I pagamenti Lockbox sono un modo per le aziende di semplificare il modo in cui accettano denaro dai clienti e ottenere l’accesso al denaro. Quando un’azienda utilizza un servizio lockbox, in genere imposta una casella postale speciale per i propri clienti a cui inviare i pagamenti; quindi la banca raccoglie tali pagamenti, deposita il denaro e aggiorna l’azienda sulle proprie transazioni.

Come funzionano i pagamenti Lockbox

Supponiamo di ricevere una fattura dalla tua azienda elettrica. Arriva per posta con una ricevuta di rimessa., Si compila la scheda, allegare il vostro assegno, e posta fuori ad una casella postale in una città vicina. E ‘ la cassetta della tua azienda elettrica.

Un’azienda può utilizzare più di un lockbox, ad esempio uno in ogni regione del paese in cui svolge attività. Poiché i pagamenti dei clienti possono essere inviati alla lockbox più vicina anziché in tutto il paese, diminuisce il tempo di posta, accelerando l’accesso dell’azienda ai suoi fondi.,

Quando il pagamento arriva alla lockbox, viene raccolto dalla banca insieme a potenzialmente molti altri pagamenti, possibilmente fino a più volte al giorno. La banca può eseguire la scansione del bollettino di rimessa e controllare, consentendo alla società di ricevere le informazioni in formato digitale. Il denaro viene depositato e la società viene informata del pagamento sul proprio conto.

Vantaggi per i clienti

La rimessa del pagamento a una cassetta di sicurezza è un modo semplice e semplice per un cliente di inviare un assegno per il pagamento o il deposito., Per il prezzo di un francobollo, il loro pagamento viene consegnato in modo affidabile e i loro assegni vengono cancellati rapidamente. I pagamenti Lockbox vengono accreditati sul conto del cliente più velocemente a causa della frequenza con cui la banca raccoglie e deposita i pagamenti.

Vantaggi per le aziende

Probabilmente hai archiviato i pagamenti lockbox come consumatore. Ma considerali anche per il tuo business. I servizi Lockbox offrono velocità ed efficienza, ottenendo denaro sul tuo conto bancario più velocemente di quanto saresti in grado di farlo da solo.,

La posta può essere consegnata in una posizione lockbox più volte al giorno, invece della visita giornaliera a cui il tuo ufficio può essere abituato-offrendo maggiori opportunità per acquisire pagamenti ed effettuare depositi sul tuo conto.

I pagamenti lockbox riducono anche il “mail float” o il tempo tra un cliente che invia l’assegno e la tua azienda che lo riceve. Questo può aiutare a massimizzare tutti i soldi che è a vostra disposizione.,

Svantaggi dei pagamenti Lockbox

Mentre accelerano i tempi di elaborazione, riducono il float della posta e forniscono un accesso più rapido ai fondi, ci sono ancora alcuni svantaggi nei pagamenti lockbox. Per uno, anche se sono più veloci di accettare assegni in ufficio, sono ancora lento—più lento di altri mezzi elettronici di trasferimento. I pagamenti devono ancora viaggiare attraverso la posta ed essere elaborati prima che siano disponibili per i crediti.

Inoltre, c’è un po ‘ di rischio per la sicurezza nell’utilizzo dei pagamenti lockbox., Se la tua banca si basa sull’inserimento manuale dei dati per l’elaborazione dei pagamenti lockbox, c’è il rischio di frode, sia da parte di un impiegato di banca senza scrupoli, un appaltatore offshore o un cliente che scrive un assegno fraudolento. Inoltre, l’elevato volume di controlli elaborati significa che c’è un margine di errore.

Va anche notato, ovviamente, che i servizi lockbox non sono gratuiti e il loro costo include un canone mensile in aggiunta alle spese di servizio per transazione.,

Infine, i pagamenti lockbox non si legano automaticamente al sistema contabile; il personale di back-office deve comunque riconciliare i pagamenti con i conti dei clienti.

Servizi elettronici

Alcune banche offrono servizi di digitalizzazione e lockbox basati su immagini. I servizi basati su immagini scansionano tutto ciò che viene inviato al tuo lockbox in modo da poterlo visualizzare online. Spesso puoi vedere le immagini dei pagamenti ricevuti lo stesso giorno in cui raggiungono la lockbox.,

Ad esempio, i programmi OCR (Optical Character Recognition) “leggono” tutto e memorizzano elettronicamente l’output. Questi tipi di servizi automatizzano l’immissione dei dati, forniscono informazioni finanziarie e sui clienti nello stesso giorno e consentono di eseguire il backup e analizzare i dati di lockbox in diversi modi.

Nel complesso, i pagamenti lockbox possono farti risparmiare tempo, aiutarti a gestire la tua attività in modo più efficiente e migliorare il servizio clienti., Che siano adatti alla tua azienda o attività dipende dal volume dei pagamenti che ricevi e se il costo di lockbox banking è compensato dalla riduzione del float della posta e dall’aumento della disponibilità di fondi.,