una solicitud de propuesta (RFP) es un documento que una organización, a menudo una agencia gubernamental o una gran empresa, publica para obtener una respuesta (una oferta formal) de proveedores potenciales para una solución de TI deseada. La RFP especifica lo que el cliente está buscando y describe cada criterio de evaluación en el que se evaluará la propuesta de un proveedor.
¿qué debe incluirse en una RFP?,
una RFP generalmente incluye antecedentes sobre la organización emisora y sus líneas de negocio (LOBs), un conjunto de especificaciones que describen la solución buscada y los criterios de evaluación que revelan cómo se calificarán las propuestas.
la RFP normalmente contiene una sección, a veces llamada Declaración de trabajo(SOW), que define el alcance del trabajo o el alcance del Servicio (s) que se proporcionará (n). Esta sección analiza las tareas que debe realizar el postor ganador y un cronograma para proporcionar entregables.,
la solicitud de propuestas también incluye orientación para los ofertantes sobre cómo preparar una propuesta. Esta sección proporcionará los detalles sobre el formato de la propuesta, así como instrucciones sobre cómo se debe construir y organizar la respuesta a la solicitud de propuestas.
al escribir una RFP y SOW, es importante tener en cuenta los procesos organizacionales y las mejores prácticas, para maximizar la eficacia.
¿por qué son importantes las RFP y quién las USA?
Se puede emitir una solicitud de propuesta por varias razones. En algunos casos, la complejidad de un proyecto de TI requiere una RFP formal. Una organización puede beneficiarse de múltiples licitadores y perspectivas cuando busca una solución integrada que requiera una combinación de tecnologías, proveedores y configuraciones potenciales., Por ejemplo, una empresa que pasa de un sistema basado en papel a un sistema basado en computadora podría solicitar propuestas para todo el equipo, los programas y la capacitación de los usuarios necesarios para establecer e integrar el nuevo sistema en la organización. Una simple actualización de hardware, por el contrario, solo puede implicar la emisión de una solicitud de cotización (RFQ) a un solo proveedor.
algunas entidades, como las agencias gubernamentales, pueden estar obligadas a emitir RFPs para ofrecer una competencia plena y abierta. Una organización también puede lanzar una RFP para aumentar la competencia y reducir el costo de una solución., Dicho esto, una propuesta aceptada sobre la base de ser la más sensible a las especificaciones de una solicitud de propuestas puede no ser siempre la oferta de menor precio. Como muchas empresas competirán por hacer negocios con la empresa que emite una RFP, es importante que los proveedores elaboren respuestas de RFP ganadoras.
la habilidad con la que un cliente crea una RFP puede dictar la calidad de la respuesta de un postor y, por lo tanto, el éxito o el fracaso de la solución de TI resultante. Si los requisitos especificados son demasiado vagos, un postor puede perder la marca cuando diseña e implementa la solución., Sin embargo, los requisitos excesivamente detallados y restrictivos limitan la creatividad del licitador y sofocan la innovación. Es importante que las empresas establezcan expectativas claras con los proveedores para recibir una respuesta de calidad.
proceso de solicitud de propuestas
el proceso de solicitud de propuestas puede comenzar con un proyecto de solicitud de propuestas; los ofertantes examinan el proyecto de pliego de condiciones y presentan sugerencias para mejorarlo. La organización que emite una solicitud de propuestas también puede invitar a posibles licitantes a una conferencia previa a la licitación para que puedan hacer preguntas sobre el documento de solicitud y obtener más información sobre el proyecto., La propuesta final, que refleja los comentarios recibidos durante la etapa de borrador, se publica y los licitantes presentan propuestas. El cliente puede reducir la selección de postores a un grupo más pequeño y entrar en negociaciones sobre precios y detalles técnicos. El cliente puede entonces invitar a los licitadores restantes a presentar una mejor y última oferta en preparación para adjudicar un contrato.
RFP vs. RFI
aunque la RFP y la solicitud de información (RFI) suenan similares y pueden confundirse, representan hitos muy diferentes en el cronograma de pujas del proveedor., Una empresa emite una RFP a proveedores potenciales cuando ya ha especificado requisitos claros para el proveedor. Una RFI se usa más temprano en el ciclo, cuando la compañía emisora está inicialmente considerando posibles soluciones.