Jeff Kear · Proprietar, Planificare Pod
Cum de a alege cel mai bun software de management de eveniment pentru tine
Evenimentul tehnologie are, practic, a explodat în Secolul 21, cu mii de platforme software și aplicații care organizatorii de evenimente și evenimente managerii pot alege de la.,
Și management de eveniment piața de software ar putea fi doar cel mai larg de evenimente tech piețe, în principal pentru că atât de multe tipuri de instrumente sunt incluse sub umbrela de management de eveniment, care se întinde de la nivel de întreprindere de conferințe și săli de software de management, eveniment de înregistrare și emitere de bilete de instrumente, aplicații și evenimente virtuale eveniment platforme la locul de programe și evenimente de design și layout tools.,ceea ce poate fi și mai intimidant este numărul mare de sisteme de gestionare a evenimentelor (care se încadrează adesea la rubrica software-as-a-service sau SaaS) care oferă unul, multe sau majoritatea acestor seturi de instrumente și funcții, toate cu configurații și structuri de prețuri diferite.
De exemplu, all-in-one software de management de eveniment soluții, cum ar fi Planificarea Pod oferi o bine echilibrat set de instrumente pentru planificare, înregistrare și management de eveniment pentru evenimente sub 1.000 de persoane, precum și instrumente pentru locuri pentru a gestiona rezervările lor, conduce și billings., Instrumente precum Bizzabo, Cvent și Boomset au mai multe seturi de instrumente complexe pentru gestionarea convențiilor mari, 1,000+ și a expozițiilor comerciale. Și totuși, alte instrumente software pentru evenimente sunt disponibile pentru nișe precum vânzările de bilete pentru evenimente, site-uri web pentru evenimente sau pagini de evenimente, aplicații pentru evenimente mobile și multe altele.pentru un organizator de evenimente sau un manager de locații care dorește pur și simplu instrumentele potrivite pentru a gestiona evenimente de succes, toate acestea pot fi un pic descurajante, motiv pentru care vă vom ghida prin cele nouă seturi de instrumente cele mai comune care sunt comercializate sub bannerul software-ului de gestionare a evenimentelor.,Notă: Deși acest articol este un loc minunat pentru a afla despre ce instrumente de gestionare a evenimentelor sunt disponibile pe piață, ar trebui mai întâi să vă așezați și să determinați ce nevoi de software și funcționalitate veți avea nevoie pentru evenimentele viitoare. Faceți o listă cu acestea, astfel încât, atunci când faceți cumpărături pentru soluții de gestionare a evenimentelor, să știți exact ce căutați.,adesea, mulți oameni cred că planificarea evenimentelor și managementul evenimentelor sunt sinonime, dar, pentru a fi sincer, software-ul de planificare a evenimentelor este un subset de management al evenimentelor care se concentrează pe aspectele organizaționale din spatele scenei, nuci și șuruburi ale evenimentelor.,aerisire planificare platforme software include instrumente de administrare:
- Colaborari, inclusiv angajații, membrii echipei și voluntari
- Furnizori și furnizori
- Eveniment bugete, inclusiv costurile și veniturile
- Run-of-show termene și programe
- Sarcina managerilor de proiect de urmărire a fluxului, termene și repere
- Partajate sau calendare echipa
- comunicare Internă și externă
la nivel de Întreprindere eveniment aplicații software poate include, de asemenea, de planificare de evenimente instrumente care ajuta cu gestionarea de expozant, sponsor de management și mai complex eveniment de logistică.,înregistrarea online a evenimentelor și instrumentele de ticketing Online pot constitui cea mai mare parte a pieței software de gestionare a evenimentelor, posibil datorită atât cererii mari de vânzare a biletelor de evenimente online, cât și marjelor de profit potențial ridicate.,nline formularele de înregistrare pentru înființarea bilete și colectarea de înscrieri, detalii participant și plățile
Rețineți că aceasta este comun pentru a vedea de planificare de evenimente apartamente de software și aplicații de evenimente includ înregistrare și emitere de bilete de instrumente în ofertele lor.,opțiuni Tup, inclusiv bilete imbricate, suplimente, coduri de reducere, prețuri cronometrate, chestionare, donații și termeni legali
Crearea planului de etaj
instrumentele de proiectare a evenimentelor Online au devenit din ce în ce mai populare în ultimul deceniu și au devenit, de asemenea, mai sofisticate și mai pline de caracteristici, astfel încât., Cu toate acestea, deoarece multe soluții de organizare a evenimentelor se integrează cu propriile instrumente de gestionare a participanților și de check-in, acestea se încadrează în mod direct în managementul și planificarea evenimentelor. De fapt, multe dintre cele mai bune soluții software de gestionare a evenimentelor au acum o componentă integrată de proiectare și diagramă.caracteristicile comune pentru aplicațiile planului de evenimente includ bibliotecile de elemente (mese, scaune, Mobilier etc.).); limite de cameră personalizate; șabloane de aspect reutilizabile; alinierea automată a articolelor; machete generate automat; și reprezentare 2D și 3D.,
Event Marketing
organizatorii de evenimente iau de obicei una dintre cele două abordări în instrumentele software de marketing pe care le aleg pentru evenimentele lor:
- folosesc aplicații generale de marketing pentru gestionarea marketingului prin e-mail (MailChimp, Constant Contact etc.), postări și profiluri de social media (Hootsuite, AgoraPulse, etc.), site-uri web și blogging-ul (WordPress, SquareSpace, etc.), Marketing analytics (Google Analytics) sau platforme de marketing all-in-one (Hubspot, Marketo etc.).
- ei folosesc instrumente de marketing incluse în aplicația lor software de gestionare a evenimentelor la alegere.,indiferent de calea pe care decideți să o luați, dacă sarcinile dvs. de gestionare a evenimentelor includ promovarea și comercializarea evenimentului dvs., ar trebui să includeți această categorie de instrumente ca parte a evaluării produsului dvs., precum și orice integrare necesară cu instrumentele existente de înregistrare a evenimentelor și de ticketing.gestionarea înregistrărilor participanților, a informațiilor de contact și a outreach-ului este o cerință destul de comună de gestionare a evenimentelor, deci este vital pentru majoritatea planificatorilor de evenimente și întâlniri să aibă o soluție CRM fiabilă pentru urmărirea acestor date.,în trecut, un simplu instrument de listă de invitați ar fi suficient pentru gestionarea acestor date.,alytics, ar fi bine servit pentru a identifica o aplicație care furnizează mai multe funcționalități, inclusiv:
- Înregistrarea comenzii și răspuns la chestionar de urmărire
- Atribuite de relaxare graficul crearea
- Avansat participant detaliu urmărire ca statutul de VIP, masă alegeri, track sau sesiune de selecții și sarcini de grup
- Numele insigna crearea
- Participant check-in-app cu codul QR scanner
- Eveniment mobile app integrare (mai multe despre asta într-un moment)
App Eveniment
un Alt mod de a se angaja participanți înainte și în ziua evenimentului este de a implementa un eveniment app mobil., De obicei, acestea sunt utilizate pentru conferințe, convenții și expoziții comerciale mai mari, dar într-adevăr le puteți utiliza pentru orice eveniment în care simțiți că publicul dvs. ar beneficia de instrumente care simplifică modul în care rămâne informat și conectat la evenimentul dvs.,ine program de evenimente și director
- hartă digitală Interactivă de spațiu de evenimente
- program Personalizat pentru fiecare participant
- Built-participant în rețea și instrumente de comunicare
- Social media integrare
- Înregistrare și emitere de bilete de integrare
- Sondaje și sondaje
- Sponsor și expozant promovare
- Contracte – standard, limbaj juridic template-uri, de captare semnătură electronică
- Facturi – line de articole, categorii, rate de facturare, depozit de urmărire
- procesare de Plată – card de credit tranzactii, tranzactii ACH
- de raportare Financiară – venituri, facturi, plățile restante, financiare analytics
Eveniment Instrumente de Afaceri
Dacă tu a alerga un eveniment pe bază de afaceri ca un eveniment sau un eveniment de firma de planificare, atunci poate doriți să ia în considerare eventualitatea unei platforme de administrare, care include de afaceri și instrumente financiare pentru gestionarea clienților și de facturare.,adesea, instrumentele create special pentru industria evenimentelor vor avea anumite caracteristici sau funcții care se potrivesc nevoilor dvs. mai bine decât instrumentele generice de afaceri sau financiare, dar acesta este un lucru pe care va trebui să îl luați în considerare atunci când faceți evaluarea. Și pot exista anumite instrumente de gestionare a afacerilor (cum ar fi contabilitatea, gestionarea relațiilor cu clienții, procesarea textului/foile de calcul etc.) care nu se încadrează sub egida managementului evenimentelor.,ne articole, categorii, galerie de imagini, de captare semnătură electronică
Un singur lucru de rezolvat este că, dacă utilizați software-ul de contabilitate ca Quickbooks, instrumentele de afaceri în management de eveniment, platforma ar trebui să se integreze cu cei contabilitate instrument de alegere., În caz contrar, veți pierde o mulțime de timp dublu introducerea datelor în două aplicații software.
Gestionare Loc
Orice loc care închiriază spațiul său sau se angajează în vânzări de grup sau de catering vânzări (care include restaurante și hoteluri, precum și săli de banchet, de nunta locuri și facilități eveniment în cursuri de golf, vinării, fabrici de bere, muzee și biblioteci) este, de asemenea, la evenimente de afaceri, și, ca atare, are nevoie eveniment instrumente de tehnologie și locul de desfășurare software-ul aplicații pentru a ajuta la a le rula partea de evenimente de afaceri ale acestora.,
Aceste locuri va necesita, probabil, unele sau toate instrumentele de afaceri menționate mai sus (în special managementul de plumb și de facturare instrumente), precum și următoarele caracteristici suplimentare:
- management Rezervare – echipa calendare, integrari cu alte e-calendare, spațiu/timp, deține, dublu-rezervare de prevenire
- Eveniment cameră/spațiu de urmărire – rezervare tracker, planul de podea setup template-uri, cameră limitări/dotări
- produse Alimentare si bauturi de management – produse alimentare/băuturi elemente (ingrediente, rețete, marimea portiilor, etc.,), meniu clădire, cantități/prezenta, facturare
- Bucătărie management – banchet eveniment ordine, bucătărie ordine, ingredient și liste de cumpărături
- managementul Resurselor – inventar de urmărire (închirieri, sticlărie/plateware, lenjerie de pat, audio-vizuale, etc.)
Rețineți că există o diferență între partea de sus locul evenimentului platforme software (care se concentrează pe capacitatea de a gestiona evenimentele de afaceri și clienții pentru un loc) și platforme de facility management (care se concentrează pe cameră și a rezervelor de echipamente, întreținere, pază, arendă, administrare, etc., pentru o întreagă clădire sau instalație).posibil cea mai nouă formă de tehnologie de evenimente din această listă, software-ul virtual de gestionare a evenimentelor a crescut în popularitate în anii 2000, deoarece organizatorii și participanții au găsit valoare în expunerea evenimentelor live la o audiență pe Internet. De la sosirea epidemiei de coronavirus, această tehnologie a cunoscut o creștere masivă, deoarece a permis industriei evenimentelor să ia evenimente online în perioadele de ședere la domiciliu și distanțare socială în timpul amenințării COVID-19.,
cum se încadrează instrumentele de evenimente virtuale în lumea aplicațiilor de gestionare a evenimentelor? În principal, permițând profesioniștilor evenimentului să difuzeze evenimente de la o singură locație din mai multe locații îndepărtate. În trecut, aceste instrumente erau utilizate în principal pentru webinarii și în scopuri de instruire, dar acum Puteți găsi conferințe întregi și expoziții comerciale difuzate practic, precum și întâlniri mai mici și chiar evenimente sociale.,
în Timp ce unele virtuală management de eveniment, oferim solutii de înregistrare on-line / de ticketing și eveniment instrumente de marketing (cum ar fi cazul site-uri web, e-mail de comunicații și aplicații de evenimente), cele mai multe dintre ele include aceste caracteristici:
- Live video/audio de radiodifuziune de înaltă definiție
- Streaming de prezentări și de pre-înregistrate video de conținut
- angajamentul Participant instrumente (live chat, Q&Un, votare live)
- crearea de rețele Virtuale camere și aplicații
- Active biblioteci pentru participanti (clipuri video, cărți albe, etc.,)
- integrarea cu platformele de social media live streaming