Molti anni fa, mi è stato dato l’incarico di scrivere un documento di processo in una classe di inglese universitaria. L’insegnante ha spiegato che dovevamo descrivere un processo o un’abilità che gli altri potrebbero non sapere come fare. Ho scelto di scrivere sulla programmazione di un semplice pattern a quattro battute in una drum machine Roland TR-505, utilizzando spiegazioni chiare e procedure passo-passo.,

Alcuni anni dopo, mi è stato chiesto di scrivere una procedura operativa standard (SOP) per fornire note di rilascio con release di prodotti software. Che sembrava abbastanza semplice—tutto quello che dovevo fare era scrivere alcune spiegazioni chiare e procedure passo-passo di nuovo, giusto?

Sbagliato.

Ho subito capito che scrivere un documento SOP comporta più di scrivere un semplice processo.,

Qual è la differenza tra un processo e una procedura operativa standard?

I processi e le procedure includono istruzioni passo-passo per aiutarti a eseguire correttamente un’attività specifica. Un processo di solito funziona a un livello superiore, mentre una procedura operativa standard prende gli elementi di un processo di alto livello e aggiunge più dettagli, assegnazioni specifiche e flussi di lavoro per conformarsi agli standard aziendali o di settore.,

Potresti aver bisogno di un processo solo quando hai solo bisogno che il tuo pubblico sappia cosa deve essere fatto per ottenere il risultato desiderato.

Ad esempio, non è necessario un SOP per programmare una drum machine perché ci sono troppe variabili. Non ci sono suoni di batteria standard che devi usare per creare un battito. Tutto ciò che serve è un processo passo-passo che descrive come selezionare una firma di tempo, un tempo, e i suoni specifici che si desidera utilizzare e come organizzare quei suoni in un modello che suona bene a voi. Questo processo di base lascia a voi per liberare la propria creatività.,

In un SOP, descrivi anche ciò che deve accadere per un risultato. Inoltre, dovresti includere passaggi e informazioni più dettagliate come chi, quando e dove., Qui ci sono un paio di motivi, potrebbe essere necessario un SOP:

• Per garantire la conformità di rispettare gli standard
• Per massimizzare la produzione requisiti
• Per garantire che la procedura non ha alcun impatto negativo sull’ambiente
• Per garantire la sicurezza
• Per aderire ad un programma
• Per evitare guasti di produzione
• Per essere utilizzato per la formazione

Per esempio, potrebbe essere necessario creare un CONTENTINO per le persone che producono le note di rilascio.,essere incluso (correzioni o miglioramenti che non sono rivolta al cliente)

Quando le informazioni devono essere raccolte (come di molte settimane o giorni prima del rilascio)

Che raccoglie le informazioni (scrittore, product manager, tester)

il formato da utilizzare per l’output (HTML, PDF)

Come il ciclo di revisione funziona (quando il documento viene inviato per la revisione, che esamina il documento, quanto tempo per rivedere, quanto tempo per implementare le modifiche)

per Chi ha necessità di approvare il documento (team conduce, prodotti proprietari, dirigenti)

Come si fa a scrivere una procedura operativa standard documento?,

Indipendentemente dal tipo di attività in cui ti trovi, dovresti disporre di documenti SOP ben definiti che aiuteranno i tuoi dipendenti a capire come eseguire i lavori di routine in modo sicuro, in conformità con le normative e in modo coerente, indipendentemente da chi completa l’attività.

Non esiste un documento ufficiale di procedura operativa standard che ti insegni come scrivere un SOP. Ma ci sono alcuni passaggi che puoi seguire che ti aiuteranno a organizzare i tuoi pensieri e pianificare il percorso più efficace per standardizzare le tue procedure.,

Passo 1: Inizia con la fine in mente

Definisci quale sia il risultato finale o l’obiettivo per il SOP che stai scrivendo. Ad esempio, se si sta scrivendo un documento che descrive le procedure per la chiusura di un ristorante ogni sera, l’obiettivo è quello di proteggere l’edificio fino a quando l’equipaggio di preparazione arriva al mattino.

Questo passaggio non include dettagli come la pulizia dei pavimenti o l’inserimento dei sistemi di allarme. Si desidera semplicemente identificare ciò che la procedura compirà.

Tutte le organizzazioni dispongono di processi e procedure ripetuti giornalmente, settimanalmente e mensilmente., Mentre definisci i tuoi obiettivi, chiedi se è necessario un documento SOP per quel particolare obiettivo. Oppure, vedi se un SOP è già stato creato per raggiungere l’obiettivo e forse hai solo bisogno di rivederlo e cercare modi per migliorarlo.

Chiediti se c’è un motivo specifico per cui questo obiettivo dovrebbe essere accompagnato da un documento di procedura operativa standard.

Quando sai cosa vuoi che il tuo SOP compia, è molto più facile scrivere uno schema e definire i dettagli.,

Passo 2: Scegli un formato

È probabile che la tua azienda abbia già alcuni documenti SOP che sono stati scritti per altre procedure in passato. Puoi semplicemente fare riferimento a tali documenti come modelli per le linee guida di formattazione preferite.

Se non si dispone di documenti da utilizzare come riferimento, provare una di queste idee:

• A simple steps format: Utilizzare questo formato per le procedure di routine che sono brevi e facili da seguire., Oltre alle linee guida di sicurezza e altra documentazione obbligatoria, questo tipo di formato è generalmente un semplice elenco numerato o puntato con frasi brevi e semplici che sono chiare e facili da seguire per il lettore.
• Un formato di passi gerarchici: Se le procedure hanno un sacco di passi che coinvolgono alcune decisioni, si consiglia di utilizzare il formato di passi gerarchici. Questo è di solito un elenco puntato o numerato di passaggi principali seguiti da una serie di sottopassi specifici.
• Un formato di diagramma di flusso: Si consiglia di utilizzare un diagramma di flusso per mappare e pianificare le procedure che includono molti possibili risultati., Questa è una buona scelta quando i risultati non sono sempre prevedibili.

Lucidchart può fornirti il modello perfetto per aiutarti a creare diagrammi di flusso, mappe mentali o qualsiasi altro documento per aiutarti a visualizzare come verrà sviluppato il tuo SOP. Vedi i nostri esempi che potrebbero essere inclusi come parte di un SOP sulla qualificazione e l’elaborazione dei lead di vendita.,

Step 3: Ask for input

Get the team together and ask them how they think the job should be performed., Queste sono le persone che stai per chiedere di aderire al SOP, quindi vuoi essere sicuro che abbia senso per loro e che tutti i compiti necessari siano inclusi.

Ci saranno più bozze e recensioni—assicurati di invitare il tuo team a rivedere le bozze in modo che possano dare ulteriori suggerimenti.

Passo 4: Definire l’ambito

È possibile che il SOP su cui si sta lavorando dipenda da altri SOP e team in altri reparti per essere completato con successo., Determinare se è sufficiente fare riferimento a tali altre procedure o se è necessario aggiungerle al documento della procedura operativa standard corrente. Forse hai bisogno di un diagramma di flusso o di una mappa per definire chiaramente le dipendenze e le parti responsabili.

Utilizzare Lucidchart per creare i documenti necessari per monitorare e tenere traccia dei percorsi procedurali e delle dipendenze.,

Passo 5: Identificare il pubblico

Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a determinare come si dovrebbe scrivere il SOP documento. Considera queste domande:

• Qual è la loro conoscenza precedente? Hanno già familiarità con l’organizzazione e le procedure? Conoscono già la terminologia? Sono diventati compiacenti e hanno bisogno di un aggiornamento?, Devi scrivere al livello di conoscenza del tuo pubblico – abbassalo troppo o rendilo troppo complicato, e li perderai.
• Quali sono le loro competenze linguistiche? Forse il tuo pubblico non parla nativamente la tua lingua. Se questo è il caso, si consiglia di utilizzare più immagini che parole.
• Sono nuovi dipendenti? Quando si introducono nuovi dipendenti, i documenti SOP devono essere molto dettagliati e orientati alla formazione. Si desidera garantire risultati coerenti indipendentemente da chi sta eseguendo un’attività.
• Qual è la dimensione del tuo pubblico?, Più persone in ruoli diversi in più organizzazioni leggeranno il documento? Se è così, si consiglia di scrivere le procedure in un modo che definisce chiaramente chi, o quale ruolo, esegue ogni attività. Questo aiuta il pubblico a capire dove ognuno si inserisce nel processo e perché la loro parte particolare è importante.

Una volta determinato il pubblico, è possibile utilizzare Lucidchart per delineare ruoli e responsabilità all’interno della procedura, in modo che tutti capiscano di quali compiti sono responsabili.,SOP

Scrivere una bozza di procedura operativa standard e considerare, tra cui alcuni dei seguenti elementi:

Titolo della pagina

Questa pagina possono includere:

• Il titolo della procedura
• Un SOP numero di identificazione
• Una data di pubblicazione o revisione data
• Il nome del ruolo, l’organizzazione, la divisione, o agenzia che il SOP si applica a
• i Nomi e le firme di coloro che hanno preparato e approvato con le procedure indicate nel SOP

sommario

Hai solo bisogno di una tabella di contenuti, se il documento è molto grande, con molte pagine., Il sommario consente un facile accesso ad aree specifiche del documento.

Le procedure specifiche

Questa è la maggior parte del documento e comprende le procedure specifiche passo-passo che devono essere seguite al fine di rispettare con successo gli standard aziendali e le norme di sicurezza. Questa sezione potrebbe anche includere:

• Una descrizione dell’ambito e dello scopo del SOP, dei suoi limiti e di come viene utilizzato. È possibile includere standard, requisiti normativi, ruoli e responsabilità e input e output.,
• Dettagli necessari e aggiuntivi necessari per completare ogni passaggio. Discutere le decisioni che devono essere fatte, i possibili bloccanti, le considerazioni di sicurezza e qualsiasi altro scenario “what if” che potrebbe sorgere.
• Chiarimento della terminologia, inclusi acronimi e frasi che potrebbero non essere familiari al pubblico.
• Avvertenze per la salute e la sicurezza. Questi avvisi dovrebbero essere elencati in una sezione separata e dovrebbero accompagnare le fasi applicabili all’interno del processo.,
• Un elenco completo di tutte le attrezzature e le forniture necessarie, dove trovarle e quando saranno necessarie.
• Una sezione di risoluzione dei problemi per coprire le cose che possono andare male, quali tipi di cose il lettore dovrebbe cercare, e ciò che può interferire con il risultato finale.

Passo 7: Revisione, test, modifica, ripetizione

Dopo aver scritto il documento della procedura operativa standard:

1. Invia una bozza del SOP ai membri del team per la revisione. Fateli notare errori grammaticali e tecnici.,
2. Testare il documento da soli per assicurarsi di ottenere il risultato desiderato.
3. Hanno altri membri del team di testare le procedure per garantire che la lingua è chiara, può essere facilmente seguita, e può essere completato con successo.
4. Incorporare modifiche e suggerimenti rilevanti per migliorare il documento.
5. Ripetere questi passaggi fino a quando il documento è approvato e accettato da tutte le parti interessate.
6. Implementare il SOP. Renderlo facilmente accessibile a coloro che ne hanno bisogno per fare il loro lavoro.,

È necessario rivedere il SOP ogni sei-dodici mesi o se necessario per identificare le aree in cui può essere migliorato e per riflettere eventuali modifiche apportate alle procedure attuali.

In che modo Lucidchart può aiutarti a scrivere procedure operative standard?

Lucidchart è un’applicazione web-based che consente di creare qualsiasi diagramma e collaborare con chiunque, ovunque e in qualsiasi momento. Diagramma un diagramma di flusso, swimlane, o un modello di processo di business per aiutare a visualizzare e documentare i processi., L’utilizzo delle visualizzazioni può aiutare a comprendere più facilmente i flussi della procedura rispetto a una lista di controllo scritta o a un paragrafo.

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