Daca te intrebi cum de a îmbunătăți întâlniri cu personalul, ai venit la locul potrivit. întâlnirile ar trebui să informeze și să motiveze o echipă, dar ocazional se prăbușesc. Acest lucru poate fi valabil mai ales în cazul întâlnirilor la distanță sau virtuale, unde poate fi dificil să mențineți angajamentul ridicat printr-un ecran.cu toate acestea, beneficiile reuniunilor personalului sunt abundente. Moralul sporit, o mai bună comunicare și mai multe idei schimbate sunt doar câteva dintre pietrele prețioase extrase din întâlnirile de succes., Mai simplu spus, întâlnirile mai bune ale personalului asigură un loc de muncă mai bun.

pentru a vă ajuta să începeți să vă îndepărtați la întâlniri dificile, am compilat o listă de 10 dos și interdicții concepute pentru a vă îmbunătăți instrumentele.

dar mai întâi, vom trece peste câteva dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primim cu privire la desfășurarea cu succes a ședințelor personalului:

sunt necesare ședințele personalului?

în primele etape ale unei noi afaceri sau organizații, întâlnirile oficiale ale personalului nu se pot întâmpla. În schimb, câțiva fondatori ar putea colabora și comunica informal pentru a scoate lucrurile de la sol.,cu toate acestea, pe măsură ce o organizație crește și adaugă Echipe, întâlnirile personalului devin esențiale. Fără ele, comunicarea tinde să devină disociată, iar colaborarea se destramă. O cultură la locul de muncă nu reușește să se dezvolte fără un sentiment de unitate. Membrii echipei își pierd capacitatea de a cere și de a oferi feedback și de a ajuta la proiecte provocatoare.

fără un sentiment de includere în proiectele celuilalt, membrii echipei se concentrează doar pe munca și luptele proprii. Această viziune tunel și izolare mânca departe la moralul și motivația., Totul este de zece ori mai greu de făcut—dar întâlnirile bune ale personalului pot rezolva acest lucru.

care este scopul unei reuniuni a personalului?

De ce au întâlniri de personal?

mulți dintre noi au stat prin întâlniri dureroase, târât-out (care ar fi putut fi un e-mail) la un moment dat. Dar nu trebuie să fie așa. Echipele trebuie să împărtășească obiective, proceduri și strategii. Concentrându-se strict pe subiectele de întâlnire ale personalului necesar, întâlnirile vor fi utile și conștiente de timp.întâlnirile de succes ale personalului reunesc pe toată lumea pentru a face check-in unul cu celălalt și pentru a comunica obstacolele și nevoile., Cel puțin, ședințele personalului îi țin pe toți pe aceeași pagină. Atunci când se fac bine, ele cresc Responsabilitatea, Angajamentul și rezolvarea creativă a problemelor.

atunci când o echipă se adună pentru a împărtăși progresul și pentru a construi împreună, acestea alimentează succesul general al unei organizații. La rândul său, acest lucru contribuie la unul dintre numeroasele beneficii ale întâlnirilor personalului: o cultură productivă și angajată la locul de muncă de care membrii echipei se bucură de fapt. Întâlnirile de succes ale personalului lasă pe toată lumea să se simtă împlinită și optimistă.

cum anunțați o întâlnire a personalului?,

pentru a anunța o întâlnire a personalului, selectați Mai întâi un instrument de comunicare pe care toți invitații îl vor primi, vedea și RSVP. Acesta poate fi confuz și disjointing dacă trimiteți un calendar invita pentru o întâlnire recurente cu nici o explicație. Și dacă includeți o explicație lungă în invitația din calendar, aceasta poate face ca întâlnirea să se simtă inutil de împovărătoare.

dacă invitații la întâlnire folosesc Slack pentru a colabora, începeți un fir de conversație. S-ar putea să doriți, de asemenea, să faceți un videoclip scurt pentru anunțul dvs. pentru a-i da o notă personală. E-mailul este, de asemenea, o opțiune.,utilizați cele mai bune practici din cadrul întâlnirilor vitale, în special, că toate întâlnirile au nevoie de pantaloni (scop, agendă, note, sarcini, partajate).

În anunțul pentru ședință, comunica în mod clar informații cheie despre întâlnire, precum și P și A.

• Prezent
• Timpul
• locul de Amplasare (sau în sala de ședință link sau dial-în număr de întâlniri de la distanță)
• Întâlnire Scop
• ordinea de zi

Dacă întâlnirea va fi recurente, rețineți că, la fel de bine.,

Pentru personalul ordinea de zi, puteți să-l atașați, link-ul de la el, sau pune-l în întregime în calendar invita (doar asigurați-vă că acesta este accesibil din calendar invita). Încurajați invitații să adauge sau să ofere feedback cu privire la ordinea de zi înainte de întâlnire, cum ar fi solicitând participanților să-și rezume actualizările în avans cu câteva puncte. a fi incluziv cu proprietatea agendei construiește investiții și sporește moralul. Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, consultați aceste exemple de agende de întâlnire.

ce ar trebui inclus într-o ședință a personalului?,

există câteva bune practici atunci când vine vorba de crearea unor subiecte valoroase de întâlnire a personalului. În mod ideal, agenda dvs. va include elemente precum obiective importante și subiecte de discuție:

• obiective de întâlnire
• recunoașterea realizărilor membrilor echipei
• schimbări sau realizări organizaționale notabile
• puncte care trebuie discutate
• obiective organizaționale
• actualizări și obiective ale membrilor echipei
• elemente de acțiune

.,

ședință de succes a personalului Dos

unele dintre cele mai bune practici pentru întâlniri includ:

1. folosind o agendă de întâlnire. În mod ideal, agenda întâlnirii ar trebui creată și partajată cu o săptămână înainte, iar participanții ar trebui să poată adăuga sau sugera elemente.
2. oferind recunoaștere. Recunoașterea realizărilor și munca grea a membrilor echipei este un mare stimulent moral!
3. petrecerea timpului rezolvarea problemelor., Este tentant să umpleți agenda cu o listă lungă de lucruri despre care să vorbiți, dar alocarea mai mult timp pentru a discuta soluții la probleme importante este adesea mult mai productivă.
4. păstrarea lucruri relevante. Nimeni nu vrea să stea într-o întâlnire care nu necesită contribuția lor, așa că rămâneți la elementele de întâlnire care afectează pe toți cei prezenți.
5. luarea și împărtășirea notelor de întâlnire. Cereți unei persoane desemnate să ia notițe despre ceea ce se întâmplă în cadrul întâlnirii, apoi să împărtășească aceste note după aceea. Includeți persoane care au fost invitate la întâlnire, dar nu au putut ajunge.
6. atribuirea tuturor sarcinilor., Asigurați-vă că orice elemente de acțiune care ies din întâlnire au un proprietar clar.
7. solicitând feedback. Amintiți-vă: acceptarea de intrare rase de investiții. Întrebați participanții cum pot fi îmbunătățite întâlnirile personalului în viitor.pentru a îmbunătăți ședințele personalului, asigurați-vă că nu:
   1. completați timpul. Aducerea vorbitorilor externi, Crearea de activități ocupate sau revizuirea politicilor și procedurilor deja stabilite sunt adesea o pierdere de timp.
   2. începe cu întârziere. Fii respectuos începând și terminând la timp., Puteți termina chiar mai devreme dacă toate elementele de întâlnire au fost acoperite!
   3. multitasking. Dacă atenția dvs. este pe telefon, tabletă sau laptop în timpul unei întâlniri, aceasta trimite semnalul că întâlnirea nu este importantă. Aplicațiile de întâlnire și de luare de note sunt o excepție, desigur, și nu ar strica să facem din aceasta o regulă pentru toți participanții-dar conduceți prin exemplu!
   4. curs. În timp ce marile anunțuri, prezentări, și organizațională actualizări poate solicita o întâlnire, care este mai puțin interesant, cele mai multe întâlniri cu personalul ar trebui să fie un schimb de idei, mai degrabă decât o comunicare one-way street.,

   ce tipuri de întâlniri de personal există?

   În plus față de întâlnirile tuturor mâinilor menționate în exemplul de mai sus, majoritatea organizațiilor au, de asemenea, mai multe întâlniri regulate ale echipei și întâlniri de management.

   întâlnirile cu toate mâinile reunesc fiecare membru al echipei unei organizații pentru implicare și aliniere. Consultați șablonul nostru gratuit de întâlnire a personalului.

   All-Hands Meeting Template

   viziunea companiei

   • Începeți fiecare Toate mâinile prin reiterând viziunea companiei — unde ne aflăm, ce credem și unde mergem.,

   valori cheie

   • Uită-te la valori la nivel înalt și explică ce înseamnă acestea în contextul afacerii și al pieței mai largi în general.

   actualizări clienți / angajați

   • invitați clienți din echipe / departamente pentru a oferi actualizări scurte. Concentrați-vă pe idei la nivel înalt și anecdote ale clienților.
   • faceți un efort pentru a include noi învățături — ce a mers bine, ce nu și cum schimbă lucrurile.,

   deep dive (subiecte importante & schimbări la scară largă)

   • element de agendă opțional pentru Ocazional foraj adânc în ceva ce se întâmplă la companie. Exemplele includ schimbări în strategie, poziționare și angajare/restructurare.

   AMA (Întreabă-mă orice)

   • lăsați timpul la sfârșitul întâlnirii pentru a răspunde la întrebările angajaților.

   recompensă de apreciere

   • Multe companii le place să onoreze Echipe sau persoane în timpul tuturor mâinilor. Adesea, aceste premii sunt nominalizate de la egal la egal și nu provin de la echipa executivă.,

   întâlnirile de echipă se întâmplă în general săptămânal în cadrul unor departamente specifice. Păstrați toată lumea sa concentrat pe prioritățile viitoare cu șablonul nostru gratuit întâlniri de echipă.

   Team Meeting Template

   obiectiv

   care este scopul acestei întâlniri a echipei? Includeți orice obiective și subiecte de discuție.

   Agenda

   această întâlnire are o agendă sau o structură pre-planificată? Includeți-l aici pentru o referință ușoară.

   puncte de discuție

   rezumați toate punctele de discuție relevante aici.,

   Takeaways principale

   care au fost principalele perspective de la această întâlnire echipa? Includeți deciziile cheie luate, rapoartele de progres și orice oportunități, probleme sau preocupări care ar trebui împărtășite colegilor.

   alte note importante

   există alte informații valoroase care merită împărtășite? Nu trebuie să fie direct legată de subiectul întâlnirii.

   Share

   listați toate părțile interesate cheie care nu sunt prezente și alte departamente cu care aceste informații ar trebui să fie partajate.

   ia măsuri

   clarifică pașii următori, cine le completează și când ar trebui să fie făcut de., Rețineți aceste informații aici pentru a partaja și atribui.

   Follow-Up

   cum vom păstra legătura și vom fi la curent cu progresul înregistrat? Ar trebui să programăm o altă întâlnire?ședințele de Management sunt pentru cei aflați în funcții de conducere. Re-focus manageri și factorii de decizie cu acest șablon gratuit întâlnire de management.

   șablon lunar de întâlnire de Management

   examinați valorile/KPI-urile

   Urmăriți progresul pe valori, obiective vs.Real. În cazul în care suntem off de la planul? De ce?,

   actualizare companie

   Partajează actualizări cheie și oferă o „stare a Uniunii.”

   Masa rotundă de conducere a Departamentului/echipei

   ține-i pe toți la curent, caută eficiență și Ajută-te reciproc să fie deblocat.

   nume

   victorii recente

   prioritățile curente

   orice ai blocat pe?

   nume

   victorii recente

   prioritățile curente

   orice ai blocat pe?,

   dezvoltare profesională (opțional)

   îmbunătățiți rezultatele afacerii dvs. pe termen lung printr-o experiență interactivă de învățare sau de team-building.

   sesiune de rezolvare a problemelor

   alegeți o provocare sau o zonă de prioritate.

   • prezentare despre provocare
   • discuție deschisă pentru a înțelege mai bine provocarea și pentru a găsi soluții
   • alocați pașii următori

   pașii următori

   • @name Task by DUE-DATE

   indiferent de tipul de întâlnire a personalului, faceți-o să reușească cu instrumentele și practicile potrivite.,

   fie că este vorba de a lua și de a împărtăși note de întâlnire sau de a colabora pe agendele, Hugo te-a acoperit. Aflați mai multe despre ce înseamnă să aveți „întâlniri, sarcini și note — toate într-un singur loc.”

   și dacă aveți nevoie de mai multe exemple de agende de întâlnire, accesați biblioteca noastră de unde le puteți descărca ca Word Docs (.docx), Google Docs sau adăugați-le în contul dvs. gratuit Hugo.Faceți clic pe imagine pentru a căuta mai multe șabloane de întâlniri.👇