o cerere de propunere (RFP) este un document pe care o organizație, adesea o agenție guvernamentală sau o întreprindere mare, postează pentru a obține un răspuns-o ofertă formală-de la potențiali furnizori pentru o soluție IT dorită. RFP specifică ce caută clientul și descrie fiecare criteriu de evaluare pe baza căruia va fi evaluată propunerea unui furnizor.
ce trebuie inclus într-un RFP?,
un RFP include, în general, fundal pe organizația emitentă și liniile sale de afaceri (LOBs), un set de specificații care descriu soluția căutată și criteriile de evaluare care dezvăluie modul în care propunerile vor fi clasificate.
RFP conține de obicei o secțiune, uneori numită declarație de muncă(scroafă), care definește domeniul de activitate sau domeniul de serviciu (servicii) care trebuie furnizate. Această secțiune discută sarcinile care trebuie îndeplinite de ofertantul câștigător și un calendar pentru furnizarea rezultatelor.,cererea de propunere include, de asemenea, orientări pentru ofertanți cu privire la modul de pregătire a unei propuneri. Această secțiune va oferi detalii privind formatul propunerii, precum și instrucțiuni privind modul în care răspunsul RFP urmează să fie construit și organizat.când scrieți un RFP și scroafă, este important să fiți atenți la procesele organizaționale și la cele mai bune practici, pentru a maximiza eficiența.
de Ce sunt RFPs important și cine le folosește?
un RFP poate fi emis din mai multe motive. În unele cazuri, complexitatea unui proiect IT necesită o RFP formală. O organizație poate beneficia de mai mulți ofertanți și perspective atunci când caută o soluție integrată care să necesite o combinație de tehnologii, furnizori și configurații potențiale., O afacere care trece de la un sistem bazat pe hârtie la un sistem bazat pe computer, de exemplu, ar putea solicita propuneri pentru toate instruirile hardware, software și utilizator necesare pentru a stabili și integra noul sistem în organizație. O simplă actualizare hardware, în schimb, poate implica doar emiterea unei cereri de ofertă (RFQ) către un singur furnizor.unele entități, cum ar fi agențiile guvernamentale, pot fi obligate să emită RFP-uri pentru a oferi o concurență completă și deschisă. O organizație poate elibera, de asemenea, un RFP pentru a stimula concurența pentru a reduce costul unei soluții., Acestea fiind spuse, o propunere acceptată pe baza faptului că este cea mai receptivă la specificațiile unui RFP poate să nu fie întotdeauna oferta cu cel mai mic preț. Deoarece multe companii vor concura pentru afaceri cu compania care emite un RFP, este important ca vânzătorii să creeze răspunsuri RFP câștigătoare.abilitatea cu care un client creează un RFP poate dicta calitatea răspunsului unui ofertant și, prin urmare, succesul sau eșecul soluției IT rezultate. Dacă cerințele specificate sunt prea vagi, un ofertant poate pierde marca atunci când proiectează și implementează soluția., Cu toate acestea, cerințele excesiv de detaliate și restrictive limitează creativitatea ofertantului și înăbușă inovația. Este important ca companiile să stabilească așteptări clare cu furnizorii pentru a primi un răspuns de calitate.procesul RFP poate începe cu un proiect RFP; ofertanții revizuiesc proiectul documentului de solicitare și trimit sugestii de îmbunătățire. Organizația care emite un RFP poate invita, de asemenea, potențialii ofertanți la o conferință pre-licitată, astfel încât să poată pune întrebări despre documentul de solicitare și să afle mai multe despre proiect., RFP final, care reflectă feedback-ul primit în timpul etapei de proiect, este apoi emis și ofertanții prezintă propuneri. Clientul poate selecta ofertanții într-un grup mai mic și poate intra în negocieri cu privire la prețuri și detalii tehnice. Clientul poate invita apoi ofertanții rămași să prezinte cea mai bună și finală ofertă în curs de pregătire pentru atribuirea unui contract.
RFP vs. RFI
deși RFP și request for information (RFI) sună similar și pot fi confundate, ele reprezintă repere foarte diferite în cronologia licitării furnizorilor., O companie emite un RFP potențialilor furnizori atunci când a specificat deja cerințe clare pentru furnizor. Un RFI este folosit mai devreme în ciclu, atunci când compania emitentă este inițial de divertisment soluții posibile.