Păstra Funcționare de Afaceri Cu O Mica Afacere de Contabilitate-Ul

Zeci de mii de întreprinderi mici din SUA au închis definitiv din COVID-19 opriri a început în Martie. Și acum că vremea devine mai rece și oamenii vor sta mai mult în interior, am putea continua să vedem mai multe valuri de virus care se răspândesc în toată țara. Indiferent dacă acest lucru duce sau nu la revenirea la opriri, întreprinderile mici vor continua, fără îndoială, să sufere., Dacă dețineți o afacere mică care a pierdut clienți și vânzări în 2020, aveți nevoie de tot ajutorul pe care îl puteți obține pentru a supraviețui.Site-urile de contabilitate pentru afaceri mici nu sunt cu siguranță un panaceu, dar dacă utilizați unul religios, ar trebui să vă simțiți mai mult în controlul finanțelor dvs. și să puteți lua decizii mai bune. Pe măsură ce vă confruntați cu starea actuală a veniturilor și cheltuielilor dvs., puteți face planuri mai inteligente pentru viitorul dvs.în linii mari, clasificăm aceste produse de contabilitate în două grupe: cele mai bune pentru întreprinderile mici și cele mai bune pentru proprietarii individuali și Freelanceri., Prima categorie de site-uri include Editors’ Choice winner Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero și Zoho Books. Al doilea grup are Editors’ Choice winner FreshBooks, GoDaddy contabilitate, QuickBooks Self-Employed, Sunrise, și Wave. Diferențiem ultima categorie într-o secțiune ulterioară a acestui breviar.

ce pot face aceste servicii

Contabilitatea Financiară este complicată și consumatoare de timp., Proprietarii de afaceri consideră că este suficient de dificil să acopere elementele de bază—plata facturilor și urmărirea veniturilor primite—să nu mai vorbim de a răspunde la întrebări critice, cum ar fi: suntem profitabili? De ce sau de ce nu? Putem face plățile fiscale necesare? Ar trebui să investim în echipamente noi? Trebuie să explorăm finanțarea? Vom lovi numerele noastre de buget? Unde putem reduce cheltuielile? Pot membrii echipei corespunzătoare să acceseze online toate datele noastre contabile, dacă trebuie să lucreze de acasă?

Un bun de contabilitate mici afaceri-ul poate oferi informații în câteva secunde, care va ajuta să răspundă la aceste întrebări, pe baza de intrare de aprovizionare., După ce populați un site cu informații despre conturile dvs. financiare; clienții și furnizorii dvs.; și produsele sau serviciile pe care le vindeți, puteți utiliza aceste date pentru a crea tranzacții pe care site-ul le poate utiliza, la rândul său, pentru a crea informații. Instrumentele de căutare instantanee și rapoartele personalizabile vă ajută să urmăriți cele mai mici detalii și să vedeți prezentări generale ale performanței afacerii dvs. Aplicațiile Android și iOS pentru site-uri vă oferă acces la finanțele dvs. de pe dispozitivele mobile.,în funcție de cât timp afacerea dvs. a fost de operare, Noțiuni de bază cu un mic site-ul de contabilitate de afaceri poate dura oriunde de la cinci minute la câteva ore după semnarea pentru un cont. Site-urile de contabilitate pentru întreprinderi mici percep taxe lunare de abonament și oferă, de obicei, perioade de încercare gratuite. Cu cât trebuie să faceți mai mult, cu atât sarcinile de configurare vor dura mai mult (și cu cât plata lunară este mai mare, în general).în primul rând, trebuie să furnizați datele dvs. de contact. Dacă doriți ca logo-ul dvs. să apară pe formularele de vânzări și achiziții, îl puteți încărca pur și simplu., Unele site-uri de contabilitate pentru întreprinderi mici vă întreabă dacă intenționați sau nu să utilizați funcții specifice, cum ar fi comenzile de achiziție și urmărirea inventarului, astfel încât acestea să le poată activa sau dezactiva. De asemenea, aceștia pot întreba când începe anul dvs. fiscal, de exemplu, și dacă utilizați numere de cont.

doriți acces la tranzacțiile pe care le-ați stocat în conturile financiare online (verificare, carduri de credit etc.)? Introduceți datele de conectare pentru acel cont, iar site-ul de contabilitate pentru întreprinderi mici va importa tranzacții recente (de obicei în valoare de 90 de zile) și le va adăuga la un registru online., Doriți să lăsați clienții să plătească cu carduri de credit și retrageri bancare? Va trebui să vă înscrieți la un procesor de plată, cum ar fi PayPal (se vor aplica taxe suplimentare) sau Stripe.

oamenii tăi, lucrurile tale

unul dintre marile lucruri despre utilizarea unui site web de contabilitate pentru afaceri mici este că reduce introducerea repetitivă a datelor. După ce completați spațiile libere pentru a crea o înregistrare a clienților, de exemplu, nu trebuie să căutați din nou acel cod poștal. Când trebuie să referiți un client într-o tranzacție, acesta va apărea într-o listă., Același lucru este valabil și pentru furnizori, articole sau servicii și angajați. Nu mai completați fișiere de carduri sau foi de calcul dezordonate.după ce ați finalizat o înregistrare a clientului și ați început să creați facturi, să trimiteți declarații și să înregistrați cheltuieli facturabile, puteți accesa de obicei acele activități istorice din înregistrare. Unele site-uri, cum ar fi Zoho Books, afișează o hartă a locației individuale sau a companiei și vă permit să vă creați propriile câmpuri, astfel încât să puteți urmări informații suplimentare importante pentru dvs. (client de la, ziua de naștere și alte câmpuri similare).,dacă aveți angajați pe care i-ați plătit printr-o altă metodă, este posibil să aveți opțiunea de a utiliza fie o soluție internă de salarizare, fie una oferită de o altă companie. Configurare salarii poate dura ceva timp și efort, deoarece trebuie să furnizeze istorie de salarizare informații (site-ul de suport personalul vă poate ajuta cu acest lucru). Chiar și atunci când sunteți la început în stare proaspătă cu compensare angajat, există o mulțime de teren pentru a acoperi. Site-ul are nevoie de detalii precise despre lucruri precum cerințele dvs. privind impozitul pe salarii, beneficiile oferite și ciclurile de plată., Multe site-uri de contabilitate de afaceri mici oferă asistență personală cu această sarcină, și toate fac clar exact ceea ce trebuie făcut înainte de a rula primul salarizare.

este posibil să faceți o configurare minimă și apoi să săriți în crearea facturilor, plata facturilor și acceptarea plăților. Toate serviciile incluse aici vă permit să adăugați clienți, furnizori și produse în timpul procesului de finalizare a tranzacțiilor (trebuie să faceți acest lucru oricum pe măsură ce creșteți și adăugați la bazele de date de contact și inventar)., Trebuie doar să decideți dacă doriți să vă petreceți timpul în avans pentru a vă construi înregistrările sau pentru a vă lua timp atunci când vă aflați în mijlocul formularelor de vânzări sau de cumpărare.majoritatea site-urilor de contabilitate pentru întreprinderi mici oferă opțiunea de a importa listele existente în formate precum CSV și XLS. Acestea oferă instrumente de cartografiere pentru a vă asigura că totul vine corect. Această procedură funcționează mai bine pe unele site-uri decât altele.,Contabililor le place să folosească expresii precum conturi de încasat și conturi de plătit pentru a descrie elementele primare ale contabilității: înregistrarea și urmărirea veniturilor și cheltuielilor sau urmărirea vânzărilor și achizițiilor. Site-uri de contabilitate de afaceri mici sunt concepute pentru a face apel la oameni care nu folosesc același tip de limbaj ca profesioniști de contabilitate și pentru a evita o astfel de terminologie.

site-urile web vă permit să creați cu ușurință orice tranzacție de care este probabil ca o afacere mică să aibă nevoie., Cele mai frecvente dintre acestea sunt facturile și facturile, iar toate serviciile pe care le-am revizuit le susțin. Site-uri precum cărțile Xero și Zoho merg mai departe, permițându-vă să produceți formulare mai avansate, cum ar fi comenzi de cumpărare, chitanțe de vânzări, note de credit și declarații. Acestea oferă șabloane pentru aceste formulare online care seamănă cu omologii lor de hârtie. Tot ce trebuie să faceți este să completați spațiile libere și să selectați din listele de variabile precum clienții și articolele.după ce ați completat o factură, de exemplu, aveți mai multe opțiuni., Puteți să-l salvați ca o schiță sau o versiune finală și fie să o imprimați, fie să o trimiteți prin e-mail. Dacă faceți acest lucru din urmă și ați stabilit o relație cu un procesator de plăți, atunci factura dvs. poate conține un ciot care explică modul în care Clientul poate returna plata prin card de credit sau retragere bancară. Puteți să creați o versiune PDF a facturii, să o copiați, să înregistrați o plată pe ea și să o configurați să reapară într-un program regulat. Toate formele din aceste site-uri funcționează în mod similar.aceste site—uri acordă, de asemenea, o atenție deosebită cheltuielilor companiei dvs.-nu facturilor pe care le introduceți și le plătiți, ci altor achiziții pe care le faceți., Aceasta este o zonă a finanțelor dvs. care poate scăpa cu ușurință de sub control dacă nu este monitorizată. Așadar, site-urile de contabilitate pentru afaceri mici vă spun despre ele, împărțindu-le în tipuri de cheltuieli și comparându-le cu veniturile dvs. folosind totaluri și diagrame colorate.dacă călătoriți și aveți numeroase cheltuieli conexe pe drum, de exemplu, atunci puteți face fotografii cu chitanțele cu smartphone-ul. Unele site-uri atașează aceste chitanțe la un formular de cheltuieli introdus manual., Alții, cum ar fi Intuit QuickBooks Online, citesc de fapt chitanțele și transferă unele dintre datele lor (cum ar fi data, vânzătorul și suma) într-un formular de cheltuieli folosind tehnologia OCR.după cum am menționat anterior, una dintre sarcinile de configurare implică crearea de înregistrări care conțin informații despre produsele și serviciile pe care le vindeți, astfel încât să le puteți utiliza în tranzacții. Acestea variază în complexitate, deci trebuie să înțelegeți diferențele înainte de a merge cu un site sau altul. Unele, cum ar fi Kashoo, vă permit pur și simplu să mențineți înregistrări descriptive. Altele, cum ar fi Intuit QuickBooks Online, merg mai departe., Ei întreabă câte din fiecare produs aveți în inventar atunci când creați o înregistrare și în ce moment ar trebui să fiți alertați pentru a re-comanda. Apoi urmăresc de fapt nivelurile de inventar, ceea ce oferă informații despre modelele de vânzare și vă împiedică să scăpați.în timp ce o mare parte din munca dvs. de contabilitate zilnică implică probabil plata facturilor, trimiterea facturilor și înregistrarea plăților, trebuie, de asemenea, să țineți cont de activitatea dvs. bancară și de cardul de credit. Dacă ați conectat conturile financiare la site-ul dvs. de contabilitate, atunci acest lucru este ușor de realizat., În primul rând, soldurile lor vor apărea adesea pe tabloul de bord (pagina de pornire). De asemenea, puteți vizualiza registrul online al fiecărui cont, care conține tranzacții care au șters banca dvs. și au fost importate în soluția dvs. de contabilitate (împreună cu cele pe care le-ați introdus manual).puteți face multe cu aceste tranzacții odată ce apar într-un registru. În primul rând, acestea ar trebui clasificate (cheltuielile de birou, impozitele pe salarii, călătoriile și costurile de masă sunt câteva exemple), astfel încât să știți de unde vin banii dvs. și unde se duc., Fiecare site ghicește cum ar putea fi clasificate cel puțin unele tranzacții. Puteți să le modificați dacă sunt incorecte și să le adăugați pe ale dvs. Clasificarea conștiincioasă va avea ca rezultat rapoarte mai precise și declarații privind impozitul pe venit.de asemenea, puteți compara tranzacțiile aferente, cum ar fi o factură care a fost introdusă în sistem și o plată corespunzătoare care a fost efectuată. Din nou, unele site-uri fac presupuneri educate aici. Puteți împărți tranzacțiile care ar trebui să fie atribuite mai multor categorii, să faceți note și să vă reconciliați conturile cu extrasele bancare și ale cărților de credit.,

citiți-l într-un raport

rapoartele sunt recompensa dvs. pentru a ține pasul cu munca dvs. zilnică și pentru a o completa corect. Fiecare site de contabilitate de afaceri mici vine cu template-uri pentru numeroase tipuri de ieșire eficiente. Selectați unul, personalizați-l utilizând opțiunile de filtrare și afișare furnizate și lăsați site-ul să toarne propriile date ale companiei în el. Este nevoie de doar câteva secunde pentru a genera un raport după ce l-ați definit.există două tipuri principale de rapoarte. Cea mai mare parte dintre ele sunt tipul care orice om de afaceri mici ar putea personaliza, genera, și să înțeleagă., Ei vă spun cine vă datorează bani, care dintre produsele și serviciile dvs. se vând bine, dacă câștigați sau nu bani, ce cheltuieli și servicii nu au fost încă facturate, care clienți cumpără cel mai mult și cât datorați în impozitul pe vânzări, de exemplu.

există și alte rapoarte, care nu sunt atât de ușor de înțeles. Acestea sunt considerate rapoarte financiare standard și sunt genul de documente de care veți avea nevoie dacă doriți vreodată să obțineți un împrumut de la o bancă sau să atrageți investitori., Acestea au nume precum bilanțul, situația fluxurilor de numerar, bilanțul de încercare și profitul & pierdere. Site-urile de contabilitate pentru întreprinderi mici le pot genera, dar aveți nevoie într-adevăr de un profesionist contabil care să le analizeze pentru a vă spune în termeni concreți ce înseamnă pentru compania dvs.

cum instrumente de contabilitate de lucru

Contabilitate, probabil, nu face lista de lucruri pe care doriți să faceți ca un proprietar de afaceri. Poate fi complicat și trebuie făcut corect., Așadar, producătorii de site-uri de contabilitate pentru întreprinderi mici au muncit din greu pentru a prezenta această disciplină cât mai simplu și, bine, plăcut posibil. Unele-inclusiv cărțile Intuit QuickBooks online și Zoho-au avut mai mult succes în acest sens decât altele.dacă ați folosit vreodată o aplicație de productivitate online, nu ar trebui să aveți probleme în a înțelege structura acestor site-uri. Toți își împart conținutul în module logice prin furnizarea de bare de instrumente și alte ghiduri de navigare. Sarcinile de vânzări sunt grupate împreună, precum și activitățile de cumpărare, inventar, raportare și salarizare., Există întotdeauna un link de setări care vă duce la ecrane unde puteți specifica preferințele pentru întregul site. Acestea includ sarcinile de configurare și setările pe care poate fi necesar să le modificați uneori, cum ar fi restricționarea utilizatorilor suplimentari la anumite zone.tabloul de bord al unui site (pagina de pornire) oferă o imagine de ansamblu în timp real a informațiilor financiare pe care trebuie să le vedeți frecvent, inclusiv diagrame care compară veniturile și cheltuielile, soldurile conturilor și facturile și facturile care necesită atenție imediată. Există adesea link-uri către zone ale site-ului unde puteți lua măsuri.,utilizați convenții web standard pentru a naviga în jurul fiecărui site și pentru a introduce date. Pe parcurs, întâlniți o mulțime de butoane și săgeți, liste derulante și meniuri. Culoarea este uneori folosită pentru a semnifica informații conexe, în timp ce graficele și fonturile sunt bine alese pentru a face instrumentele cât mai plăcute din punct de vedere estetic.aceste site-uri simplifică procesul contabil, dar vor exista, fără îndoială, momente când aveți întrebări. Sprijinul vine în multe forme. Unele oferă ajutor sensibil la context de-a lungul drum și baze de date căutate de articole., Toate oferă o combinație de chat, e-mail și asistență telefonică.

Intuit face un pas mai departe. Serviciul său QuickBooks Live adaugă suport contabil la QuickBooks Online Plus. Comunicați cu contabilul dvs. dedicat prin chat video unic (nu vă pot vedea) sau prin e-mail. Această persoană și echipa sa lucrează cu dvs. la personalizarea configurației dvs. și la monitorizarea tranzacțiilor dvs., astfel încât acestea să fie introduse și clasificate cu exactitate în scopuri fiscale., Acestea vă reconciliază conturile și vă închid cărțile la sfârșitul lunii pentru a preveni erorile, plus că sunt disponibile pentru întrebări în timpul programului de lucru obișnuit. În cele din urmă, ele generează rapoartele de care aveți nevoie, astfel încât să fiți gata să vă pregătiți impozitele sau să le înmânați Contabilului. Sunrise și Wave oferă un serviciu de contabilitate bazat pe taxe similar cu QuickBooks Live.dacă sunteți un proprietar unic sau freelancer ,atunci probabil că nu aveți nevoie de toate caracteristicile oferite de site-urile web de contabilitate pentru întreprinderi mici., S-ar putea să doriți să urmăriți conturile bancare și de carduri de credit online, să înregistrați venituri și cheltuieli, să trimiteți facturi și să urmăriți timpul lucrat (dacă sunteți bazat pe servicii). Poate că trebuie să urmăriți kilometrajul. Este posibil să aveți nevoie de ajutor pentru estimarea obligației dvs. trimestriale de impozit pe venit și, cu siguranță, doriți acces mobil la datele dvs. financiare.cele cinci servicii pe care le-am revizuit oferă o combinație a caracteristicilor de mai sus și, în cea mai mare parte, sunt mai puțin costisitoare decât site-urile web de contabilitate pentru întreprinderi mici (două sunt gratuite)., Aceste site-uri oferă modele simple, intuitive și vă ajută să faceți ceea ce trebuie făcut rapid și ușor. Am rupt aceste cinci servicii în propria lor roundup, care merge mai adânc pe ceea ce ar trebui să caute freelancerii într-un serviciu de contabilitate. fie că aveți nevoie de instrumente financiare entry-level sau afacerea dvs. este suficient de complexă încât să aveți nevoie de contabilitate completă pentru întreprinderile mici, cel puțin unul dintre serviciile pe care le-am revizuit ar trebui să se potrivească nevoilor dvs. de afaceri.,

în timp ce vă gândiți la banii dvs., ați putea dori, de asemenea, să luați în considerare recenziile noastre despre serviciile de salarizare online și software-ul fiscal.