâches vous voulez que le logiciel fasse. Une fois que vous avez cette liste, trouver le bon ajustement est juste une question d’essayer les solutions qui correspondent à vos besoins.