Mantieni gli affari in esecuzione con un sito Web di contabilità per piccole imprese

Decine di migliaia di piccole imprese negli Stati Uniti hanno chiuso definitivamente da quando sono iniziati gli arresti COVID-19 a marzo. E ora che il tempo sta diventando più freddo e la gente rimarrà più in casa, potremmo continuare a vedere più ondate del virus che si diffondono in tutto il paese. Indipendentemente dal fatto che ciò porti o meno a un ritorno agli arresti, le piccole imprese continueranno senza dubbio a soffrire., Se possiedi una piccola impresa che ha perso clienti e vendite nel 2020, hai bisogno di tutto l’aiuto che puoi ottenere per sopravvivere.

I siti Web di contabilità per piccole imprese non sono certamente una panacea, ma se ne usi uno religiosamente, dovresti sentirti più in controllo delle tue finanze ed essere in grado di prendere decisioni migliori. Come alle prese con lo stato attuale del vostro reddito e le spese, è possibile fare piani più intelligenti per il vostro futuro.

Categorizziamo questi prodotti contabili in due gruppi: quelli migliori per le piccole imprese e quelli migliori per proprietari individuali e liberi professionisti., La prima categoria di siti include Editors ‘ Choice winner Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero e Zoho Books. Il secondo gruppo presenta Editors ‘ Choice vincitore FreshBooks, GoDaddy Contabilità, QuickBooks Lavoratori autonomi, Alba, e Onda. Differenziiamo quest’ultima categoria in una sezione successiva di questa carrellata.

Cosa possono fare questi servizi

La contabilità finanziaria è complicata e richiede molto tempo., Gli imprenditori trovano abbastanza impegnativo per coprire le basi-pagare le bollette e il monitoraggio delle entrate in entrata-per non parlare di rispondere a domande critiche come: Siamo redditizi? Perché o perché no? Possiamo effettuare i pagamenti fiscali richiesti? Dovremmo investire in nuove attrezzature? Abbiamo bisogno di esplorare il finanziamento? Riusciremo a colpire i nostri numeri di bilancio? Dove possiamo tagliare le spese? I membri del team appropriati possono accedere a tutti i nostri dati contabili online, se devono lavorare da casa?

Un buon small business accounting sito web in grado di fornire informazioni in pochi secondi, che vi aiuterà a rispondere a queste domande, sulla base degli input forniti., Una volta popolato un sito con informazioni sui tuoi conti finanziari, sui tuoi clienti e fornitori e sui prodotti o servizi che vendi, puoi utilizzare tali dati per creare transazioni che il sito può, a sua volta, utilizzare per creare insight. Strumenti di ricerca istantanea e report personalizzabili consentono di rintracciare i più piccoli dettagli e vedere panoramiche di come il vostro business sta eseguendo. Le app Android e iOS per i siti ti consentono di accedere alle tue finanze dai tuoi dispositivi mobili.,

Impostazione della contabilità

A seconda di quanto tempo il vostro business è stato operativo, iniziare con un piccolo sito web di contabilità aziendale può richiedere da cinque minuti a diverse ore dopo la firma per un account. I siti di contabilità per piccole imprese addebitano canoni di abbonamento mensili e di solito offrono periodi di prova gratuiti. Quanto più è necessario farlo, più a lungo le attività di installazione prenderanno (e più alto è il pagamento mensile, in generale).

In primo luogo, è necessario fornire i dati di contatto. Se vuoi che il tuo logo appaia sui moduli di vendita e acquisto, puoi semplicemente caricarlo., Alcuni siti di contabilità di piccole imprese chiedono se si prevede di utilizzare funzionalità specifiche come gli ordini di acquisto e il monitoraggio dell’inventario, in modo che possano attivarli o disattivarli. Essi possono anche chiedere quando inizia l’anno fiscale, per esempio, e se si utilizzano i numeri di conto.

Vuoi accedere alle transazioni che hai memorizzato nei conti finanziari online (controllo, carte di credito e così via)? Inserisci le tue credenziali di accesso per quell’account e il sito di contabilità delle piccole imprese importerà le transazioni recenti (di solito 90 giorni) e le aggiungerà a un registro online., Vuoi lasciare che i clienti paghino con carte di credito e prelievi bancari? Dovrai registrarti con un processore di pagamento come PayPal (verranno applicati costi aggiuntivi) o Stripe.

La tua gente, la tua roba

Una delle grandi cose sull’utilizzo di un sito web di contabilità di piccole imprese è che riduce l’immissione di dati ripetitivi. Una volta compilati gli spazi vuoti per creare un record cliente, ad esempio, non dovrai mai più cercare quel codice postale. Quando è necessario fare riferimento a un cliente in una transazione, verrà visualizzato in un elenco., Lo stesso vale per i fornitori, articoli o servizi, e dipendenti. Non più la compilazione di file di carte o fogli di calcolo disordinato.

Una volta completato un record cliente e iniziato a creare fatture, inviare dichiarazioni e registrare le spese fatturabili, in genere è possibile accedere a tali attività storiche all’interno del record stesso. Alcuni siti, come Zoho Books, visualizzano una mappa della posizione dell’individuo o dell’azienda e consentono di creare i propri campi in modo da poter tenere traccia di ulteriori informazioni importanti per te (cliente dal momento che, compleanno e altri campi simili).,

Se si dispone di dipendenti che hanno pagato tramite un altro metodo, si può avere la possibilità di utilizzare una soluzione di libro paga interna o uno offerto da un’altra società. Payroll setup può richiedere un po ‘ di tempo e fatica dal momento che è necessario fornire informazioni sulla storia del libro paga (personale di supporto sito web può aiutare con questo). Anche quando si sta iniziando fresco con la compensazione dei dipendenti, c’è un sacco di terreno da coprire. Il sito ha bisogno di dettagli precisi su cose come i requisiti fiscali sui salari, i benefici forniti e i cicli di pagamento., Molti siti di contabilità di piccole imprese offrono assistenza personale con questo compito, e tutti rendono chiaro esattamente ciò che deve essere fatto prima di eseguire il tuo primo libro paga.

È possibile eseguire una configurazione minima e quindi saltare alla creazione di fatture, pagare le bollette e accettare pagamenti. Tutti i servizi inclusi qui consentono di aggiungere clienti, fornitori e prodotti durante il processo di completamento delle transazioni (è necessario farlo comunque man mano che si cresce e si aggiunge ai database dei contatti e dell’inventario)., Devi solo decidere se vuoi passare il tempo in anticipo a costruire i tuoi record o prendere tempo quando sei nel bel mezzo delle vendite o dei moduli di acquisto.

La maggior parte dei siti di contabilità di piccole imprese offrono la possibilità di importare elenchi esistenti in formati come CSV e XLS. Essi forniscono strumenti di mappatura per assicurarsi che tutto viene in correttamente. Questa procedura funziona meglio su alcuni siti rispetto ad altri.,

Spostare denaro e prodotti

I contabili amano usare frasi come crediti e debiti per descrivere gli elementi primari della contabilità: registrazione e monitoraggio delle entrate e delle spese o monitoraggio delle vendite e degli acquisti. I siti di contabilità di piccole imprese sono progettati per attirare persone che non usano lo stesso tipo di linguaggio dei professionisti contabili ed evitano tale terminologia.

I siti web consentono di creare facilmente qualsiasi transazione che una piccola impresa è probabile che abbia bisogno., I più comuni di questi sono fatture e fatture e tutti i servizi che abbiamo esaminato li supportano. Siti come Xero e Zoho Books vanno oltre, consentendo di produrre forme più avanzate, come ordini di acquisto, ricevute di vendita, note di credito e dichiarazioni. Forniscono modelli per questi moduli online che assomigliano alle loro controparti cartacee. Tutto quello che devi fare è riempire gli spazi vuoti e selezionare da elenchi di variabili come clienti e articoli.

Una volta completata una fattura, ad esempio, sono disponibili diverse opzioni., È possibile salvarlo come bozza o versione finale e stamparlo o inviarlo via email. Se fai quest’ultimo e hai stabilito una relazione con un processore di pagamento, la tua fattura può contenere uno stub che spiega come il cliente può restituire il pagamento tramite carta di credito o prelievo bancario. È possibile creare una versione PDF della fattura, copiarla, registrare un pagamento su di essa e configurarla in modo che si ripresenti secondo una pianificazione regolare. Tutte le forme in questi siti funzionano allo stesso modo.

Questi siti prestano particolare attenzione alle spese della tua azienda—non alle bollette che inserisci e paghi, ma ad altri acquisti che fai., Questa è un’area delle tue finanze che può facilmente sfuggire al controllo se non è monitorata. Quindi, i siti di contabilità per piccole imprese ti parlano di loro, dividendoli in tipi di spesa e confrontandoli con il tuo reddito utilizzando totali e grafici colorati.

Se siete in viaggio e hanno numerose spese correlate sulla strada, per esempio, allora si può scattare foto di ricevute con lo smartphone. Alcuni siti allegano queste ricevute a un modulo di spesa inserito manualmente., Altri, come Intuit QuickBooks Online, effettivamente leggere le ricevute e trasferire alcuni dei loro dati (come la data, fornitore, e l’importo) ad un modulo di spesa utilizzando la tecnologia OCR.

Come ho già detto in precedenza, una delle attività di installazione comporta la creazione di record che contengono informazioni sui prodotti e servizi venduti in modo da poterli utilizzare nelle transazioni. Questi variano in complessità, quindi è necessario comprendere le differenze prima di andare con un sito o un altro. Alcuni, come Kashoo, semplicemente consentono di mantenere i record descrittivi. Altri, come Intuit QuickBooks Online, vanno oltre., Chiedono quanti di ogni prodotto hai nell’inventario quando crei un record e a che punto dovresti essere avvisato di riordinare. Poi in realtà monitorare i livelli di inventario, che fornisce approfondimenti sui modelli di vendita e ti impedisce di esaurirsi.

Transazioni e operazioni bancarie

Mentre gran parte del vostro lavoro di contabilità quotidiana comporta probabilmente pagare le bollette, l’invio di fatture, e la registrazione dei pagamenti, è anche necessario tenere d’occhio la vostra banca e carta di credito attività. Se hai collegato i tuoi conti finanziari al tuo sito di contabilità, allora questo è facile da realizzare., Per prima cosa, i loro saldi appariranno spesso sul cruscotto (homepage). È inoltre possibile visualizzare il registro online di ciascun account, che contiene le transazioni che sono state cancellate dalla banca e importate nella soluzione contabile (insieme a quelle immesse manualmente).

Puoi fare molto con queste transazioni una volta che appaiono in un registro. Per prima cosa, dovrebbero essere classificati (spese d’ufficio, tasse sui salari, viaggi e costi dei pasti sono alcuni esempi) in modo da sapere da dove provengono i tuoi soldi e dove stanno andando., Ogni sito indovina come almeno alcune transazioni potrebbero essere classificate. È possibile modificare questi se non sono corretti e aggiungere il proprio. La categorizzazione coscienziosa si tradurrà in rapporti più accurati e dichiarazioni dei redditi.

È anche possibile abbinare le transazioni correlate, ad esempio una fattura che è stata immessa nel sistema e un pagamento corrispondente che è venuto attraverso. Ancora una volta, alcuni siti fanno supposizioni istruite qui. È possibile dividere le transazioni che devono essere assegnati a più categorie, prendere appunti, e riconciliare i conti con la vostra banca e estratti conto della carta di credito.,

Leggilo in un rapporto

I rapporti sono la tua ricompensa per tenere il passo con il tuo lavoro quotidiano e completarlo correttamente. Ogni piccolo sito di contabilità aziendale viene fornito con modelli per numerosi tipi di output penetranti. Si seleziona uno, personalizzarlo utilizzando il filtro e visualizzare le opzioni fornite, e lasciare che il sito versare i propri dati aziendali in esso. Ci vogliono solo pochi secondi per generare un report dopo averlo definito.

Esistono due tipi principali di report. La maggior parte di loro sono il tipo che qualsiasi piccolo imprenditore potrebbe personalizzare, generare e capire., Ti dicono chi ti deve soldi, quali dei tuoi prodotti e servizi stanno vendendo bene, se stai facendo soldi o meno, quali spese e servizi non sono ancora stati fatturati, quali clienti stanno comprando di più e quanto devi in imposta sulle vendite, per esempio.

Ci sono altri rapporti, però, che non sono così facili da capire. Questi sono considerati rapporti finanziari standard e sono il tipo di documenti di cui hai bisogno se vuoi ottenere un prestito da una banca o attirare investitori., Hanno nomi come Stato patrimoniale, rendiconto finanziario, Bilancio di prova e Profitto & Perdita. I siti di contabilità di piccole imprese possono generarli, ma hai davvero bisogno di un professionista contabile per analizzarli per dirti in termini concreti cosa significano per la tua azienda.

Come funzionano gli strumenti di contabilità

La contabilità probabilmente non fa l’elenco delle cose che ti piace fare come imprenditore. Può essere complicato e deve essere fatto correttamente., Quindi, i creatori di siti di contabilità di piccole imprese hanno lavorato duramente per presentare questa disciplina nel modo più semplice e, bene, piacevolmente possibile. Alcuni-tra cui Intuit QuickBooks Online e Zoho Books-hanno avuto più successo in questo rispetto ad altri.

Se hai mai usato un’app di produttività online, non dovresti avere problemi a capire la struttura di questi siti. Tutti dividono il loro contenuto in moduli logici fornendo barre degli strumenti e altre guide di navigazione. Le attività di vendita sono raggruppate insieme come le attività di acquisto, inventario, reporting e libro paga., C’è sempre un collegamento alle Impostazioni che ti porta alle schermate in cui puoi specificare le preferenze per l’intero sito. Questi includono le faccende di installazione e le impostazioni che potrebbe essere necessario modificare a volte, come limitare gli utenti aggiuntivi ad aree specifiche.

Dashboard di un sito (homepage) fornisce una panoramica in tempo reale delle informazioni finanziarie è necessario vedere di frequente, tra cui grafici confrontando entrate e spese, saldi dei conti, e fatture e fatture che hanno bisogno di attenzione immediata. Ci sono spesso collegamenti ad aree del sito in cui è possibile agire.,

Si utilizzano le convenzioni web standard per navigare in ogni sito e inserire i dati. Lungo la strada, si incontrano un sacco di pulsanti e frecce, elenchi a discesa, e menu. Il colore è talvolta usato per indicare informazioni correlate, mentre la grafica e i caratteri sono ben scelti per rendere gli strumenti il più esteticamente gradevoli possibile.

Risorse di aiuto

Questi siti semplificano il processo di contabilità, ma ci saranno indubbiamente momenti in cui hai domande. Il supporto è disponibile in molte forme. Alcuni forniscono aiuto sensibile al contesto lungo la strada e database ricercabili di articoli., Tutti offrono una combinazione di chat, e-mail e assistenza telefonica.

Intuit fa un ulteriore passo avanti. Il suo servizio QuickBooks Live aggiunge il supporto di contabilità a QuickBooks Online Plus. Comunichi con il tuo contabile dedicato tramite video chat a senso unico (non possono vederti) o e-mail. Questo individuo e il suo team lavorano con te per personalizzare la configurazione e monitorare le transazioni in modo che siano accuratamente inserite e classificate a fini fiscali., Riconciliano i tuoi account e chiudono i tuoi libri alla fine del mese per evitare errori, inoltre sono disponibili per domande durante il normale orario di lavoro. Infine, generano i rapporti necessari in modo da essere pronti a preparare le tasse o consegnarle al tuo commercialista. Sunrise e Wave offrono un servizio di contabilità a pagamento simile a QuickBooks Live.

Software di contabilità per aziende più semplici

Se sei un unico proprietario o libero professionista, allora probabilmente non hai bisogno di tutte le funzionalità offerte dai siti web di contabilità di piccole imprese., Si potrebbe desiderare di tenere traccia dei conti bancari e carte di credito on-line; reddito record e le spese; inviare fatture; e tenere traccia del tempo lavorato (se sei basato sul servizio). Forse hai bisogno di monitorare il chilometraggio. Potresti aver bisogno di aiuto per stimare il tuo obbligo di imposta sul reddito trimestrale e certamente vuoi l’accesso mobile ai tuoi dati finanziari.

I cinque servizi che abbiamo recensito offrono una combinazione delle funzionalità di cui sopra e, per la maggior parte, sono meno costosi dei siti Web di contabilità per piccole imprese completi (due sono gratuiti)., Questi siti presentano disegni semplici e intuitivi e ti aiutano a fare ciò che deve essere fatto rapidamente e facilmente. Abbiamo suddiviso questi cinque servizi nella loro carrellata, che va più in profondità su ciò che i liberi professionisti dovrebbero cercare in un servizio di contabilità.

Scegli gli strumenti finanziari giusti per la tua attività

Se hai bisogno di strumenti finanziari entry-level o la tua attività è abbastanza complessa da richiedere una contabilità di piccole imprese a tutti gli effetti, almeno uno dei servizi che abbiamo esaminato dovrebbe adattarsi alle tue esigenze aziendali.,

Mentre stai pensando ai tuoi soldi, potresti anche prendere in considerazione le nostre recensioni sui servizi di libro paga online e sul software fiscale.