cu mulți ani în urmă, mi sa dat sarcina de a scrie o lucrare de proces într-o clasă de engleză a Colegiului. Profesorul a explicat că trebuie să descriem un proces sau o abilitate pe care alții să nu știe să o facă. Am ales să scriu despre programarea unui model simplu de patru bătăi într-o mașină de tambur Roland TR-505, folosind explicații clare și proceduri pas cu pas.,câțiva ani mai târziu, mi s-a cerut să scriu o procedură standard de operare (SOP) pentru a furniza note de lansare cu versiuni de produse software. A sunat destul de simplu—tot ce trebuia să fac era să scriu din nou câteva explicații clare și proceduri pas cu pas, nu?

greșit.

am realizat rapid că scrierea unui document SOP implică mai mult decât scrierea unui proces simplu.,

care este diferența între un proces și o procedură standard de operare?procesele și procedurile includ instrucțiuni pas cu pas pentru a vă ajuta să efectuați corect o sarcină specifică. De obicei, un proces funcționează la un nivel superior, în timp ce o procedură de operare standard preia elementele unui proces la nivel înalt și adaugă mai multe detalii, sarcini specifice și fluxuri de lucru pentru a se conforma standardelor companiei sau industriei.,este posibil să aveți nevoie doar de un proces atunci când aveți nevoie doar de publicul dvs. pentru a ști ce trebuie făcut pentru a obține rezultatul dorit.de exemplu, nu aveți nevoie de un SOP pentru a programa o mașină cu tambur, deoarece există prea multe variabile. Nu există sunete standard de tambur pe care trebuie să le utilizați pentru a crea un ritm. Tot ce aveți nevoie este un proces pas cu pas care descrie modul de selectare a unei semnături de timp, a unui tempo și a sunetelor specifice pe care doriți să le utilizați și cum să aranjați acele sunete într-un model care vă sună bine. Acest proces de bază vă lasă să vă dezlănțuiți propria creativitate.,

într-un POS, descrieți, de asemenea, ce trebuie să se întâmple pentru un rezultat. În plus, veți include pași și informații mai detaliate, cum ar fi cine, când și unde., Aici sunt câteva motive pentru care ați putea avea nevoie de un POS:

• Pentru a se asigura respectarea standardelor
• Pentru a maximiza cerințele de producție
• Pentru a asigura procedura nu are impact negativ asupra mediului
• Pentru a asigura siguranța
• Să adere la un program
• Pentru a preveni defecțiuni de fabricație
• pentru A fi utilizate pentru instruire

De exemplu, ați putea avea nevoie pentru a crea un POS pentru oamenii care produc note de lansare.,când trebuie colectate informațiile (cu câte săptămâni sau zile înainte de lansare)

cum se scrie un document standard de procedură de operare?,indiferent de tipul de afacere în care vă aflați, ar trebui să aveți documente POS bine definite care să vă ajute angajații să înțeleagă cum să efectueze lucrări de rutină în siguranță, în conformitate cu reglementările și în mod consecvent, indiferent cine finalizează sarcina.nu există un document oficial de procedură standard de operare care să vă învețe cum să scrieți un POS. Dar există câțiva pași pe care îi puteți urma care vă vor ajuta să vă organizați gândurile și să planificați cea mai eficientă cale de standardizare a procedurilor.,

Pasul 1: Începeți cu sfârșitul în minte

definiți care este rezultatul final sau obiectivul pentru SOP pe care îl scrieți. De exemplu, dacă scrieți un document care descrie procedurile de închidere a unui restaurant în fiecare seară, obiectivul este de a asigura clădirea până când echipajul de pregătire ajunge dimineața.acest pas nu include detalii cum ar fi curățarea podelelor sau armarea sistemelor de alarmă. Pur și simplu doriți să identificați ce va realiza procedura.toate organizațiile au procese și proceduri care se repetă zilnic, săptămânal și lunar., Pe măsură ce vă definiți obiectivele, întrebați dacă este necesar un document SOP pentru acel obiectiv. Sau, vedeți dacă un POS a fost deja creat pentru a atinge obiectivul și poate trebuie doar să îl revizuiți și să căutați modalități de îmbunătățire a acestuia.întrebați-vă dacă există un motiv specific pentru care acest obiectiv ar trebui să fie însoțit de un document standard de procedură de operare.

când știți ce doriți ca SOP – ul dvs. să realizeze, este mult mai ușor să scrieți o schiță și să definiți detaliile.,

Pasul 2: Alegeți un format

este posibil ca compania dvs. să aibă deja unele documente SOP care au fost scrise pentru alte proceduri în trecut. Vă puteți referi pur și simplu la aceste documente ca șabloane pentru liniile directoare de formatare preferate.dacă nu aveți documente pe care să le utilizați ca referință, încercați una dintre următoarele idei:

• un format de pași simpli: utilizați acest format pentru proceduri de rutină scurte și ușor de urmărit., În plus față de instrucțiunile de siguranță și alte documente obligatorii, acest tip de format este, în general, o listă simplă numerotată sau cu marcatori, cu propoziții scurte, simple, care sunt clare și ușor de urmat de cititor.
• un format de pași ierarhici: dacă procedurile dvs. au o mulțime de pași care implică unele decizii, poate doriți să utilizați formatul de pași ierarhici. Aceasta este, de obicei, o listă cu marcatori sau numerotate de pași principali, urmată de un set de substep-uri specifice.
• un format de diagramă: poate doriți să utilizați o diagramă pentru a cartografia și a planifica procedurile care includ multe rezultate posibile., Aceasta este o alegere bună atunci când rezultatele nu sunt întotdeauna previzibile.

Lucidchart poate oferi cu șablonul perfect pentru a vă ajuta să creați diagrame, hărți mentale, sau orice alt document pentru a vă ajuta să vizualizați cum POS va fi dezvoltat. Vedeți exemplele noastre care ar putea fi incluse ca parte a unui POS privind calificarea și procesarea oportunităților de vânzare.,

Step 3: Ask for input

Get the team together and ask them how they think the job should be performed., Aceștia sunt oamenii pe care îi veți cere să adere la SOP, deci doriți să vă asigurați că are sens pentru ei și că toate sarcinile necesare sunt incluse.

vor fi mai multe proiecte și recenzii—asigurați-vă că vă invitați echipa să revizuiască proiectele, astfel încât să poată face sugestii suplimentare.

Pasul 4: definiți domeniul de aplicare

este posibil ca POS-ul la care lucrați să depindă de alți POS și echipe din alte departamente pentru a fi finalizat cu succes., Stabiliți dacă este suficient să faceți referire la aceste alte proceduri sau dacă trebuie să le adăugați la actualul document standard de procedură de operare. Poate aveți nevoie de o diagramă sau o hartă pentru a defini clar dependențele și părțile responsabile.utilizați Lucidchart pentru a crea documentele de care aveți nevoie pentru a monitoriza și urmări căile procedurale și dependențele.,

Pasul 5: Identificarea publicului

Știind publicul vă ajută să determine cum ar trebui să scrie POS document. Luați în considerare aceste întrebări:

• care sunt cunoștințele lor anterioare? Sunt deja familiarizați cu organizarea și procedurile? Cunosc deja terminologia? Au devenit mulțumiți și au nevoie de o perfecționare?, Trebuie să scrieți la nivelul de cunoștințe al publicului dvs.-mutați-l prea mult sau faceți-l prea complicat și le veți pierde.
• care sunt abilitățile lor lingvistice? Poate că publicul tău nu vorbește nativ limba ta. Dacă este cazul, poate doriți să utilizați mai multe imagini decât cuvinte.
• sunt angajați noi? Atunci când aduceți noi angajați, documentele POS trebuie să fie foarte detaliate și orientate spre instruire. Doriți să asigurați rezultate consecvente, indiferent de cine îndeplinește o sarcină.
• care este dimensiunea publicului dvs.?, Vor citi documentul mai multe persoane în roluri diferite din mai multe organizații? Dacă da, poate doriți să scrieți procedurile într-un mod care definește clar cine sau ce rol îndeplinește fiecare sarcină. Acest lucru vă ajută publicul să înțeleagă unde se încadrează fiecare în proces și de ce partea lor particulară este importantă.odată ce vă determinați publicul, puteți utiliza Lucidchart pentru a delimita rolurile și responsabilitățile în cadrul procedurii, astfel încât toată lumea să înțeleagă pentru ce sarcini sunt responsabile.,POS

  Scrie un proiect de procedura standard de operare și ia în considerare inclusiv unele din următoarele elemente:

  Titlu pagina

  Această pagină poate include:

  • titlul de procedură
  • Un POS numărul de identificare
  • data publicării sau data revizuirii
  • numele de rol, organizare, divizia a, sau de agenție, de faptul că POS se aplică
  • Numele și semnăturile celor care au pregătit și aprobat procedurile prezentate in POS mediu

  cuprins

  Ai nevoie doar de un cuprins dacă documentul este foarte mare, cu multe pagini., Cuprinsul permite accesul facil la anumite zone ale documentului.aceasta este cea mai mare parte a documentului și include procedurile specifice pas cu pas care trebuie urmate pentru a respecta cu succes standardele companiei și reglementările de siguranță. Această secțiune ar putea include, de asemenea:

  • o descriere a scopului și scopului POS, a limitelor sale și a modului în care este utilizat. Puteți include standarde, cerințe de reglementare, roluri și responsabilități, precum și intrări și ieșiri.,
  • detalii necesare și suplimentare care sunt necesare pentru a finaliza fiecare pas. Discutați deciziile care trebuie luate, posibile blocante, considerente de siguranță și orice alte scenarii „ce se întâmplă dacă” care pot apărea.
  • clarificarea terminologiei, inclusiv acronime și fraze care pot să nu fie familiare publicului dvs.
  • avertismente de sănătate și siguranță. Aceste avertismente ar trebui să fie enumerate într-o secțiune separată și ar trebui să însoțească pașii aplicabili în cadrul procesului.,
  • o listă completă a tuturor echipamentelor și consumabilelor necesare, unde să le găsiți și când fiecare va fi necesar.
  • o secțiune de depanare pentru a acoperi lucrurile care pot merge prost, ce tipuri de lucruri ar trebui să caute cititorul și ce ar putea interfera cu rezultatul final.

  Pasul 7: revizuiți, testați, editați, repetați

  după ce ați scris documentul de procedură standard de operare:

  1. trimiteți un proiect de POS membrilor echipei pentru examinare. Spune-le să noteze erori gramaticale și tehnice.,
  2. testați singur documentul pentru a vă asigura că obțineți rezultatul dorit.
  3. au alți membri ai echipei testa procedurile pentru a se asigura că limba este clar, poate fi ușor de urmat, și poate fi finalizat cu succes.
  4. încorporați modificările și sugestiile relevante pentru a îmbunătăți documentul.repetați acești pași până când documentul este aprobat și acceptat de toate părțile interesate.
  5. punerea în aplicare a POS. Faceți – l ușor accesibil celor care au nevoie să-și facă treaba.,trebuie să revizuiți POS la fiecare șase până la douăsprezece luni sau după cum este necesar pentru a identifica domeniile în care acesta poate fi îmbunătățit și pentru a reflecta orice modificări aduse procedurilor actuale.
     

     cum vă poate ajuta Lucidchart să scrieți proceduri standard de operare?

     Lucidchart este o aplicație bazată pe web care vă permite să creați orice diagramă și să colaboreze cu oricine, oriunde, și în orice moment. Diagrama o diagramă, swimlane, sau un model de proces de afaceri pentru a vă ajuta să vizualizați și să documenteze procesele., Utilizarea vizualizărilor vă poate ajuta să înțelegeți mai ușor fluxurile procedurii decât o listă de verificare scrisă sau un paragraf.

     începeți cu un cont gratuit Lucidchart astăzi.