Una request for Proposal (RFP) è un documento che un’organizzazione, spesso un’agenzia governativa o una grande impresa, pubblica per ottenere una risposta-un’offerta formale-da potenziali fornitori per una soluzione IT desiderata. La RFP specifica ciò che il cliente sta cercando e descrive ogni criterio di valutazione su cui verrà valutata la proposta di un fornitore.
Cosa deve essere incluso in una RFP?,
Una RFP generalmente include background sull’organizzazione emittente e le sue linee di business (LOB), una serie di specifiche che descrivono la soluzione ricercata e criteri di valutazione che rivelano come le proposte saranno classificate.
La RFP in genere contiene una sezione, a volte chiamata dichiarazione di lavoro (SOW), che definisce l’ambito di lavoro o l’ambito di servizio(s) da fornire. Questa sezione illustra le attività che devono essere eseguite dall’offerente vincitore e una tempistica per la fornitura dei risultati finali.,
La richiesta di proposta include anche indicazioni per gli offerenti su come preparare una proposta. Questa sezione fornirà i dettagli sul formato della proposta, nonché le istruzioni su come la risposta RFP deve essere costruita e organizzata.
Quando si scrive un RFP e SOW, è importante essere consapevoli dei processi organizzativi e delle migliori pratiche, per massimizzare l’efficacia.
Perché le RFP sono importanti e chi le usa?
Una RFP può essere emessa per una serie di motivi. In alcuni casi, la complessità di un progetto IT richiede una RFP formale. Un’organizzazione può beneficiare di più offerenti e prospettive quando cerca una soluzione integrata che richiede un mix di tecnologie, fornitori e potenziali configurazioni., Un’azienda che passa da un sistema basato su carta a un sistema basato su computer, ad esempio, potrebbe richiedere proposte per tutto l’hardware, il software e la formazione degli utenti necessari per stabilire e integrare il nuovo sistema nell’organizzazione. Un semplice aggiornamento hardware, al contrario, può comportare solo l’emissione di una richiesta di preventivo (RFQ) a un singolo fornitore.
Ad alcune entità, come le agenzie governative, potrebbe essere richiesto di emettere RFP per fornire una concorrenza piena e aperta. Un’organizzazione può anche rilasciare un RFP per aumentare la concorrenza per ridurre il costo di una soluzione., Detto questo, una proposta accettata sulla base di essere la più sensibile alle specifiche di una RFP potrebbe non essere sempre l’offerta a prezzo più basso. Come molte aziende saranno in competizione per il business con la società che emette un RFP, è importante per i fornitori di mestiere vincente risposte RFP.
L’abilità con cui un cliente crea una RFP può dettare la qualità della risposta di un offerente e, quindi, il successo o il fallimento della soluzione IT risultante. Se i requisiti specificati sono troppo vaghi, un offerente può perdere il segno quando progetta e implementa la soluzione., Requisiti eccessivamente dettagliati e restrittivi, tuttavia, limitano la creatività dell’offerente e soffocano l’innovazione. È importante per le aziende stabilire aspettative chiare con i fornitori al fine di ricevere una risposta di qualità.
Processo di richiesta di proposta
Il processo di RFP può iniziare con una bozza di RFP; gli offerenti esaminano il documento di sollecitazione del progetto e inviano suggerimenti per il miglioramento. L’organizzazione che emette un RFP può anche invitare i potenziali offerenti a una conferenza pre-offerta in modo che possano porre domande sul documento di sollecitazione e saperne di più sul progetto., La RFP finale, che riflette il feedback ricevuto durante la fase di bozza, viene quindi emessa e gli offerenti presentano proposte. Il cliente può selezionare gli offerenti in un gruppo più piccolo e avviare trattative su prezzi e dettagli tecnici. Il cliente può quindi invitare i restanti offerenti a presentare un’offerta migliore e definitiva in preparazione all’aggiudicazione di un contratto.
RFP vs RFI
Sebbene RFP e Request for Information (RFI) siano simili e possano essere confusi, rappresentano pietre miliari molto diverse nella timeline dell’offerta del fornitore., Una società emette una RFP ai potenziali fornitori quando ha già specificato requisiti chiari per il fornitore. Un RFI viene utilizzato in precedenza nel ciclo, quando la società emittente è inizialmente intrattenere possibili soluzioni.